InvoiceFlow для рекрутинговых агентств: полное руководство по выставлению счетов

Система выставления счетов, созданная для рекрутинговых агентств, фирм executive search, кадровых агентств и независимых рекрутеров

Выставление счетов в рекрутинговом агентстве охватывает трёхэтапные счета за retained-поиск по контрольным точкам, контингентное закрытие вакансии с документированной гарантией, еженедельное контрактное стаффинг-обслуживание с наценкой и поля заказа на закупку (PO) для корпоративных клиентов. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного Android-приложения.

Счета по контрольным точкам для retained-поиска

В retained-поиске используется три отдельных счёта — по одному на каждую контрольную точку:

Счёт 1 — гонорар за начало работы (engagement fee): “Retained-поиск — гонорар за начало работы — [Название компании] — [Дата]: Позиция: [Должность] — [Отдел] Объём поиска: [Краткое описание требований] База гонорара: [%]% от годового базового оклада (оценка: [%]% × $[Оклад] = $[Итоговый гонорар]) Гонорар за начало работы (⅓, к оплате при старте поиска): $18,000.00 Гонорар за поиск (⅓, к оплате при представлении финалистов): $18,000.00 (выставляется отдельным счётом) Гонорар за закрытие (⅓, к оплате в дату выхода): $18,000.00 (выставляется отдельным счётом) Референс поиска: SR-[Год]-[Номер] Гарантия: гарантия замены в течение [N] дней, если кандидат уходит не по причинам результативности Условия оплаты: Net-15”

Счёт 2 — представление финалистов: “Retained-поиск — представление финалистов — [Название компании] — [Дата]: Позиция: [Должность] | Референс поиска: SR-[Год]-[Номер] Контрольная точка: представление финалистов — [N] квалифицированных кандидатов Гонорар за поиск (⅓ по retained-соглашению): $18,000.00 Ранее выставлено: $18,000.00 (гонорар за начало работы, оплачен [Дата]) Всего выставлено: $36,000.00 из $54,000.00 Условия оплаты: Net-15”

Счёт 3 — закрытие вакансии: “Retained-поиск — закрытие вакансии — [Название компании] — [Дата]: Позиция: [Должность] | Референс поиска: SR-[Год]-[Номер] Дата выхода: [Дата] Гонорар за закрытие (⅓ по retained-соглашению): $18,000.00 Всего выставлено: $54,000.00 из $54,000.00 — поиск завершён Гарантия: гарантия замены в течение [N] дней действует с даты выхода Условия оплаты: Net-15”

Счета за контингентное закрытие вакансии

Редактор счетов рекрутера в приложении Invoice Flow — плата 22% за постоянное трудоустройство с датой выхода кандидата, зарплатой и 90-дневным гарантийным периодом в кастомных полях — Плата за трудоустройство с датой выхода, зарплатой и 90-дневной гарантией — задокументирована в момент события.

Полный гонорар в дату выхода с задокументированным расчётом гарантии:

“Контингентное закрытие вакансии — [Название компании] — [Дата]: Позиция: [Должность] Дата выхода: [Дата] | Годовой базовый оклад: $95,000.00 Гонорар за закрытие ([%]% контингентная ставка): $23,750.00 Гарантия: пропорциональная гарантия замены в течение [N] дней Расчёт гарантии: Если кандидат уходит в течение [N] дней, зачёт гонорара = (оставшиеся дни ÷ [N]) × $23,750.00 Условия оплаты: Net-15”

Расчёт гарантии прямо в счёте предотвращает споры о том, как рассчитывается частичный возврат при наступлении гарантийного случая.

Счета за контрактный и временный стаффинг

Документы в приложении Invoice Flow у рекрутингового агентства — гонорар за постоянное трудоустройство, транш эксклюзивного поиска, еженедельный счёт за временный персонал и оплаченная работа — Гонорары за постоянных, транши эксклюзива, еженедельный биллинг за временных — каждая модель на одном экране.

Еженедельное выставление счетов с видимым расчётом наценки:

“Контрактный стаффинг — [Название компании] — Неделя от [Дата]: Контрактник: [Имя] | Назначение: [Должность] | Площадка клиента: [Локация] Часы: [N] часов × $87.75/час (биллинговая ставка) Расчёт биллинговой ставки: Ставка контрактника $65.00 + наценка агентства $22.75 (35%) = $87.75/час Итого: $[Сумма] Условия оплаты: Net-7”

Документируйте расчёт наценки каждую неделю. Клиенты, которые видят расчёт наценки, не задают по нему вопросов. Клиенты, которые его не видят, спрашивают часто.

Счета для корпоративных клиентов с полями PO

Регулярные счета Invoice Flow app рекрутера — еженедельный счёт за временный персонал для складских работников по часовой ставке — Отдел временного персонала выставляет счета себе сам еженедельно — часы внесены, счёт выставлен, без ручного пересоздания.

Крупные клиенты с отделами закупок:

“Executive Search — [Название компании] — [Дата]: Позиция: [Топ-должность/Старшая должность] | Референс поиска: SR-[Год]-CORP-[Номер] Гонорар [за начало работы/за поиск/за закрытие]: $[Сумма] Номер PO: [Номер заказа на закупку] Центр затрат: [Код центра затрат] Контакт по биллингу: [Имя, отдел подбора персонала] Условия оплаты: Net-30”

Что InvoiceFlow делает для рекрутинговых агентств

Счета по контрольным точкам retained-поиска: три отдельных счёта с отслеживанием накопительного итога
Счета за контингентное закрытие: расчёт гарантии задокументирован прямо в счёте
Еженедельные счета за контрактный стаффинг: биллинговая ставка с видимым расчётом наценки
Корпоративные поля PO: номер заказа на закупку, центр затрат, контакт по биллингу, net-30
Отслеживание оплат: непогашенные суммы по клиенту, поиску и закрытию вакансии

С чего начать

Создайте три шаблона счетов для retained-поиска (начало работы, финалисты, закрытие) с полями референса поиска
Создайте шаблон контингентного закрытия с формулой расчёта гарантии
Настройте еженедельный шаблон контрактного стаффинга с документированием расчёта наценки
Добавьте корпоративные пользовательские поля (номер PO, центр затрат) для крупных клиентов
Определите стандартные проценты гонораров и условия гарантии для каждого типа выставления счетов

Скачайте InvoiceFlow. Сначала постройте трёхсчётную структуру retained-поиска. Настройте расчёт гарантии в контингентных счетах. Документируйте наценку в счетах за контрактный стаффинг. Структура выставления счетов профессиональной поисковой фирмы точна — InvoiceFlow поддерживает эту точность.

InvoiceFlow — это бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для независимых специалистов и владельцев малого бизнеса.