InvoiceFlow cho Agency Marketing: Hướng dẫn lập hóa đơn toàn diện

Hệ thống lập hóa đơn được xây dựng cho agency digital marketing, agency content, quản lý mạng xã hội và tư vấn marketing

Việc lập hóa đơn của agency marketing bao gồm hóa đơn retainer hàng tháng kèm tài liệu phạm vi, lập hóa đơn theo cột mốc cho dự án chiến dịch, phí quản lý quảng cáo trả phí và đối soát chi phí quảng cáo riêng biệt, cùng các trường PO (đơn đặt hàng) doanh nghiệp cho khách hàng lớn. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android.

Hóa đơn Retainer Marketing hàng tháng

Hóa đơn retainer định kỳ tự động tạo vào mùng 1 mỗi tháng:

“Retainer Marketing hàng tháng — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]: Dịch vụ: Retainer Marketing gói [Tên cấp] Phạm vi tháng này:

• Nội dung blog tối ưu SEO: 4 bài
• Quản lý mạng xã hội: 3 nền tảng, đăng bài hàng ngày
• Email marketing: 2 chiến dịch
• Báo cáo phân tích hàng tháng: Bàn giao trước [Ngày] Phí hàng tháng: 4.800,00$ Điều khoản thanh toán: Net-15 Ghi chú: Ngân sách quảng cáo trả phí được lập hóa đơn riêng theo chi phí thực tế.”

Điểm mấu chốt: đưa danh sách phạm vi vào mọi hóa đơn retainer. Khi khách hàng thấy được chính xác những dịch vụ nào được bao gồm, các thắc mắc về hóa đơn sẽ chấm dứt. Tranh chấp phạm vi bắt đầu khi hóa đơn mập mờ.

Cơ cấu cấp retainer mẫu:

• Foundation (2.200$/tháng): mạng xã hội, lịch nội dung, phân tích
• Growth (4.800$/tháng): blog SEO, mạng xã hội, email, bảng phân tích
• Full Service (8.500$/tháng): tất cả kênh + quản lý quảng cáo trả phí, cuộc gọi chiến lược
• Enterprise (tùy chỉnh): giám đốc phụ trách tài khoản chuyên trách + quản lý toàn bộ kênh

Lập hóa đơn dự án chiến dịch

Các chiến dịch và ra mắt một lần nằm ngoài phạm vi retainer sử dụng lập hóa đơn theo cột mốc:

“Dự án chiến dịch — [Tên khách hàng] — [Ngày]: Dự án: [Tên và mô tả chiến dịch] Phạm vi: [Sản phẩm bàn giao — sáng tạo, nội dung, ra mắt, giám sát, báo cáo] Thời gian: [Ngày bắt đầu] – [Ngày kết thúc] Tổng phí dự án: 12.000,00$ Giai đoạn 1 (Chiến lược và sáng tạo, 30%): 3.600,00$ — đến hạn khi bắt đầu dự án Giai đoạn 2 (Ra mắt và quản lý chiến dịch, 50%): 6.000,00$ — đến hạn khi chiến dịch go-live Giai đoạn 3 (Báo cáo và phân tích, 20%): 2.400,00$ — đến hạn khi hoàn thành dự án”

Hóa đơn phí quản lý quảng cáo trả phí

Phí quản lý và chi phí quảng cáo trên các hóa đơn RIÊNG BIỆT — không bao giờ gộp:

“Quản lý quảng cáo trả phí — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]: Kênh quản lý: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Khác] Chi phí quảng cáo quản lý kỳ này: 18.400,00$ Phí quản lý ([%]% trên chi phí quản lý): 2.760,00$ Điều khoản thanh toán: Net-15 Ghi chú: Chi phí quảng cáo được lập hóa đơn riêng qua hóa đơn đối soát nền tảng.”

“Đối soát chi phí quảng cáo — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]: Meta Business Manager — Tài khoản [ID]: 11.200,00$ Google Ads — Tài khoản [ID]: 7.200,00$ Tổng chi phí quảng cáo kỳ này: 18.400,00$ Tài liệu chứng minh: Đính kèm ảnh chụp màn hình và báo cáo nền tảng Điều khoản thanh toán: Net-15”

Hai hóa đơn — một cho phí quản lý, một cho chi phí quảng cáo. Khách hàng luôn thấy được các nền tảng thực sự tính phí bao nhiêu so với mức bạn tính để quản lý nó.

Hóa đơn khách hàng doanh nghiệp với trường PO

Khách hàng marketing lớn có phòng mua sắm:

“Dịch vụ Marketing — [Tên công ty] — [Tháng Năm]: Dịch vụ: [Mô tả dịch vụ] Tham chiếu chiến dịch/dự án: [Số tham chiếu] Tổng: [Số tiền]$ Số PO: [Số PO] Trung tâm chi phí: [Mã trung tâm chi phí] Điều khoản thanh toán: Net-30”

InvoiceFlow làm gì cho Agency Marketing

• Hóa đơn retainer hàng tháng: tự động tạo kèm danh sách phạm vi, gửi vào mùng 1
• Lập hóa đơn theo cột mốc dự án: 3 giai đoạn gắn với sản phẩm bàn giao chiến dịch
• Hóa đơn quản lý quảng cáo và chi phí riêng biệt: không bao giờ gộp
• Trường PO doanh nghiệp: số PO, mã trung tâm chi phí, điều khoản net-30
• Theo dõi thanh toán: số tiền còn nợ theo khách hàng và loại lập hóa đơn

Bắt đầu

1. Xác định các cấp retainer với phí hàng tháng và sản phẩm bàn giao cụ thể cho từng cấp
2. Thiết lập hóa đơn định kỳ hàng tháng cho từng khách hàng retainer, tự động tạo vào mùng 1
3. Xây dựng mẫu dự án chiến dịch ba giai đoạn với tỷ lệ phần trăm từng giai đoạn
4. Tạo hai mẫu riêng cho quảng cáo trả phí: phí quản lý + đối soát chi phí
5. Thêm trường tùy chỉnh doanh nghiệp (số PO, trung tâm chi phí) cho khách hàng lớn

Tải InvoiceFlow. Tách hóa đơn retainer khỏi hóa đơn dự án khỏi hóa đơn chi phí quảng cáo. Sự rõ ràng trong lập hóa đơn là điều ngăn ngừa tranh chấp — và là điều khiến doanh thu agency trở nên dự đoán được.

InvoiceFlow là ứng dụng lập hóa đơn miễn phí cho Android, được thiết kế cho các chuyên gia độc lập và chủ doanh nghiệp nhỏ.