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Quando la boutique ha detto sì e io non avevo una fattura

Di Fiona Walsh, venditrice di artigianato fatto a mano — Burlington, VT

Realizzo recipienti in ceramica. Tazze, ciotole, vasi, piccoli pezzi scultorei. Lavoro al tornio dal 2014 — prima come hobby in uno studio condiviso, poi come entrata secondaria vendendo ai mercatini di artigianato del Vermont, poi come attività a tempo pieno a partire dal 2019.

Il modello dei mercatini ha un limite. Puoi fare solo un certo numero di weekend, e le vendite del weekend dipendono dal tempo, dall’affluenza e sono estenuanti. Nel mio picco della stagione delle fiere facevo circa 2.400 €/mese — buono per la tarda estate e l’autunno, fiacco da gennaio ad aprile.

Il cambiamento è arrivato quando mi ha contattato una boutique di articoli per la casa nel centro di Burlington. Una cliente aveva fotografato la mia tazza a una fiera e aveva taggato la boutique su Instagram. La titolare della boutique voleva proporre il mio lavoro.

Ero entusiasta. Poi mi ha chiesto: “Lavori all’ingrosso o in conto vendita?”

Non avevo mai pensato a nessuna delle due cose. Non conoscevo la differenza.

Ingrosso vs. conto vendita: la differenza nella fatturazione

Ingrosso: il rivenditore acquista i tuoi prodotti a titolo definitivo con uno sconto all’ingrosso (tipicamente 40-50% sul prezzo al dettaglio). Il magazzino è suo. Ti paga indipendentemente dal fatto che gli articoli vengano venduti.

Conto vendita: i tuoi prodotti restano nel negozio del rivenditore; vieni pagata solo quando gli articoli vengono venduti, con una percentuale sulla vendita (tipicamente 50-60% a te, 40-50% al negozio). Il rivenditore non possiede nulla fino alla vendita.

Entrambi hanno implicazioni sulla fatturazione.

La boutique di Burlington voleva iniziare con il conto vendita — non era sicura di come il mio lavoro avrebbe venduto nel suo negozio e non voleva impegnarsi in un acquisto all’ingrosso. Ho accettato.

Nel giro di tre mesi, tutto ciò che avevo dato in conto vendita era stato venduto. Ha riordinato di nuovo in conto vendita. Al quinto mese, mi ha proposto di passare all’ingrosso.

La fatturazione del conto vendita è stata la parte più difficile da impostare correttamente.

Rendiconto conto vendita — [Nome rivenditore] — [Mese]:

Il registro inventario allegato al rendiconto — che tiene traccia di cosa c’è in negozio in qualsiasi momento — è essenziale per il conto vendita. Senza, ti affidi interamente all’onestà del rivenditore su ciò che è stato venduto.

La fattura all’ingrosso (dopo la conversione)

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un produttore di candele — candele di soia e un diffusore a bastoncini a prezzo unitario all'ingrosso con SKU e il PO dell'acquirente nei campi personalizzati
SKU, prezzi unitari, il PO dell'acquirente — il sistema della boutique la accetta come quella di qualsiasi fornitore.

Una volta che la boutique è passata all’ingrosso, la fatturazione è diventata più semplice e prevedibile.

Ordine all’ingrosso — [Nome rivenditore] — [Data]:

Articoli:

La nota MAP (prezzo minimo pubblicizzato) sulla fattura protegge il mio prezzo al dettaglio. Se un account all’ingrosso vende le mie tazze a 18 € (sotto il prezzo a cui le vendo direttamente), svaluta il mio stesso negozio. La politica MAP lo impedisce.

Fatture per commissioni su misura

Una parte dei miei ricavi proviene da commissioni su misura — regali di nozze, pezzi commemorativi, progetti di interior design.

Commissione su misura — [Nome cliente] — [Data]:

La nota sull’annullamento relativa alla possibilità di mettere il pezzo in vendita al pubblico conta in modo specifico per la ceramica. Una combinazione di smalto personalizzata che ho sviluppato per un cliente potrebbe non vendersi facilmente altrove — ma una commissione per uno smalto standard che uso regolarmente può assolutamente essere venduta. I clienti che lo capiscono annullano meno spesso.

Ricevute al dettaglio dei mercatini

Documenti dell'app Invoice Flow di un venditore di artigianato — un ordine di candele all'ingrosso, un ordine di bomboniere personalizzate con acconto, un ordine di regali aziendali pagato e una bozza
All'ingrosso, un ordine personalizzato con acconto, una fornitura di regali aziendali — l'hobby ora è un'attività.

Le vendite ai mercatini sono in contanti e con carta. Ma alcuni clienti — in particolare interior designer e acquirenti aziendali — hanno bisogno di una ricevuta a fini di spesa.

Ricevuta al dettaglio — [Nome studio] — [Data]:

InvoiceFlow le genera sul posto da un template mobile. Le invio all’email del cliente prima che lasci lo stand.

Vendite online e fatture per Etsy/piattaforme

Schermata prodotti di Invoice Flow app di un'attività di candele — candele, latte, wax melt, diffusori e set regalo con SKU e giacenze tracciate
Ogni voce con il suo SKU e la sua giacenza — lo scaffale dello studio, digitalizzato.

La maggior parte delle vendite sui marketplace online non richiede una fattura separata — la piattaforma fornisce la conferma. Ma per gli acquirenti che hanno bisogno di una fattura formale (acquirenti internazionali con requisiti doganali, acquirenti business), InvoiceFlow ne genera una rapidamente.

Fattura di vendita online — [Nome cliente] — [Data]:

L’attività dopo sei anni

Ripartizione attuale dei ricavi:

Quando facevo solo mercatini, guadagnavo 2.400 €/mese nel picco della stagione e molto meno d’inverno. Gli account all’ingrosso mi hanno dato ricavi indipendentemente dalla stagione.

Cosa fa InvoiceFlow per i venditori di artigianato

La fatturazione dei venditori di artigianato spazia dai rendiconti di conto vendita con monitoraggio dell’inventario, agli ordini all’ingrosso con politica MAP e termini a 30 giorni, agli acconti per le commissioni su misura con condizioni di annullamento, alle ricevute al dettaglio dei mercatini, fino alle fatture integrative delle piattaforme online. InvoiceFlow gestisce tutte queste casistiche da un’unica app Android — template separati per ogni tipologia di fatturazione, monitoraggio degli acconti per le commissioni e il formato professionale che gli acquirenti al dettaglio e i clienti aziendali si aspettano.

Scarica InvoiceFlow. Costruisci il template del rendiconto di conto vendita con il riferimento al registro inventario. Costruisci il template all’ingrosso con la nota sulla politica MAP e i termini a 30 giorni. Aggiungi la politica di acconto e annullamento alle fatture delle commissioni su misura. L’account della boutique che riordina all’ingrosso ogni trimestre è il ricavo che ti porta a superare le stagioni fiacche dei mercatini.

Fiona Walsh è la titolare di Walsh Ceramics a Burlington, Vermont, e vende opere in ceramica fatte a mano ai mercatini di artigianato, online, tramite account di rivendita all’ingrosso e su commissione personalizzata.