Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Fakturaen som gjorde en privat middag til en ukentlig kunde

Av Elena Vasquez, privatkokk – Miami, FL

Jeg forlot restaurantbransjen i 2017. Etter elleve år i profesjonelle kjøkken – som startet som forberedelseskokk og endte som sous-chef på en restaurant med 140 plasser i Coral Gables – ville jeg lage mat for folk som faktisk smakte det jeg laget, i stedet for å sende maten tilbake fordi bordet måtte snus.

Jeg begynte å lage private middagsselskaper. En venn av en venn trengte en kokk til en 40-årsdagsmiddag for tolv. Jeg lagde mat, de elsket det, jeg tok 850 dollar og følte at jeg hadde gjort det bra.

Ett år senere lagde jeg seks til åtte private middager per måned og tjente omtrent det samme som jeg hadde gjort på restauranten – men jobbet halvparten så mange timer. Taket jeg hadde nådd, var ikke talent eller etterspørsel. Det var faktureringen.

Problemet med engangsfakturering av middager

Hver private middag var en ny forhandling. Gi pris på menyen, bli enige om en pris, møte opp, lage mat, ta betalt. Noen kunder betalte via Venmo. Noen skrev sjekker jeg ikke løste inn på tre uker fordi jeg glemte det. To kunder betalte aldri i det hele tatt – én forsvant etter en middag til 600 dollar, én bestred at prisen inkluderte opprydding (det gjorde den; jeg fakturerte det aldri tydelig).

De ubetalte 600 dollarene var hendelsen som fikk meg til å endre alt.

Jeg hadde sendt henne en pris i melding («600 dollar inkludert opprydding og dagligvarer, jeg sender deg en Venmo-forespørsel etterpå»). Hun hadde sagt ja. Så ble hun taus. Jeg hadde ingen signert avtale, intet depositum, ingen faktura med vilkår – bare en meldingsutveksling og en Venmo-forespørsel hun aldri godtok.

Jeg avskrev de 600 dollarene. Så ringte jeg en kollega som var privatkokk i Fort Lauderdale, og som hadde drevet med dette i tolv år. Hun fortalte meg én ting: «Hver kunde, hvert oppdrag, starter med en signert faktura og et depositum.»

Jeg lastet ned InvoiceFlow den uken.

Å bygge faktureringssystemet som privatkokk

Gjentakende fakturaer i Invoice Flow app for en privatkokk — to ukentlige matlagingsplaner for husholdninger som genereres etter plan
Hver husholdnings ukentlige plan fakturerer seg selv — ingen «bare sjekker om betalingen kom»-meldinger.

Det første jeg bygde, var fakturaen for ukentlig måltidsforberedelse – min kjernetjeneste. En kunde betaler for fem middager i uken, fire personer, måltider levert søndag ettermiddag.

Ukentlig måltidsforberedelse – privat kunde – [kundenavn] – [uken for dato]:

Den automatisk sendte løpende fakturaen var forvandlingen. Jeg sluttet å jage betaling etter levering. Fakturaen genereres og sendes ut på torsdag med betalingslenken min på, kunden betaler fredag, jeg handler lørdag, jeg leverer søndag. Pengene kommer inn før dagligvarene gjør det.

Månedlig retaineravtale for faste kunder

Kunder som booker ukentlig og jevnt får muligheten til en månedlig retaineravtale. Enklere for dem (én belastning per måned), mer forutsigbart for meg.

Månedlig retaineravtale for måltidsforberedelse – [kundenavn] – [måned år]:

Den månedlige retaineravtalen sparer kunden 130 dollar og låser timeplanen min for hele måneden. Jeg har seks retainerkunder akkurat nå på ulike tjenestenivåer – det er 11 700 dollar i garantert månedlig inntekt før jeg booker en eneste privat middag.

Fakturaer for private middagsselskaper

Invoice Flow app fakturaeditor for en privatkokk — en 5-retters jubileumsmiddag, dagligvarer med vedlagte kvitteringer, en drikkekonsultasjon og opprydding med depositumet registrert
Kokketjeneste, dagligvarer, drikkevalg, opprydding — din tid og deres ingredienser tydelig adskilt.

Private middagsselskaper – tjenesten jeg startet med – har nå en ordentlig fakturastruktur:

Privat middag – [kundenavn] – [dato]:

Fakturalinjen for innkjøp av dagligvarer endret hvordan jeg tenker om dagligvarekostnader. Før dekket jeg kostnadsoverskridelser når spesialvarer var dyrere enn forventet. Nå er dagligvarer en gjennomstrømming til faktisk kostnad pluss 12 % innkjøpsgebyr for tiden min på handel. Ingen overraskelser for noen av oss.

Fakturaer for bedriftslunsjer og teamarrangementer

Noen av mine best betalte oppdrag er for bedrifter: et advokatfirma som holder månedlige kundelunsjer, en oppstartsbedrift som henter meg inn til teammatlagingsarrangementer, et eiendomskontor som booker kvartalsvise middager for meglerne sine.

Bedriftscatering – [bedriftsnavn] – [dato]:

Bedriftskunder trenger alltid et innkjøpsordrenummer og en formell faktura. Regnskapsføreren i advokatfirmaet fortalte meg at uten en ordentlig faktura med deres innkjøpsordrereferanse ville betalingen bli liggende i en kø på ubestemt tid. Da jeg fikk InvoiceFlow til å generere fakturaer med innkjøpsordrefeltet, ble betalingene deres klarert innen ti dager hver gang.

Fakturaer for private matlagingskurs

Invoice Flow app dokumenter for en personlig kokk – en jubileumsmiddag på depositum, en bedriftsledelses-smaking og en betalt ukentlig husholdningstjeneste
Ukentlige husholdninger, et arrangement på depositum, en bedriftssmaking – hele virksomheten på én skjerm.

Jeg begynte å tilby matlagingskurs i 2021 – private lektioner hjemme hos kunden eller små grupper på storkjøkkenet mitt.

Privat matlagingskurs – [kundenavn] – [dato]:

Kurs betales i sin helhet ved booking – ingen depositumsstruktur nødvendig når totalen er under 500 dollar og oppdraget er en enkelt økt.

Virksomheten fem år senere

Nåværende inntektsfordeling:

Da jeg forlot restauranten i 2017, tjente jeg 52 000 dollar i året som sous-chef. I år vil jeg tjene omtrent 236 000 dollar.

Maten er den samme. Kundene er annerledes. Faktureringen er det som gjorde det til en virksomhet.

Hva InvoiceFlow gjør for privatkokker

Fakturering som privatkokk spenner over ukentlig måltidsforberedelse med betaling før levering, månedlige retaineravtaler med automatisk fakturering, depositum for private middager med avbestillingsvilkår, bedriftscatering med innkjøpsordre-felt og engangsbetaling for matlagingskurs. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app – løpende ukentlige og månedlige fakturaer, depositumssporing, innkjøp av dagligvarer som en fakturalinje og innkjøpsordre-referansefelt for bedriftskunder.

Last ned InvoiceFlow. Bygg malen din for ukentlig måltidsforberedelse med betaling før levering. Sett opp den månedlige retaineravtalen med automatisk fakturering den første. Legg depositumet og avbestillingsvilkårene til på fakturaen for private middager. Kunden som betaler ukentlig blir retainerkunden som betaler månedlig – og InvoiceFlow gjør det uanstrengt å fakturere dem riktig.

Elena Vasquez er privatkokk i Miami, Florida, og tilbyr ukentlig måltidsforberedelse, månedlige måltidsretaineravtaler, private middagsselskaper, bedriftscatering og matlagingskurs.