Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Từ những dự án nhân sự lẻ tẻ đến đối tác nhân sự cố định

Bởi Michelle Park, Tư vấn viên nhân sự — Seattle, WA

Tôi đã có mười hai năm làm lãnh đạo nhân sự — giám đốc nhân sự tại một công ty công nghệ tầm trung, rồi Phó Chủ tịch phụ trách Nhân sự tại một startup fintech xuyên suốt vòng gọi vốn Series B. Năm 2019, tôi rời đi để làm tư vấn độc lập. Nhu cầu về lãnh đạo nhân sự bán thời gian là có thật: các công ty nhỏ và tầm trung cần năng lực nhân sự cấp cao mà không phải tuyển một vị trí nhân sự cao cấp toàn thời gian.

Điều tôi không lường trước là vấn đề mô hình lập hóa đơn. Nhân sự trong doanh nghiệp không lập hóa đơn. Tôi không có khung nào cho việc tính phí bao nhiêu, cấu trúc hợp đồng ra sao, hay hóa đơn cho công việc mình làm nên trông như thế nào.

Năm đầu tiên làm tư vấn nhân sự độc lập của tôi thành công về mặt chuyên môn nhưng lộn xộn về mặt tài chính. Tôi hoàn thành tám dự án. Tôi được trả tiền cho bảy. Dự án thứ tám — một hợp đồng phát triển sổ tay và chính sách kéo dài 8 tuần cho một công ty công nghệ 40 người — kết thúc bằng một tranh chấp về phạm vi. Khách hàng nói công việc bàn giao không đúng với những gì họ kỳ vọng. Tôi không có phạm vi bằng văn bản trong hóa đơn để phản bác. Chúng tôi giải quyết tranh chấp bằng cách cắt hóa đơn 40%. Tôi gánh khoản lỗ 4.200 $ trên một hợp đồng 10.500 $.

Vấn đề không phải là cách khách hàng diễn giải phạm vi. Vấn đề là tôi chưa bao giờ ghi lại phạm vi đó.

Xây dựng cấu trúc lập hóa đơn cho tư vấn nhân sự

Sau tranh chấp đó, tôi tái cấu trúc công việc quanh ba mô hình lập hóa đơn:

Hợp đồng dự án (phạm vi xác định):

Retainer nhân sự bán thời gian (liên tục):

Tư vấn theo giờ:

Hóa đơn hợp đồng dự án kèm chứng từ phạm vi

Tài liệu Invoice Flow app của một chuyên gia tư vấn nhân sự — một chương trình đào tạo, một cuộc kiểm toán tuân thủ theo giai đoạn đặt cọc, một hợp đồng giữ chỗ HR bán thời gian đã thanh toán và một giai đoạn tiếp theo bản nháp
Đào tạo, một cuộc kiểm toán theo giai đoạn, hợp đồng bán thời gian — mọi loại hình gắn kết trong một sổ cái.

Mọi hóa đơn dự án giờ đây đều bao gồm chứng từ phạm vi rõ ràng:

Dự án tư vấn nhân sự — [Tên công ty] — [Ngày]:

Dòng “ngoài phạm vi” quan trọng không kém phần “phạm vi công việc”. Nó loại trừ rõ ràng những thứ mà khách hàng thường mặc định là đã bao gồm — như rà soát pháp lý. Không bất ngờ, không tranh chấp.

Hóa đơn retainer Fractional HR

Hóa đơn định kỳ hằng tháng cho khách hàng Fractional HR:

Dịch vụ Fractional HR — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Bản tóm tắt số giờ đã dùng đính kèm hóa đơn cho khách hàng thấy retainer Fractional HR của họ được chi vào việc gì. Nó củng cố giá trị và ngăn câu hỏi “tôi được gì với khoản này?” khi gia hạn.

Hóa đơn dự án nhân sự doanh nghiệp kèm trường PO

Hóa đơn định kỳ của Invoice Flow app của một chuyên gia tư vấn nhân sự — một retainer nhân sự bán thời gian hàng tháng và một buổi rà soát tuân thủ hàng quý
Retainer bán thời gian và rà soát hàng quý tự lập hóa đơn — thu nhập ổn định, không quản trị.

Các công ty lớn hơn có phòng nhân sự hoặc bộ phận mua sắm yêu cầu chứng từ đơn đặt hàng:

Dịch vụ tư vấn nhân sự — [Tên công ty] — [Ngày]:

Điều tra và hỗ trợ tuân thủ

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một tư vấn nhân sự — một workshop lãnh đạo 2 ngày, tài liệu theo đầu người và chi phí đi lại điều phối với chương trình và mã L&D trong trường tùy chỉnh
Workshop, tài liệu theo đầu người, đi lại — với mã L&D mà đội ngân sách của họ cần.

Công việc điều tra tại nơi làm việc — khiếu nại quấy rối, cáo buộc phân biệt đối xử — đòi hỏi chứng từ hóa đơn cẩn thận cho cả mục đích hồ sơ nhân sự lẫn pháp lý:

Dịch vụ điều tra nhân sự — [Tên công ty] — [Ngày]:

Điều tra được tính theo giờ, không theo phí trọn gói, vì phạm vi phụ thuộc vào những gì cuộc điều tra hé lộ.

Bốn năm làm tư vấn nhân sự độc lập

Cơ cấu công việc hiện tại:

Tôi chưa gặp tranh chấp phạm vi nào kể từ khi xây lại cấu trúc lập hóa đơn. Chứng từ phạm vi trên hóa đơn đã loại bỏ sự mơ hồ vốn tạo ra vấn đề ban đầu.

InvoiceFlow làm gì cho tư vấn viên nhân sự

Việc lập hóa đơn tư vấn nhân sự bao gồm hóa đơn dự án với chứng từ phạm vi và ngoài phạm vi rõ ràng, retainer Fractional HR hằng tháng tự tạo kèm bản tóm tắt số giờ, trường PO doanh nghiệp cho khách hàng công ty lớn, và lập hóa đơn điều tra kèm chứng từ bảo mật. InvoiceFlow cung cấp cấu trúc cho tất cả những điều này từ một ứng dụng Android.

Tải InvoiceFlow. Ghi rõ phạm vi trên mọi hóa đơn dự án — bao gồm cả những gì ngoài phạm vi. Thiết lập retainer Fractional HR trên lịch lập hóa đơn định kỳ. Hóa đơn chính là thỏa thuận phạm vi của bạn.

Michelle Park là tư vấn viên nhân sự tại Seattle, Washington, cung cấp dịch vụ lãnh đạo nhân sự bán thời gian, tư vấn dự án nhân sự, điều tra tại nơi làm việc và tư vấn chiến lược nhân sự cho các công ty nhỏ và tầm trung.