Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Fakturaen der forvandlede en privat middag til en ugentlig kunde

Af Elena Vasquez, privatkok — Miami, FL

Jeg forlod restaurationsbranchen i 2017. Efter elleve år i professionelle køkkener — jeg startede som forberedelseskok og endte som souschef på en restaurant med 140 pladser i Coral Gables — ville jeg lave mad til folk, der faktisk smagte på det, jeg lavede, i stedet for at sende maden tilbage, fordi bordet skulle nås at blive brugt igen.

Jeg begyndte at lave private middagsselskaber. En vens ven havde brug for en kok til en 40-års fødselsdagsmiddag for tolv. Jeg lavede maden, de elskede den, jeg tog 850 $ og følte, jeg havde klaret det godt.

Et år senere lavede jeg seks til otte private middage om måneden og tjente omtrent det samme, som jeg havde gjort på restauranten — men arbejdede halvt så mange timer. Det loft, jeg var stødt på, var ikke talent eller efterspørgsel. Det var faktureringen.

Problemet med fakturering af enkeltstående middage

Hver privat middag var en ny forhandling. Tilbyde en menu, blive enige om en pris, dukke op, lave mad, opkræve. Nogle kunder betalte via Venmo. Nogle skrev checks, jeg ikke indløste i tre uger, fordi jeg glemte det. To kunder betalte aldrig — én forsvandt efter en middag til 600 $, én bestred, at prisen inkluderede oprydning (det gjorde den; jeg fakturerede det bare aldrig tydeligt).

De ubetalte 600 $ var episoden, der fik mig til at ændre alt.

Jeg havde sendt hende en pris i en besked (“600 $ inklusive oprydning og indkøb, jeg sender en Venmo-anmodning bagefter”). Hun havde sagt ja. Så gik hun i sort. Jeg havde ingen underskrevet aftale, intet depositum, ingen faktura med betingelser — bare en beskedudveksling og en Venmo-anmodning, hun aldrig accepterede.

Jeg afskrev de 600 $. Så ringede jeg til en privatkok-kollega i Fort Lauderdale, der havde gjort dette i tolv år. Hun fortalte mig én ting: “Hver kunde, hvert opdrag, starter med en underskrevet faktura og et depositum.”

Jeg downloadede InvoiceFlow den uge.

At bygge privatkok-faktureringssystemet

Invoice Flow app tilbagevendende fakturaer for en privatkok — to ugentlige måltidsforberedelsesplaner for husstande, der genereres efter plan
Hver husstands ugentlige plan fakturerer sig selv — ingen »lige et tjek på betalingen«-beskeder.

Det første, jeg byggede, var den ugentlige meal prep-faktura — min brød-og-smør-service. En kunde betaler for fem middage om ugen, fire personer, måltider leveret søndag eftermiddag.

Ugentlig meal prep — privat kunde — [Kundenavn] — [Uge med dato]:

Den automatisk sendte tilbagevendende faktura var forvandlingen. Jeg holdt op med at jagte betaling efter levering. Fakturaen genereres og sendes ud om torsdagen med mit betalingslink på, kunden betaler fredag, jeg handler lørdag, jeg leverer søndag. Pengene ankommer, før råvarerne gør.

Månedligt honorar for faste kunder

Kunder, der booker ugentligt og konsekvent, får muligheden for et månedligt honorar. Enklere for dem (én opkrævning om måneden), mere forudsigeligt for mig.

Månedligt meal prep-honorar — [Kundenavn] — [Måned og år]:

Det månedlige honorar sparer kunden 130 $ og fastlåser mit skema for hele måneden. Jeg har seks honorarkunder lige nu på forskellige serviceniveauer — det er 11.700 $ i garanteret månedlig indkomst, før jeg booker en eneste privat middag.

Fakturaer til private middagsselskaber

Invoice Flow app-fakturaeditor for en personlig kok — en 5-retters jubilæumsmiddag, dagligvarer med vedhæftede kvitteringer, en pairing-konsultation og oprydning med depositummet registreret
Kokkeydelse, dagligvarer, pairing, oprydning — din tid og deres ingredienser rent adskilt.

Private middagsselskaber — den service, jeg startede med — har nu en ordentlig fakturastruktur:

Privat middag — [Kundenavn] — [Dato]:

Linjen med indkøb af råvarer ændrede, hvordan jeg tænker på indkøbsomkostninger. Før betalte jeg selv, når specialingredienser blev dyrere end forventet. Nu er indkøb en gennemfakturering til faktisk omkostning plus 12 % indkøbsgebyr for min tid brugt på at handle. Ingen overraskelser for nogen af os.

Fakturaer til virksomhedsfrokoster og teamarrangementer

Nogle af mine bedst betalte opgaver er for virksomheder: et advokatfirma, der holder månedlige kundeanerkendelsesfrokoster, en startup, der hyrer mig til teammadlavningsarrangementer, et ejendomsmæglerkontor, der booker kvartalsvise middage for deres mæglere.

Virksomhedscatering — [Firmanavn] — [Dato]:

Virksomhedskunder har altid brug for et indkøbsordrenummer og en formel faktura. Advokatfirmaets bogholder fortalte mig, at uden en ordentlig faktura med deres PO-reference ville betalingen ligge i kø på ubestemt tid. Da jeg først fik InvoiceFlow til at generere fakturaer med PO-feltet, blev deres betalinger gennemført inden for ti dage hver gang.

Fakturaer til private madlavningskurser

Invoice Flow app dokumenter for en privatkok — en bryllupsdagsmiddag med depositum, en virksomhedsledelses-smagning og en betalt ugentlig husstandsservice
Ugentlige husstande, et arrangement med depositum, en virksomhedssmagning — hele praksissen på én skærm.

Jeg begyndte at tilbyde madlavningskurser i 2021 — private lektioner i kundens hjem eller små grupper i mit produktionskøkken.

Privat madlavningskursus — [Kundenavn] — [Dato]:

Kurser betales fuldt ud ved booking — ingen depositumstruktur nødvendig, når totalen er under 500 $ og opgaven er en enkelt session.

Virksomheden fem år inde

Nuværende omsætningsfordeling:

Da jeg forlod restauranten i 2017, tjente jeg 52.000 $ om året som souschef. I år tjener jeg cirka 236.000 $.

Maden er den samme. Kunderne er anderledes. Faktureringen er det, der gjorde det til en virksomhed.

Hvad InvoiceFlow gør for privatkokke

Fakturering for privatkokke spænder over ugentlig meal prep med betaling før levering, månedlige honorarer med autofakturering, depositum til private middage med aflysningspolitikker, virksomhedscatering med PO-felter og enkeltsessionsbetalinger for madlavningskurser. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — tilbagevendende ugentlige og månedlige fakturaer, depositumsregistrering, indkøb af råvarer som en linjepost og PO-referencefelter til virksomhedskunder.

Download InvoiceFlow. Byg din ugentlige meal prep-skabelon med betaling før levering. Opret det månedlige honorar med autofakturering den første. Tilføj depositummet og aflysningspolitikken til din private middagsfaktura. Kunden, der betaler ugentligt, bliver honorarkunden, der betaler månedligt — og InvoiceFlow gør det ubesværet at fakturere dem korrekt.

Elena Vasquez er privatkok i Miami, Florida, og tilbyder ugentlig meal prep, månedlige måltidshonorarer, private middagsselskaber, virksomhedscatering og madlavningskurser.