InvoiceFlow 助力货运卡车运输：完整开票指南

为个体运营者、小型车队和独立货运承运人打造的开票系统

货运开票比大多数服务开票都要复杂。一张货物发票可能包含干线运费、燃油附加费、滞留费、装卸工费、辅助费用以及保理单据要求——所有这些都要对应一个提单号和费率确认书。其中任何一项出错，都会造成付款延迟、争议和收入损失。

InvoiceFlow 用一款 Android 应用即可处理完整的货运开票。本指南介绍如何构建你的货运发票系统。

标准货运发票结构

每张货物发票都应在交付时创建——在你离开收货方地点之前，趁所有细节都还清晰、可记录时完成。

每张货运发票的必填字段：

• 承运人名称和 MC 号
• 货物/Pro 编号
• 托运方名称和地点
• 收货方名称和地点
• 提货日期和交付日期
• 提单号
• 费率确认参考号（经纪商货）
• 总里程
• 干线运费率（按英里或固定）
• 燃油附加费（干线运费的百分比，基于当前能源部平均价）
• 任何滞留费、辅助费用或其他费用——逐项列出

“货运发票——[承运人名称]——货物 #[货物编号]： 托运方：[名称] | 收货方：[名称] 提货：[城市，州] | 交付：[城市，州] | 里程：[X] 提单号：[编号] | 费率确认号：[编号] 干线运费：$[费率]/英里 × [里程]：$[金额] 燃油附加费（干线运费的 [%]，能源部 $[价格]/加仑，[日期]当周）：$[金额] 滞留费：[小时] 小时 × $[费率]/小时：$[金额] 装卸工费（附收据）：$[金额] 合计：$[金额] 付款条件：Net-15”

燃油附加费开票

燃油附加费是货运开票的标准组成部分，它每周根据能源部全国平均柴油价格变动。你的货运经纪商合同规定了附加费表——一个与能源部价格区间挂钩的干线运费百分比。

个体运营者最常犯的开票错误，是把上周的附加费率用到本周的货上，或者手工计算算错了。

在 InvoiceFlow 中把燃油附加费设置为一个”干线运费百分比”明细项。每周一能源部发布新平均价时更新百分比。当你创建货物发票时，燃油附加费会根据干线运费金额自动计算。不用手工算，没有误差。

滞留记录与开票

滞留费是最常被少开的货运费用。大多数合同规定在提货或交付时超过两小时免费时间后每小时 $50-$100。问题在于记录：没有显示你何时到达、何时实际开始装卸的时间戳，滞留索赔就难以举证。

每一站的滞留记录：

1. 记下到达时间
2. 记下你被叫到货位的时间（免费时间计时开始）
3. 记下装卸完成、你被放行的时间
4. 计算免费时间和可计费滞留

“滞留费——收货方 [名称]——[日期]： 到达收货方：14:00 开始卸货：16:15（2 小时免费时间在 16:00 到期） 放行：17:30 可计费滞留：1.5 小时 × $75/小时：$112.50”

有时间戳的滞留索赔很少被质疑。没有记录的索赔则常常被质疑。

辅助费用开票

辅助费用是许多个体运营者未开票便自行吸收的合法可计费项目。应始终记录并开票的常见辅助费用：

• 装卸工费（附收据）：支付给收货方仓库工人进行卸货
• 额外提货/卸货点：超出原路线的每点收费
• 超限/超重许可证：特殊货物的州许可证费
• TWIC 或安保费：进入安保设施的通行费
• 危险品标识牌：适用于相关品类的货物
• 滞留过夜费：因托运方/收货方延误而被扣留过夜时
• 卡车订单未使用（TONU）：已调度但货物取消时

以上每一项都应作为命名的明细项出现在发票上，并注明任何支持性收据。

经纪商货开票

当你为货运经纪商拉货时，你的发票开给经纪商。必填字段：

• 你的承运人名称和 MC 号
• 经纪商的货物/参考编号
• 费率确认号
• 提单号（由收货方签字）
• 按费率确认书的干线运费
• 按约定表的燃油附加费
• 任何已批准的滞留费或辅助费用

经纪商会对照他们的费率确认书处理发票。如果你的发票与费率确认书一致，付款会很快放行。有出入则会触发审核。

直接托运方开票

直接托运方关系的开票要求往往与经纪商货不同：

• 有些托运方会开采购订单——引用 PO 号
• 有些会给承运人分配账户号——填入你的账户号
• 付款账期可能是 net-30 而非 net-15
• 有些托运方要求你的 FMCSA 运营授权号

使用 InvoiceFlow 的自定义字段，为每个直接托运方存储各客户的要求。自动应用到每张发票。

保理公司兼容性

如果你把应收款做保理，保理公司需要一致的发票格式。保理公司通常要求：

• 发票本身（格式规范、专业）
• 签字的提单
• 费率确认书（经纪商货）

InvoiceFlow 的格式化 PDF 发票兼容保理公司。清晰、一致的提交处理更快，也能与保理公司建立起良好的往来记录。

小型卡车公司的车队开票

如果你经营多辆卡车，InvoiceFlow 允许你按货物、按司机（使用备注）和按客户跟踪发票。你可以随时查看哪些货物已开票、哪些已付款、哪些尚未结清。

InvoiceFlow 为货运承运人做什么

• 货物发票模板： 预置的货运发票结构，包含所有标准字段
• 燃油附加费明细项： 干线运费百分比计算，每周用新的能源部费率更新
• 自定义字段： MC 号、提单参考号、费率确认号、各托运方的 PO 号
• 辅助费用模板： 预置的滞留费、装卸工费、额外停靠、TONU 明细项
• 移动开票： 在离开交付地点之前创建并发出发票
• 付款跟踪： 按货物和按客户/经纪商查看未结清发票

开始使用

1. 建立你的标准货物发票模板，预先构建好所有必填字段
2. 把燃油附加费设置为百分比明细项——每周一更新费率
3. 定一条规则：在每个可能超出免费时间的停靠点记录滞留时间戳
4. 为你常见的辅助费用（滞留费、装卸工费、TONU）创建明细项
5. 每一趟货都在离开交付地点之前开票

下载 InvoiceFlow。别再让燃油附加费、滞留费和辅助费用收入白白流失。专业的货运开票能帮你收回本就赚到的钱。

InvoiceFlow 是一款面向 Android 的免费开票应用，为独立专业人士和小微企业主设计。