InvoiceFlow voor marketingbureaus: complete facturatiegids

Het facturatiesysteem gebouwd voor digital-marketingbureaus, contentbureaus, social-media-managers en marketingconsultants

Facturatie voor marketingbureaus omvat maandelijkse retainerfacturen met scopedocumentatie, mijlpaalfacturatie voor projectcampagnes, aparte managementkosten voor betaalde advertenties en de afstemming van advertentie-uitgaven, en po-velden voor zakelijke klanten. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app.

Maandelijkse marketingretainerfacturen

Terugkerende retainerfacturen worden op de eerste van elke maand automatisch gegenereerd:

“Maandelijkse marketingretainer — [Klantnaam] — [Maand Jaar]: Dienst: [Tiernaam] Marketingretainer Scope deze maand:

SEO-geoptimaliseerde blogcontent: 4 berichten
Social-mediabeheer: 3 platforms, dagelijks posten
E-mailmarketing: 2 campagnes
Maandelijks analyserapport: opgeleverd vóór [Datum] Maandtarief: € 4.800,00 Betalingstermijn: 15 dagen Opmerking: Het budget voor betaalde advertenties wordt apart gefactureerd op basis van werkelijke uitgaven.”

Belangrijk: vermeld de scopelijst op elke retainerfactuur. Wanneer klanten precies kunnen zien welke diensten zijn inbegrepen, stoppen de facturatievragen. Scopediscussies ontstaan wanneer de factuur vaag is.

Voorbeeldstructuur van retainertiers:

Foundation (€ 2.200/maand): social media, contentkalender, analyse
Growth (€ 4.800/maand): SEO-blog, social, e-mail, analysedashboard
Full Service (€ 8.500/maand): alle kanalen + beheer betaalde advertenties, strategiegesprek
Enterprise (op maat): toegewijde accountdirector + volledig kanaalbeheer

Facturatie van projectcampagnes

Invoice Flow app factuureditor van een marketingbureau — de maandelijkse retainer, Google- en Meta-advertentiebesteding als doorbelaste regels, een beheervergoeding van 15% en een prestatiebonus — Retainer, doorbelaste advertentiebesteding, de 15%-vergoeding uitgeschreven — transparantie waar klanten op vertrouwen.

Eenmalige campagnes en lanceringen buiten de retainerscope gebruiken mijlpaalfacturatie:

“Projectcampagne — [Klantnaam] — [Datum]: Project: [Campagnenaam en -beschrijving] Scope: [Deliverables — creatie, copy, lancering, monitoring, rapportage] Tijdlijn: [Startdatum] – [Einddatum] Totaal projecttarief: € 12.000,00 Fase 1 (Strategie en creatie, 30%): € 3.600,00 — verschuldigd bij projectstart Fase 2 (Campagnelancering en -beheer, 50%): € 6.000,00 — verschuldigd bij live-gaan campagne Fase 3 (Rapportage en analyse, 20%): € 2.400,00 — verschuldigd bij projectvoltooiing”

Facturen voor managementkosten betaalde advertenties

Managementkosten en advertentie-uitgaven op APARTE facturen — nooit gecombineerd:

“Beheer betaalde advertenties — [Klantnaam] — [Maand Jaar]: Beheerde kanalen: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Overig] Beheerde advertentie-uitgaven deze periode: € 18.400,00 Managementkosten ([%]% van beheerde uitgaven): € 2.760,00 Betalingstermijn: 15 dagen Opmerking: Advertentie-uitgaven worden apart gefactureerd via een afstemmingsfactuur per platform.”

“Afstemming advertentie-uitgaven — [Klantnaam] — [Maand Jaar]: Meta Business Manager — Account [ID]: € 11.200,00 Google Ads — Account [ID]: € 7.200,00 Totale advertentie-uitgaven deze periode: € 18.400,00 Onderbouwende documentatie: Screenshots en platformrapporten bijgevoegd Betalingstermijn: 15 dagen”

Twee facturen — één voor de managementkosten, één voor het mediabudget. Klanten kunnen altijd zien wat de platforms daadwerkelijk in rekening brachten versus wat jij rekent om het te beheren.

Zakelijke klantfacturen met po-velden

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een marketingbureau — SEO-, growth- en socialretainers bij klanten in USD en GBP — Elke retainer factureert zichzelf op de 1e — jij keurt goed en verstuurt, niet vanaf nul opbouwen.

Enterprise-marketingklanten met inkoopafdelingen:

“Marketingdiensten — [Bedrijfsnaam] — [Maand Jaar]: Dienst: [Dienstomschrijving] Campagne-/projectreferentie: [Referentienummer] Totaal: € [Bedrag] PO-nummer: [PO-nummer] Kostenplaats: [Kostenplaatscode] Betalingstermijn: 30 dagen”

Wat InvoiceFlow voor marketingbureaus doet

Maandelijkse retainerfacturen: automatisch gegenereerd met scopelijst, verstuurd op de 1e
Mijlpaalfacturatie voor projecten: 3 fasen gekoppeld aan campagnedeliverables
Aparte facturen voor advertentiebeheer + uitgaven: nooit gecombineerd
Zakelijke po-velden: PO-nummer, kostenplaatscode, betalingstermijn 30 dagen
Betalingsregistratie: openstaande bedragen per klant en facturatietype

Aan de slag

Definieer je retainertiers met maandtarief en specifieke deliverables per tier
Stel terugkerende maandfacturen in voor elke retainerklant, automatisch gegenereerd op de 1e
Bouw een projectcampagnesjabloon met drie fasen en faspercentages
Maak twee aparte sjablonen voor betaalde advertenties: managementkosten + afstemming uitgaven
Voeg zakelijke aangepaste velden toe (PO-nummer, kostenplaats) voor enterprise-klanten

Download InvoiceFlow. Scheid de retainerfactuur van de projectfacturen van de advertentie-uitgavenfacturen. Duidelijkheid in facturatie is wat geschillen voorkomt — en wat de omzet van een bureau voorspelbaar maakt.

InvoiceFlow is een gratis facturatie-app voor Android, ontworpen voor zelfstandige professionals en kleine ondernemers.