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Von einmaligen HR-Projekten zum festen People-Partner

Von Michelle Park, HR-Beraterin — Seattle, WA

Ich habe zwölf Jahre in der HR-Führung verbracht — als HR-Direktorin bei einem mittelgroßen Tech-Unternehmen, danach als VP of People bei einem Fintech-Startup bis durch eine Series B. 2019 bin ich ausgestiegen, um selbstständig zu beraten. Die Nachfrage nach fraktionaler HR-Führung war real: kleine und mittelständische Unternehmen, die eine erfahrene HR-Kompetenz brauchten, ohne eine Vollzeit-Führungskraft im Personalbereich einzustellen.

Womit ich nicht gerechnet hatte, war das Problem des Abrechnungsmodells. In der Konzern-HR wird nicht abgerechnet. Ich hatte kein Rahmenwerk dafür, was ich verlangen sollte, wie ich Mandate strukturieren sollte oder wie Rechnungen für die Arbeit, die ich leistete, aussehen sollten.

Mein erstes Jahr als selbstständige HR-Beraterin war beruflich erfolgreich und finanziell chaotisch. Ich schloss acht Projekte ab. Für sieben wurde ich bezahlt. Das achte — ein achtwöchiges Mandat zur Entwicklung eines Mitarbeiterhandbuchs und von Richtlinien für ein Technologieunternehmen mit 40 Mitarbeitenden — endete mit einem Streit über den Leistungsumfang. Der Kunde sagte, die gelieferte Arbeit entspreche nicht dem, was er erwartet habe. Ich hatte keinen schriftlichen Leistungsumfang in der Rechnung, um dem zu widersprechen. Wir beendeten den Streit, indem wir die Rechnung um 40 % kürzten. Ich verkraftete einen Verlust von 4.200 $ bei einem Mandat über 10.500 $.

Das Problem war nicht die Auslegung des Leistungsumfangs durch den Kunden. Das Problem war, dass ich den Leistungsumfang nie dokumentiert hatte.

Aufbau einer Abrechnungsstruktur für die HR-Beratung

Nach dem Streit strukturierte ich die Praxis rund um drei Abrechnungsmodelle neu:

Projektmandate (definierter Leistungsumfang):

Fraktionaler HR-Retainer (laufend):

Stundenbasierte Beratung:

Die Projektrechnung mit Dokumentation des Leistungsumfangs

Dokumente eines HR-Beraters in der Invoice Flow app – ein Schulungsprogramm, ein phasenweiser Compliance-Audit per Anzahlung, ein bezahlter Fractional-HR-Retainer und eine nächste Phase im Entwurf
Schulung, ein phasenweiser Audit, der Fractional-Retainer – jeder Auftragstyp in einem Buch.

Jede Projektrechnung enthält nun eine ausdrückliche Dokumentation des Leistungsumfangs:

HR-Beratungsprojekt — [Firmenname] — [Datum]:

Die Zeile „Nicht im Umfang” ist genauso wichtig wie der Abschnitt „Leistungsumfang”. Sie schließt ausdrücklich Dinge aus, die Kunden häufig als inbegriffen annehmen — etwa eine rechtliche Prüfung. Keine Überraschungen, keine Streitigkeiten.

Die Rechnung für den fraktionalen HR-Retainer

Monatlich wiederkehrende Rechnung für fraktionale HR-Kunden:

Fraktionale HR-Dienstleistungen — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Die der Rechnung beigefügte Zusammenfassung der genutzten Stunden zeigt Kunden, wofür ihr fraktionaler HR-Retainer verwendet wurde. Sie unterstreicht den Wert und verhindert die Frage „Was bekomme ich dafür?” bei der Verlängerung.

Konzern-HR-Projektrechnungen mit Bestellnummer-Feldern

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines HR-Beraters – ein monatlicher Fractional-HR-Retainer und eine vierteljährliche Compliance-Prüfung
Der Fractional-Retainer und die Quartalsprüfung rechnen sich selbst ab – stetiges Einkommen, kein Verwaltungsaufwand.

Größere Unternehmen mit HR-Abteilungen oder Einkaufsteams verlangen die Dokumentation der Bestellnummer:

HR-Beratungsdienstleistungen — [Firmenname] — [Datum]:

Untersuchungen und Compliance-Unterstützung

Invoice Flow app Rechnungseditor eines HR-Beraters — ein 2-tägiger Führungsworkshop, Materialien pro Teilnehmer und Anreise zur Moderation mit Programm- und L&D-Code in benutzerdefinierten Feldern
Der Workshop, Materialien pro Kopf, Anreise — mit dem L&D-Code, den deren Budgetteam braucht.

Arbeitsplatzuntersuchungen — Belästigungsbeschwerden, Diskriminierungsvorwürfe — erfordern eine sorgfältige Rechnungsdokumentation für HR- und rechtliche Aktenzwecke:

HR-Untersuchungsdienstleistungen — [Firmenname] — [Datum]:

Untersuchungen werden stundenweise abgerechnet, nicht als Projekthonorar, weil der Umfang davon abhängt, was die Untersuchung zutage fördert.

Vier Jahre selbstständige HR-Beratung

Aktuelle Aufschlüsselung der Praxis:

Seit ich die Abrechnungsstruktur neu aufgebaut habe, hatte ich keinen Streit über den Leistungsumfang mehr. Die Dokumentation des Leistungsumfangs auf der Rechnung beseitigte die Mehrdeutigkeit, die das ursprüngliche Problem verursacht hatte.

Was InvoiceFlow für HR-Berater leistet

Die Abrechnung in der HR-Beratung umfasst Projektrechnungen mit ausdrücklicher Dokumentation von Leistungsumfang und Ausschlüssen, automatisch erstellte monatliche fraktionale HR-Retainer mit Stundenübersicht, Bestellnummer-Felder für Kunden aus Großunternehmen sowie die Untersuchungsabrechnung mit Vertraulichkeitsdokumentation. InvoiceFlow bietet die Struktur für all dies aus einer Android-App.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Dokumentieren Sie den Leistungsumfang ausdrücklich auf jeder Projektrechnung — einschließlich dessen, was nicht im Umfang enthalten ist. Richten Sie fraktionale HR-Retainer als wiederkehrende Abrechnung ein. Die Rechnung ist Ihre Leistungsvereinbarung.

Michelle Park ist HR-Beraterin in Seattle, Washington, und bietet fraktionale HR-Führung, HR-Projektberatung, Arbeitsplatzuntersuchungen und HR-Strategiedienstleistungen für kleine und mittelständische Unternehmen an.