Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Το Τιμολόγιο που Μετέτρεψε ένα Ιδιωτικό Δείπνο σε Εβδομαδιαίο Πελάτη

Της Elena Vasquez, Προσωπική Σεφ — Μαϊάμι, Φλόριντα

Άφησα τη δουλειά στην εστίαση το 2017. Μετά από έντεκα χρόνια σε επαγγελματικές κουζίνες — ξεκινώντας ως μάγειρας προετοιμασίας, καταλήγοντας ως sous chef σε ένα εστιατόριο 140 θέσεων στο Coral Gables — ήθελα να μαγειρεύω για ανθρώπους που πραγματικά γεύονταν αυτό που έφτιαχνα, αντί να στέλνουν πίσω το φαγητό επειδή έπρεπε να ελευθερωθεί το τραπέζι.

Ξεκίνησα να κάνω ιδιωτικά δείπνα. Ένας φίλος ενός φίλου χρειαζόταν σεφ για ένα δείπνο τεσσαρακοστών γενεθλίων για δώδεκα άτομα. Μαγείρεψα, το λάτρεψαν, χρέωσα 850 € και ένιωσα ότι τα είχα πάει καλά.

Έναν χρόνο αργότερα, έκανα έξι με οκτώ ιδιωτικά δείπνα τον μήνα και έβγαζα περίπου τα ίδια με όσα έβγαζα στο εστιατόριο — αλλά δουλεύοντας τις μισές ώρες. Το ταβάνι που είχα χτυπήσει δεν ήταν το ταλέντο ή η ζήτηση. Ήταν η τιμολόγηση.

Το Πρόβλημα με τη Χρέωση Μεμονωμένων Δείπνων

Κάθε ιδιωτικό δείπνο ήταν μια νέα διαπραγμάτευση. Προσφορά μενού, συμφωνία τιμής, εμφάνιση, μαγείρεμα, είσπραξη. Μερικοί πελάτες πλήρωναν με Venmo. Μερικοί έγραφαν επιταγές που δεν εξαργύρωνα για τρεις εβδομάδες επειδή το ξεχνούσα. Δύο πελάτες δεν πλήρωσαν ποτέ — ένας εξαφανίστηκε μετά από δείπνο 600 €, ένας αμφισβήτησε ότι η τιμή περιλάμβανε τον καθαρισμό (τον περιλάμβανε· απλώς δεν το τιμολόγησα ποτέ ξεκάθαρα).

Τα απλήρωτα 600 € ήταν το περιστατικό που με έκανε να αλλάξω τα πάντα.

Της είχα στείλει μήνυμα με μια τιμή («600 € συμπεριλαμβανομένου του καθαρισμού και των τροφίμων, θα σου στείλω αίτημα Venmo μετά»). Είχε πει ναι. Μετά χάθηκε. Δεν είχα υπογεγραμμένη συμφωνία, ούτε προκαταβολή, ούτε τιμολόγιο με όρους — μόνο μια ανταλλαγή μηνυμάτων και ένα αίτημα Venmo που δεν αποδέχτηκε ποτέ.

Διέγραψα τα 600 €. Μετά τηλεφώνησα σε μια συνάδελφο προσωπική σεφ στο Fort Lauderdale που το έκανε αυτό εδώ και δώδεκα χρόνια. Μου είπε ένα πράγμα: «Κάθε πελάτης, κάθε ανάθεση, ξεκινά με ένα υπογεγραμμένο τιμολόγιο και μια προκαταβολή.»

Κατέβασα το InvoiceFlow εκείνη την εβδομάδα.

Χτίζοντας το Σύστημα Τιμολόγησης Ιδιωτικού Σεφ

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια της εφαρμογής Invoice Flow ενός προσωπικού σεφ — δύο εβδομαδιαία πλάνα meal-prep νοικοκυριών που δημιουργούνται προγραμματισμένα
Το εβδομαδιαίο πλάνο κάθε νοικοκυριού τιμολογεί τον εαυτό του — καθόλου μηνύματα «απλώς ελέγχω για την πληρωμή».

Το πρώτο πράγμα που έφτιαξα ήταν το τιμολόγιο εβδομαδιαίου meal prep — η βασική μου υπηρεσία. Ένας πελάτης πληρώνει για πέντε δείπνα την εβδομάδα, τέσσερα άτομα, γεύματα που παραδίδονται Κυριακή απόγευμα.

Εβδομαδιαίο Meal Prep — Ιδιώτης Πελάτης — [Όνομα Πελάτη] — [Εβδομάδα Ημερομηνίας]:

Το αυτόματα αποστελλόμενο επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο ήταν η μεταμόρφωση. Σταμάτησα να κυνηγάω την πληρωμή μετά την παράδοση. Το τιμολόγιο δημιουργείται και αποστέλλεται την Πέμπτη με τον σύνδεσμο πληρωμής μου πάνω του, ο πελάτης πληρώνει Παρασκευή, εγώ ψωνίζω Σάββατο, παραδίδω Κυριακή. Τα χρήματα φτάνουν πριν τα τρόφιμα.

Μηνιαίο Retainer για Τακτικούς Πελάτες

Οι πελάτες που κλείνουν σταθερά κάθε εβδομάδα παίρνουν την επιλογή ενός μηνιαίου retainer. Απλούστερο γι’ αυτούς (μία χρέωση τον μήνα), πιο προβλέψιμο για μένα.

Μηνιαίο Retainer Meal Prep — [Όνομα Πελάτη] — [Μήνας Έτος]:

Το μηνιαίο retainer εξοικονομεί στον πελάτη 130 € και κλειδώνει το πρόγραμμά μου για ολόκληρο τον μήνα. Έχω έξι πελάτες retainer αυτή τη στιγμή σε διάφορα επίπεδα υπηρεσίας — αυτό είναι 11.700 € εγγυημένο μηνιαίο εισόδημα πριν κλείσω ένα μόνο ιδιωτικό δείπνο.

Τιμολόγια Ιδιωτικού Δείπνου

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow ενός προσωπικού σεφ — ένα δείπνο επετείου 5 πιάτων, ψώνια με συνημμένες αποδείξεις, μια συμβουλή pairing και καθαρισμός με την προκαταβολή καταγεγραμμένη
Υπηρεσία σεφ, ψώνια, pairing, καθαρισμός — ο χρόνος σου και τα υλικά τους ξεκάθαρα διαχωρισμένα.

Τα ιδιωτικά δείπνα — η υπηρεσία με την οποία ξεκίνησα — έχουν πλέον μια σωστή δομή τιμολογίου:

Ιδιωτικό Δείπνο — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία]:

Η γραμμή προμήθειας τροφίμων άλλαξε τον τρόπο που σκέφτομαι για το κόστος τροφίμων. Πριν, επωμιζόμουν τις υπερβάσεις κόστους όταν τα ειδικά υλικά ήταν ακριβότερα από το αναμενόμενο. Τώρα, τα τρόφιμα είναι μια μεταβίβαση κόστους στο πραγματικό κόστος συν 12% τέλος προμήθειας για τον χρόνο μου στα ψώνια. Καμία έκπληξη για κανέναν μας.

Τιμολόγια Εταιρικού Γεύματος και Εκδηλώσεων Ομάδας

Μερικές από τις πιο κερδοφόρες αναθέσεις μου είναι εταιρικές: ένα δικηγορικό γραφείο που κάνει μηνιαία γεύματα επιβράβευσης πελατών, μια startup που με φέρνει για εκδηλώσεις μαγειρικής ομάδας, ένα μεσιτικό γραφείο που κλείνει τριμηνιαία δείπνα για τους πράκτορές του.

Εταιρικό Catering — [Όνομα Εταιρείας] — [Ημερομηνία]:

Οι εταιρικοί πελάτες χρειάζονται πάντα έναν αριθμό PO και ένα επίσημο τιμολόγιο. Η λογίστρια του δικηγορικού γραφείου μου είπε ότι χωρίς ένα σωστό τιμολόγιο με το στοιχείο αναφοράς PO τους, η πληρωμή θα έμενε σε ουρά επ’ αόριστον. Μόλις είχα το InvoiceFlow να δημιουργεί τιμολόγια με το πεδίο PO, οι πληρωμές τους εκκαθαρίζονταν εντός δέκα ημερών κάθε φορά.

Τιμολόγια Ιδιωτικού Μαθήματος Μαγειρικής

Έγγραφα της εφαρμογής Invoice Flow app ενός προσωπικού σεφ — ένα δείπνο επετείου με προκαταβολή, μια εταιρική εκτελεστική γευσιγνωσία και μια εξοφλημένη εβδομαδιαία οικιακή υπηρεσία
Εβδομαδιαία νοικοκυριά, μια εκδήλωση με προκαταβολή, μια εταιρική γευσιγνωσία — όλη η δραστηριότητα σε μία οθόνη.

Ξεκίνησα να προσφέρω μαθήματα μαγειρικής το 2021 — ιδιωτικά μαθήματα στο σπίτι του πελάτη ή μικρές ομάδες στην κοινόχρηστη κουζίνα μου.

Ιδιωτικό Μάθημα Μαγειρικής — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία]:

Τα μαθήματα πληρώνονται πλήρως κατά την κράτηση — δεν χρειάζεται δομή προκαταβολής όταν το σύνολο είναι κάτω από 500 € και η ανάθεση είναι μία μεμονωμένη συνεδρία.

Η Επιχείρηση Πέντε Χρόνια Μετά

Τρέχουσα ανάλυση εσόδων:

Όταν άφησα το εστιατόριο το 2017, έβγαζα 52.000 € τον χρόνο ως sous chef. Φέτος θα κερδίσω περίπου 236.000 €.

Το φαγητό είναι το ίδιο. Οι πελάτες είναι διαφορετικοί. Η τιμολόγηση είναι αυτό που το έκανε επιχείρηση.

Τι Κάνει το InvoiceFlow για τους Προσωπικούς Σεφ

Η τιμολόγηση προσωπικού σεφ εκτείνεται σε εβδομαδιαίο meal prep με πληρωμή πριν την παράδοση, μηνιαία retainers με αυτόματη χρέωση, προκαταβολές ιδιωτικών δείπνων με πολιτικές ακύρωσης, εταιρικό catering με πεδία PO και μεμονωμένες πληρωμές μαθημάτων μαγειρικής. Το InvoiceFlow τα διαχειρίζεται όλα αυτά από μία εφαρμογή Android — επαναλαμβανόμενα εβδομαδιαία και μηνιαία τιμολόγια, παρακολούθηση προκαταβολών, προμήθεια τροφίμων ως γραμμή τιμολογίου και πεδία αναφοράς PO για εταιρικούς πελάτες.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Δημιουργήστε το πρότυπο εβδομαδιαίου meal prep με πληρωμή πριν την παράδοση. Ρυθμίστε το μηνιαίο retainer με αυτόματη χρέωση την πρώτη του μήνα. Προσθέστε την προκαταβολή και την πολιτική ακύρωσης στο τιμολόγιο ιδιωτικού δείπνου σας. Ο πελάτης που πληρώνει εβδομαδιαίως γίνεται ο πελάτης retainer που πληρώνει μηνιαίως — και το InvoiceFlow το κάνει αβίαστο να τους τιμολογείτε σωστά.

Η Elena Vasquez είναι προσωπική σεφ στο Μαϊάμι της Φλόριντα, προσφέροντας εβδομαδιαίο meal prep, μηνιαία retainers γευμάτων, ιδιωτικά δείπνα, εταιρικό catering και μαθήματα μαγειρικής.