Коли бутик сказав «так», а рахунку в мене не було

Автор: Фіона Волш, продавчиня виробів ручної роботи — Берлінгтон, Вермонт

Я роблю керамічний посуд. Чашки, миски, вази, невеликі скульптурні речі. Я займаюся гончарством із 2014 року — спершу як хобі в спільній студії, потім як додатковий заробіток на ярмарках майстрів у Вермонті, а з 2019-го — як повноцінна практика на повний день.

Модель ярмарків має стелю. Ви можете відпрацювати лише певну кількість вихідних, а продажі на вихідних залежать від погоди, від потоку відвідувачів і виснажують. У пік ярмаркового сезону я заробляла близько $2 400 на місяць — добре наприкінці літа та восени, повільно з січня по квітень.

Зміна сталася, коли до мене звернувся бутик товарів для дому в центрі Берлінгтона. Клієнтка сфотографувала мою чашку на ярмарку й позначила бутик в Instagram. Власниця бутика захотіла продавати мої роботи.

Я була в захваті. А тоді вона запитала: «Ви працюєте оптом чи на умовах консигнації?»

Я ніколи не замислювалася ні про те, ні про інше. Я не знала різниці.

Опт проти консигнації: різниця у виставленні рахунків

Опт: роздрібний продавець купує ваші товари одразу за оптовою знижкою (зазвичай 40–50% від роздрібної ціни). Товар стає його власністю. Він платить вам незалежно від того, чи продадуться речі.

Консигнація: ваші товари стоять у магазині роздрібного продавця; вам платять лише тоді, коли речі продаються, як відсоток від продажу (зазвичай 50–60% вам, 40–50% магазину). До моменту продажу роздрібний продавець не володіє нічим.

Обидві моделі мають наслідки для виставлення рахунків.

Берлінгтонський бутик хотів почати з консигнації — власниця не була впевнена, як мої роботи продаватимуться в її магазині, і не хотіла зобов’язуватися до оптової закупівлі. Я погодилася.

Протягом трьох місяців усе, що я віддала на консигнацію, продалося. Вона дозамовила знову на умовах консигнації. До п’ятого місяця вона запропонувала перейти на опт.

Саме виставлення рахунків за консигнацію було тією частиною, яку довелося довго налагоджувати.

Розрахунок за консигнацією — [Назва магазину] — [Місяць]:

• Розрахунковий період: [Дата початку] – [Дата завершення]
• Консигнаційний товар на початок періоду: [N] виробів (див. доданий журнал обліку)
• Продано за цей період:
  • Чашка — серія «Ліс» (4): роздрібна ціна $48 × 60% майстру = $28,80/шт. × 4 = $115,20
  • Ваза — Celadon (2): роздрібна ціна $95 × 60% майстру = $57,00/шт. × 2 = $114,00
  • Миска — Salt Glaze (3): роздрібна ціна $62 × 60% = $37,20/шт. × 3 = $111,60
• Загальний продаж за період: $340,80
• Консигнаційний товар на кінець періоду: [N] виробів (див. додаток)
• Виплата: протягом [N] днів після розрахунку

Журнал обліку товару, доданий до розрахункового рахунку — з відстеженням того, що є в магазині в будь-який момент, — є ключовим для консигнації. Без нього ви повністю покладаєтеся на чесність роздрібного продавця щодо того, що продалося.

Оптовий рахунок (після того, як вона перейшла на опт)

Щойно бутик перейшов на опт, виставлення рахунків стало простішим і передбачуванішим.

Оптове замовлення — [Назва магазину] — [Дата]:

• Акаунт: [Назва бутика] | Номер PO: [PO-####]
• Сертифікат для перепродажу: у справі

Позиції:

• Чашка — серія «Ліс» (кільк.: 12): оптова ціна $22,00 × 12 = $264,00
• Ваза — Celadon (кільк.: 6): оптова ціна $45,00 × 6 = $270,00
• Миска — Salt Glaze (кільк.: 8): оптова ціна $28,00 × 8 = $224,00
• Мала скульптура — Abstract (кільк.: 4): оптова ціна $55,00 × 4 = $220,00
• Проміжний підсумок: $978,00
• Доставка: $45,00
• Разом за замовлення: $1 023,00
• Умови оплати: Net-30
• Примітка: оптова ціна передбачає, що товари продаватимуться в роздріб не дешевше ніж 2,1× оптової ціни (політика мінімальної рекламованої ціни)

Примітка про MAP (мінімальну рекламовану ціну) у рахунку захищає моє роздрібне ціноутворення. Якщо оптовий акаунт продає мої чашки по $18 (дешевше, ніж я продаю їх напряму), це підриває мій власний магазин. Політика MAP цьому запобігає.

Рахунки за індивідуальні замовлення

Частина моєї виручки походить від індивідуальних замовлень — весільних подарунків, меморіальних виробів, проєктів інтер’єрного дизайну.

Індивідуальне замовлення — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

• Замовлення: [Опис — напр., набір із 8 обідніх тарілок, індивідуальна глазур, обрана клієнтом палітра кольорів]
• Специфікації: [Розміри, глазур, оздоблення, кількість, дата доставки]
• Консультація з дизайну: включено
• Орієнтовне завершення: [Діапазон дат]
• Вартість замовлення: $[сума]
• Надбавка за терміновість (за потреби): $[сума] (завершення протягом [N] тижнів)
• Разом: $[разом]
• Передоплата (50%, неповоротна, при підтвердженні замовлення): $[передоплата]
• Залишок (при завершенні, до відвантаження): $[залишок]
• Скасування: передоплата неповоротна. Виріб може бути виставлений на загальний продаж, якщо замовлення скасовано після початку виробництва.

Примітка про скасування, за якою виріб можна виставити на загальний продаж, особливо важлива саме для кераміки. Індивідуальну комбінацію глазурі, яку я розробила для одного клієнта, може бути важко продати деінде — а от замовлення зі стандартною глазур’ю, яку я використовую регулярно, точно можна продати. Клієнти, які це розуміють, скасовують рідше.

Роздрібні квитанції на ярмарках

Продажі на ярмарках — це готівка й картка. Але деяким клієнтам — зокрема інтер’єрним дизайнерам і корпоративним покупцям — потрібна квитанція для обліку витрат.

Роздрібна квитанція — [Назва студії] — [Дата]:

• Захід/Місце: [Назва ярмарку, місто]
• Позиції:
• Разом: $[разом]
• Оплата: [Готівка / Картка]
• Примітка: керамічний посуд ручної роботи — [Назва студії], Берлінгтон, Вермонт

InvoiceFlow генерує їх на місці з мобільного шаблону. Я надсилаю їх на email клієнта ще до того, як він відійде від прилавка.

Онлайн-продажі та рахунки Etsy/платформ

Більшість онлайн-продажів на маркетплейсах не потребують окремого рахунку — платформа надає підтвердження. Але для покупців, яким потрібен офіційний рахунок (міжнародні покупці з митними вимогами, бізнес-покупці), InvoiceFlow швидко його генерує.

Рахунок за онлайн-продаж — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

• Платформа: [Etsy / Сайт] | № замовлення: [Номер замовлення на платформі]
• Позиція: [Опис]
• Ціна: $[сума]
• Доставка: $[сума]
• Разом: $[разом]
• Примітка: рахунок для митних цілей / обліку витрат. Транзакція на платформі є основним записом.

Бізнес через шість років

Поточний розподіл виручки:

• Оптові акаунти (3 бутики): $1 023 + $840 + $620 = у середньому $2 483/місяць
• Онлайн-продажі (Etsy + сайт): приблизно $2 100/місяць
• Індивідуальні замовлення (3–5/місяць): приблизно $2 400/місяць
• Ярмарки (весняний і осінній сезони): приблизно $1 800/місяць у середньому (більше в сезон)
• Корпоративний та інтер’єрно-дизайнерський опт: приблизно $900/місяць
• Загальна місячна виручка: приблизно $9 683/місяць

Коли я займалася лише ярмарками, я заробляла $2 400/місяць у пік сезону й значно менше взимку. Оптові акаунти дали мені дохід незалежно від сезону.

Що InvoiceFlow робить для продавців хендмейду

Виставлення рахунків для продавців виробів ручної роботи охоплює розрахункові рахунки за консигнацією з обліком товару, оптові замовлення з політикою MAP і Net-30, передоплати за індивідуальні замовлення з умовами скасування, роздрібні квитанції на ярмарках і додаткові рахунки для онлайн-платформ. InvoiceFlow обробляє все це з одного застосунку на Android — окремі шаблони для кожного типу виставлення рахунків, відстеження передоплат за замовленнями та професійний формат, якого очікують роздрібні покупці й корпоративні клієнти.

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте шаблон розрахунку за консигнацією з посиланням на журнал обліку товару. Побудуйте оптовий шаблон з приміткою про політику MAP і умовами Net-30. Додайте передоплату та політику скасування до рахунків за індивідуальні замовлення. Бутиковий акаунт, який дозамовляє опт щокварталу, — це той дохід, який проведе вас через повільні ярмаркові сезони.

Фіона Волш — власниця Walsh Ceramics у Берлінгтоні, Вермонт; вона продає керамічні вироби ручної роботи на ярмарках, онлайн, через оптові роздрібні акаунти та за індивідуальними замовленнями.