InvoiceFlow para agencias de reclutamiento: Guía completa de facturación

El sistema de facturación creado para agencias de reclutamiento, firmas de búsqueda de ejecutivos, agencias de staffing y reclutadores independientes

La facturación de una agencia de reclutamiento cubre las facturas por hitos en tres partes de la búsqueda retenida, la colocación por contingencia con documentación de garantía, el staffing por contrato semanal con margen, y campos de orden de compra empresarial. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android.

Facturas por hitos de búsqueda retenida

La búsqueda retenida utiliza tres facturas separadas — una por hito:

Factura 1 — Honorario de compromiso: “Búsqueda retenida — Honorario de compromiso — [Nombre de la empresa] — [Fecha]: Posición: [Título del puesto] — [Departamento] Alcance de la búsqueda: [Breve descripción de los requisitos] Base del honorario: [%]% del salario base del primer año (estimado: [%]% × $[Salario] = $[Honorario total]) Honorario de compromiso (⅓, a pagar al iniciar la búsqueda): $18.000,00 Honorario de búsqueda (⅓, a pagar en la presentación de finalistas): $18.000,00 (facturado por separado) Honorario de colocación (⅓, a pagar en la fecha de inicio): $18.000,00 (facturado por separado) Referencia de búsqueda: SR-[Año]-[Número] Garantía: Garantía de reemplazo de [N] días si el candidato se marcha por bajo desempeño Condiciones de pago: Net-15”

Factura 2 — Presentación de finalistas: “Búsqueda retenida — Presentación de finalistas — [Nombre de la empresa] — [Fecha]: Posición: [Título del puesto] | Referencia de búsqueda: SR-[Año]-[Número] Hito: Presentación de finalistas — [N] candidatos cualificados Honorario de búsqueda (⅓ según acuerdo de retención): $18.000,00 Facturado previamente: $18.000,00 (honorario de compromiso, pagado el [Fecha]) Total facturado: $36.000,00 de $54.000,00 Condiciones de pago: Net-15”

Factura 3 — Colocación: “Búsqueda retenida — Colocación — [Nombre de la empresa] — [Fecha]: Posición: [Título del puesto] | Referencia de búsqueda: SR-[Año]-[Número] Fecha de inicio: [Fecha] Honorario de colocación (⅓ según acuerdo de retención): $18.000,00 Total facturado: $54.000,00 de $54.000,00 — búsqueda completada Garantía: Garantía de reemplazo de [N] días vigente desde la fecha de inicio Condiciones de pago: Net-15”

Facturas de colocación por contingencia

Editor de facturas de Invoice Flow app de un reclutador: una tarifa de colocación permanente del 22 % con fecha de inicio del candidato, salario y un período de garantía de 90 días en campos personalizados — La tarifa de colocación con fecha de inicio, salario y la garantía de 90 días: documentada en el momento en que ocurre.

Honorario completo en la fecha de inicio con el cálculo de la garantía documentado:

“Colocación por contingencia — [Nombre de la empresa] — [Fecha]: Posición: [Título del puesto] Fecha de inicio: [Fecha] | Salario base del primer año: $95.000,00 Honorario de colocación ([%]% tasa de contingencia): $23.750,00 Garantía: Garantía de reemplazo prorrateada de [N] días Cálculo de la garantía: Si el candidato se marcha dentro de [N] días, el crédito del honorario = (días restantes ÷ [N]) × $23.750,00 Condiciones de pago: Net-15”

El cálculo de la garantía en la factura evita disputas sobre cómo se calcula un reembolso parcial si se activa la garantía.

Facturas de staffing por contrato y temporal

Documentos de Invoice Flow app de una agencia de reclutamiento — un honorario de colocación permanente, un tramo de búsqueda retenida, una factura semanal de personal temporal y trabajo pagado — Honorarios permanentes, tramos retenidos, facturación semanal de temporales — cada modelo en una pantalla.

Facturación semanal con el cálculo del margen visible:

“Staffing por contrato — [Nombre de la empresa] — Semana del [Fecha]: Contratista: [Nombre] | Asignación: [Título del puesto] | Sede del cliente: [Ubicación] Horas: [N] horas × $87,75/hora (tarifa de facturación) Cálculo de la tarifa de facturación: Tarifa del contratista $65,00 + margen de la agencia $22,75 (35%) = $87,75/hora Total: $[Importe] Condiciones de pago: Net-7”

Documenta el cálculo del margen cada semana. Los clientes que pueden ver el cálculo del margen no preguntan por él. Los clientes que no pueden verlo preguntan con frecuencia.

Facturas para clientes corporativos con campos de orden de compra

Facturas recurrentes de Invoice Flow app de un reclutador — una factura semanal de personal temporal para operarios de almacén por hora — La mesa de temporales se factura sola cada semana — horas dentro, factura fuera, sin recrear nada a mano.

Clientes empresariales con departamentos de compras:

“Búsqueda de ejecutivos — [Nombre de la empresa] — [Fecha]: Posición: [Título de alta dirección/senior] | Referencia de búsqueda: SR-[Año]-CORP-[Número] Honorario de [compromiso/búsqueda/colocación]: $[Importe] Número de OC: [Número de orden de compra] Centro de costos: [Código de centro de costos] Contacto de facturación: [Nombre, Adquisición de talento] Condiciones de pago: Net-30”

Lo que InvoiceFlow hace por las agencias de reclutamiento

Facturas por hitos de búsqueda retenida: tres facturas separadas con seguimiento del total acumulado
Facturas de colocación por contingencia: cálculo de la garantía documentado en la factura
Facturas semanales de staffing por contrato: tarifa de facturación con el cálculo del margen visible
Campos de orden de compra corporativa: número de OC, centro de costos, contacto de facturación, net-30
Seguimiento de pagos: importes pendientes por cliente, búsqueda y colocación

Primeros pasos

Crea tres plantillas de factura de búsqueda retenida (compromiso, finalistas, colocación) con campos de referencia de búsqueda
Crea una plantilla de colocación por contingencia con la fórmula de cálculo de la garantía
Configura una plantilla semanal de staffing por contrato con documentación del cálculo del margen
Añade campos personalizados corporativos (número de OC, centro de costos) para clientes empresariales
Define tus porcentajes de honorario estándar y las condiciones de garantía para cada tipo de facturación

Descarga InvoiceFlow. Crea primero la estructura de tres facturas de la búsqueda retenida. Configura el cálculo de la garantía en las facturas de contingencia. Documenta el margen en el staffing por contrato. La estructura de facturación de una firma de búsqueda profesional es precisa — InvoiceFlow respalda esa precisión.

InvoiceFlow es una app de facturación gratuita para Android, diseñada para profesionales independientes y propietarios de pequeñas empresas.