InvoiceFlow dla agencji marketingowych: kompletny przewodnik po rozliczeniach

System fakturowania stworzony dla agencji marketingu cyfrowego, agencji contentowych, menedżerów social media i konsultantów marketingowych

Rozliczenia agencji marketingowej obejmują miesięczne faktury abonamentowe z dokumentacją zakresu prac, rozliczanie kamieni milowych kampanii projektowych, osobne prowizje za zarządzanie płatnymi reklamami oraz rozliczenie wydatków reklamowych, a także pola PO (zamówienia zakupu) dla klientów korporacyjnych. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida.

Miesięczne faktury abonamentowe

Cykliczne faktury abonamentowe generowane automatycznie pierwszego dnia każdego miesiąca:

„Miesięczny abonament marketingowy — [Nazwa klienta] — [Miesiąc rok]: Usługa: Abonament marketingowy [Nazwa pakietu] Zakres w tym miesiącu:

Treści blogowe zoptymalizowane pod SEO: 4 wpisy
Zarządzanie social media: 3 platformy, codzienne publikacje
E-mail marketing: 2 kampanie
Miesięczny raport analityczny: dostarczony do [Data] Opłata miesięczna: 4800,00 zł Warunki płatności: 15 dni Uwaga: Budżet na płatne reklamy jest rozliczany osobno według rzeczywistych wydatków.”

Kluczowe: umieszczaj listę zakresu na każdej fakturze abonamentowej. Gdy klienci widzą dokładnie, jakie usługi są zawarte, pytania o rozliczenia znikają. Spory o zakres zaczynają się, gdy faktura jest niejasna.

Przykładowa struktura pakietów abonamentowych:

Foundation (2200 zł/miesiąc): social media, kalendarz treści, analityka
Growth (4800 zł/miesiąc): blog SEO, social, e-mail, dashboard analityczny
Full Service (8500 zł/miesiąc): wszystkie kanały + zarządzanie płatnymi reklamami, rozmowa strategiczna
Enterprise (indywidualnie): dedykowany account director + pełne zarządzanie kanałami

Rozliczanie kampanii projektowych

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow agencji marketingowej — miesięczny ryczałt, wydatki reklamowe Google i Meta jako pozycje przenoszone, 15% opłaty za zarządzanie i premia za wyniki — Ryczałt, przeniesione wydatki reklamowe, wyraźne 15% opłaty — przejrzystość, której klienci ufają.

Jednorazowe kampanie i uruchomienia poza zakresem abonamentu rozliczane są według kamieni milowych:

„Kampania projektowa — [Nazwa klienta] — [Data]: Projekt: [Nazwa i opis kampanii] Zakres: [Rezultaty — kreacja, copy, launch, monitoring, raportowanie] Harmonogram: [Data początkowa] – [Data końcowa] Całkowita opłata projektowa: 12 000,00 zł Etap 1 (Strategia i kreacja, 30%): 3600,00 zł — płatne na starcie projektu Etap 2 (Uruchomienie i zarządzanie kampanią, 50%): 6000,00 zł — płatne w dniu startu kampanii Etap 3 (Raportowanie i analiza, 20%): 2400,00 zł — płatne po zakończeniu projektu”

Faktury za prowizję od zarządzania płatnymi reklamami

Prowizje za zarządzanie i wydatki reklamowe na OSOBNYCH fakturach — nigdy łączone:

„Zarządzanie płatnymi reklamami — [Nazwa klienta] — [Miesiąc rok]: Zarządzane kanały: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Inne] Zarządzane wydatki reklamowe w okresie: 18 400,00 zł Prowizja za zarządzanie ([%]% zarządzanych wydatków): 2760,00 zł Warunki płatności: 15 dni Uwaga: Wydatki reklamowe są rozliczane osobno na fakturze rozliczeniowej platform.”

„Rozliczenie wydatków reklamowych — [Nazwa klienta] — [Miesiąc rok]: Meta Business Manager — Konto [ID]: 11 200,00 zł Google Ads — Konto [ID]: 7200,00 zł Łączne wydatki reklamowe w okresie: 18 400,00 zł Dokumentacja potwierdzająca: zrzuty ekranu i raporty platform w załączniku Warunki płatności: 15 dni”

Dwie faktury — jedna za prowizję od zarządzania, druga za wydatki na media. Klienci zawsze widzą, ile faktycznie naliczyły platformy, a ile pobierasz za zarządzanie nimi.

Faktury dla klientów korporacyjnych z polami PO

Faktury cykliczne agencji marketingowej w aplikacji Invoice Flow app — abonamenty SEO, growth i social u klientów w USD i GBP — Każdy abonament fakturuje się sam pierwszego dnia miesiąca — Ty zatwierdzasz i wysyłasz, nie tworzysz od zera.

Korporacyjni klienci marketingowi z działami zakupów:

„Usługi marketingowe — [Nazwa firmy] — [Miesiąc rok]: Usługa: [Opis usługi] Odniesienie do kampanii/projektu: [Numer referencyjny] Razem: [Kwota] zł Numer PO: [Numer PO] Centrum kosztów: [Kod centrum kosztów] Warunki płatności: 30 dni”

Co InvoiceFlow robi dla agencji marketingowych

Miesięczne faktury abonamentowe: generowane automatycznie z listą zakresu, wysyłane 1. dnia
Rozliczanie kamieni milowych projektu: 3 etapy powiązane z rezultatami kampanii
Osobne faktury za zarządzanie i wydatki reklamowe: nigdy łączone
Pola PO dla korporacji: numer PO, kod centrum kosztów, termin 30 dni
Śledzenie płatności: kwoty zaległe wg klienta i rodzaju rozliczenia

Jak zacząć

Zdefiniuj swoje pakiety abonamentowe z opłatą miesięczną i konkretnymi rezultatami dla każdego pakietu
Skonfiguruj cykliczne faktury miesięczne dla każdego klienta abonamentowego, generowane automatycznie 1. dnia
Zbuduj trzyetapowy szablon kampanii projektowej z procentami etapów
Utwórz dwa osobne szablony dla płatnych reklam: prowizja za zarządzanie + rozliczenie wydatków
Dodaj korporacyjne pola niestandardowe (numer PO, centrum kosztów) dla klientów enterprise

Pobierz InvoiceFlow. Oddziel fakturę abonamentową od faktur projektowych i od faktur za wydatki reklamowe. Przejrzystość w rozliczeniach to właśnie to, co zapobiega sporom — i co sprawia, że przychody agencji stają się przewidywalne.

InvoiceFlow to darmowa aplikacja do fakturowania na Androida, zaprojektowana dla niezależnych profesjonalistów i właścicieli małych firm.