Invoice Flow app icon Invoice Flow management Obter a app
PT

InvoiceFlow para Transporte de Frete: Guia Completo de Faturação

O sistema de faturação criado para motoristas-proprietários, pequenas frotas e transportadores de frete independentes

A faturação de frete é mais complexa do que a maioria da faturação de serviços. A fatura de uma única carga pode incluir tarifa de transporte, sobretaxa de combustível, pagamento de detenção, taxas de lumper, encargos acessórios e requisitos de documentação de factoring — tudo documentado contra um número de BOL e uma confirmação de tarifa. Errar em qualquer um destes cria atrasos de pagamento, disputas e perda de rendimento.

O InvoiceFlow trata da faturação completa de frete a partir de uma única app Android. Este guia aborda como construir o seu sistema de faturação de frete.

A estrutura padrão da fatura de frete

Cada fatura de carga deve ser criada no ponto de entrega — antes de sair do local do destinatário, enquanto todos os detalhes estão frescos e documentáveis.

Campos obrigatórios para cada fatura de frete:

“Fatura de Frete — [Nome do Transportador] — Carga #[Número da Carga]: Expedidor: [Nome] | Destinatário: [Nome] Recolha: [Cidade, Estado] | Entrega: [Cidade, Estado] | Milhas: [X] BOL #: [Número] | Confirmação de Tarifa #: [Número] Transporte: [Tarifa] $/milha × [Milhas]: [Valor] $ Sobretaxa de Combustível ([%] do transporte, DOE [preço] $/galão, semana de [data]): [Valor] $ Detenção: [Horas] horas × [Tarifa] $/h: [Valor] $ Taxa de Lumper (recibo anexado): [Valor] $ Total: [Valor] $ Condições de pagamento: Net-15”

Faturação da sobretaxa de combustível

Editor de faturas do Invoice Flow app de um caminhoneiro independente — uma carga de frete com tarifa base, sobretaxa de combustível, detenção e taxa de lumper detalhadas, número da carga e BOL em campos personalizados
Tarifa base, sobretaxa de combustível, detenção e lumper — cada acessório em sua própria linha, carga e BOL em campos personalizados.

A sobretaxa de combustível é um componente padrão da faturação de frete que muda semanalmente com base no preço médio nacional do gasóleo do DOE. O seu contrato com o transitário de frete especifica a tabela de sobretaxa — uma percentagem do transporte associada às faixas de preço do DOE.

O erro de faturação mais comum que os motoristas-proprietários cometem é aplicar a taxa de sobretaxa da semana passada às cargas desta semana, ou calculá-la manualmente e errar.

Configure a sua sobretaxa de combustível no InvoiceFlow como uma linha de percentagem do transporte. Atualize a percentagem a cada segunda-feira, quando o DOE publica a nova média. Quando cria uma fatura de carga, a sobretaxa de combustível é calculada automaticamente a partir do valor do transporte. Sem contas manuais, sem erros.

Documentação e faturação de detenção

O pagamento de detenção é o encargo de frete mais frequentemente subfaturado. A maioria dos contratos permite 50 a 100 $/hora após duas horas gratuitas na recolha ou entrega. O problema é a documentação: sem registos de hora que mostrem quando chegou e quando a carga ou descarga realmente começou, as reclamações de detenção são difíceis de provar.

Documentação de detenção em cada paragem:

  1. Anote a hora de chegada
  2. Anote quando foi chamado ao cais (início do relógio de tempo gratuito)
  3. Anote quando a carga ou descarga foi concluída e foi libertado
  4. Calcule o tempo gratuito e a detenção faturável

“Detenção — Destinatário [Nome] — [Data]: Chegada ao destinatário: 14:00 Início da descarga: 16:15 (2 horas gratuitas expiraram às 16:00) Libertado: 17:30 Detenção faturável: 1,5 horas × 75 $/h: 112,50 $”

Uma reclamação de detenção com registos de hora raramente é contestada. Uma reclamação sem documentação muitas vezes é.

Faturação de encargos acessórios

Os encargos acessórios são itens legitimamente faturáveis que muitos motoristas-proprietários absorvem sem faturar. Acessórios comuns a documentar e faturar sempre:

Cada um destes deve aparecer como uma linha nomeada na fatura, com qualquer recibo de apoio indicado.

Faturação de cargas de transitário

Documentos do Invoice Flow app de um caminhoneiro autônomo — cargas de frete para brokers e embarcadores mais uma carga faturada, cada uma com número de carga e referência de BOL
Cargas de broker, um embarcador direto e uma carga faturada — todo o frete do mês em uma lista.

Quando transporta para um transitário de frete, a sua fatura vai para o transitário. Campos obrigatórios:

Os transitários processam faturas contra as suas confirmações de tarifa. Se a sua fatura corresponder à confirmação de tarifa, o pagamento é libertado rapidamente. Discrepâncias despoletam revisão.

Faturação de expedidor direto

As relações com expedidores diretos têm frequentemente requisitos de faturação diferentes das cargas de transitário:

Use os campos personalizados do InvoiceFlow para guardar os requisitos por cliente de cada expedidor direto. Aplique-os automaticamente a cada fatura.

Compatibilidade com empresa de factoring

Se faz factoring dos seus recebíveis, a empresa de factoring precisa de uma formatação de fatura consistente. As empresas de factoring normalmente exigem:

As faturas em PDF formatadas do InvoiceFlow são compatíveis com empresas de factoring. Submissões limpas e consistentes processam mais depressa e constroem o seu historial com a empresa de factoring.

Faturação de frota para pequenas empresas de transporte

Análises do Invoice Flow app de um caminhoneiro autônomo — renda de frete no ano por cargas para estimativas trimestrais de impostos
A receita de cada carga somada em uma tendência anual — o número que sua estimativa trimestral precisa.

Se opera vários camiões, o InvoiceFlow permite-lhe controlar faturas por carga, por motorista (usando notas) e por cliente. A qualquer momento pode ver quais as cargas faturadas, quais as pagas e quais estão em aberto.

O que o InvoiceFlow faz pelos transportadores de frete

Como começar

  1. Construa o seu modelo padrão de fatura de carga com todos os campos obrigatórios pré-estruturados
  2. Defina a sua sobretaxa de combustível como uma linha percentual — atualize a taxa a cada segunda-feira
  3. Estabeleça uma regra: documente os registos de hora da detenção em cada paragem onde o tempo gratuito possa ser excedido
  4. Crie linhas para os seus encargos acessórios comuns (detenção, lumper, TONU)
  5. Fature antes de sair do local de entrega em cada carga

Descarregue o InvoiceFlow. Pare de deixar por cobrar receita de sobretaxa de combustível, detenção e acessórios. A faturação profissional de frete recupera dinheiro que já está a ganhar.

O InvoiceFlow é uma app de faturação gratuita para Android, concebida para profissionais independentes e proprietários de pequenos negócios.