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Come i contratti di sicurezza per flotte hanno cambiato la mia attività di istruttore di guida

Di Kevin Reyes, istruttore di guida e formatore per la sicurezza delle flotte — Dallas, TX

Ho iniziato a insegnare guida nel 2015 con un’attività a due auto e un elenco di sedicenni che avevano bisogno della patente. Il modello di business era semplice: i genitori pagavano a lezione, gli allievi superavano l’esame, tutti andavano avanti. Nel 2020 ero cresciuto fino a quattro veicoli e tre istruttori part-time, con un buon volume di lavoro: per lo più neopatentati adolescenti, con una manciata di allievi adulti e di nervosi conducenti che convertivano patenti internazionali.

Mi guadagnavo da vivere. Non stavo costruendo un’attività.

L’intuizione è arrivata da una conversazione casuale con un responsabile della logistica di un’azienda di distribuzione con cui stavo parlando delle lezioni del figlio adolescente. Ha menzionato di sfuggita che spendevano circa 60.000 $ all’anno in formazione sulla sicurezza alla guida per la loro flotta di consegne, soprattutto corsi di aggiornamento sulla guida difensiva e valutazioni su strada per i nuovi assunti. Si affidavano a un fornitore nazionale i cui materiali sembravano generici e i cui istruttori non conoscevano le condizioni stradali locali.

Ho accennato al fatto che la formazione sulla sicurezza delle flotte era in realtà qualcosa che avrei potuto fare. Mi ha detto che ne avrebbe parlato con il suo direttore operativo e mi avrebbe ricontattato.

Quella conversazione si è trasformata in un contratto annuale da 28.000 $. E ha anche trasformato il mio sistema di fatturazione in un problema che non avevo previsto.

Il problema della fatturazione con i contratti di flotta

La fatturazione delle singole lezioni con i genitori era sempre stata in contanti o tramite app di pagamento. A volte un assegno. Scrivevo una ricevuta su un blocco notes e finiva lì. Quando il direttore operativo dell’azienda di logistica mi ha chiesto di inviare una fattura in regola con il loro numero d’ordine di acquisto, il loro codice fornitore, una descrizione della formazione e termini di pagamento a 30 giorni, mi sono reso conto di non avere nulla in grado di produrre tutto questo.

Ho provato con un documento Word. Il direttore operativo mi ha risposto che non rispettava i requisiti del loro formato di fattura fornitore e non era compatibile con il loro sistema contabile. Mi ha inviato un esempio del loro precedente fornitore.

Ho trovato InvoiceFlow, ho ricostruito la fattura con tutti i campi richiesti e l’ho inviata lo stesso giorno. La fattura è stata elaborata senza domande. Il primo pagamento a 30 giorni è arrivato puntuale.

La lezione che ne ho tratto non è stata solo “procurati un’app per fatturare”. È stata che i clienti aziendali hanno requisiti di formato delle fatture qualitativamente diversi dalla fatturazione al consumatore e, se la tua fattura non rispetta quei requisiti, anche un cliente che vuole pagarti farà fatica a farlo.

La struttura tariffaria della formazione sulla sicurezza delle flotte

Schermata prodotti dell'app Invoice Flow di una scuola guida — lezioni standard ed estese, un corso intensivo, lezioni in autostrada, esami simulati e Pass Plus
Standard, estesa, intensiva, autostrada, simulazione, Pass Plus — il listino, a un tocco da una ricevuta.

Dopo il primo contratto, ho creato un listino prezzi separato per le flotte commerciali e gli account aziendali:

Tariffe per la formazione sulla sicurezza delle flotte:

Queste tariffe sono separate dai miei prezzi per le lezioni al consumatore:

Il formato della fattura per le flotte aziendali

Le fatture dei contratti di flotta per il direttore operativo aziendale si presentano così:

Formazione sicurezza conducenti di flotta — [Nome azienda] — [Mese Anno]:

L’elenco dei nomi dei conducenti e il riepilogo degli esiti sono documenti allegati, non presenti sulla fattura stessa, ma indicarli sulla fattura segnala che tengo traccia per singolo conducente, cosa che i clienti aziendali con uffici HR attenti alla sicurezza trovano rassicurante.

Fatturazione mensile degli account di flotta

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un istruttore di guida — un corso intensivo da 10 lezioni e un esame simulato con lezioni registrate nei campi personalizzati, pagato per intero
L'intero corso intensivo, pagato in anticipo — lezioni registrate, niente dispute “ne ho fatte solo 7”.

Per gli account di flotta a contratto con formazione regolare e continuativa, ho impostato fatture mensili ricorrenti:

Servizi mensili di sicurezza della flotta — [Nome azienda] — [Mese Anno]:

Le fatture mensili con una clausola di riferimento al contratto sono facili da elaborare per il cliente: l’ufficio contabilità può abbinare la fattura al contratto senza una telefonata.

Fatturazione a pacchetto per allievi adolescenti e adulti

La fatturazione lato consumatore usa fatture a pacchetto emesse all’iscrizione:

Pacchetto di formazione alla guida — [Nome allievo] — [Data]:

Per i pacchetti famiglia — genitori che prenotano per due o tre figli adolescenti in successione:

Pacchetto famiglia di formazione alla guida — [Cognome famiglia] — [Data]:

Fatture per il corso con certificato di guida difensiva

Tribunali e compagnie assicurative richiedono talvolta una certificazione documentata di guida difensiva. Queste fatture devono riportare le informazioni sul certificato:

Corso con certificato di guida difensiva — [Nome allievo] — [Data]:

Il riferimento al certificato sulla fattura è importante per gli allievi che lo presentano al tribunale o all’assicurazione. Conferma che sto emettendo la documentazione di cui hanno effettivamente bisogno.

Lezioni per la conversione di patenti internazionali

Documenti di Invoice Flow app di un istruttore di guida — un corso intensivo pagato, una fattura mensile di lezioni settimanali, una fattura di formazione flotta aziendale e lavori pagati
Corsi intensivi, studenti mensili, formazione flotta aziendale — l'attività in contanti, documentata.

I conducenti con patenti straniere che le convertono in patenti del Texas hanno bisogno di una documentazione di valutazione specifica:

Valutazione per conversione di patente internazionale — [Nome cliente] — [Data]:

La struttura con acconto e saldo dopo la Sessione 1 funziona bene per questo servizio: non so quante sessioni servirà al cliente finché non ne valuto il livello di competenza attuale.

Tre anni dopo il primo contratto di flotta

Ecco la suddivisione attuale della mia attività:

Il lavoro sulla sicurezza delle flotte e aziendale rappresenta ora circa il 70% del fatturato. Impiego due istruttori a tempo pieno e uno part-time. Le quattro auto sono ora otto, comprese due dotate per la valutazione di conducenti commerciali.

L’attività che ho oggi non esisteva prima di quella prima vera fattura di flotta.

Cosa fa InvoiceFlow per gli istruttori di guida

Le attività di insegnamento della guida servono clienti lungo un ampio spettro di fatturazione: pacchetti per adolescenti fatturati ai genitori, allievi adulti, allievi di guida difensiva ordinata dal tribunale, candidati alla conversione di patenti internazionali e account di flotta aziendali con requisiti completi di approvvigionamento. Ognuno richiede una documentazione diversa.

InvoiceFlow gestisce tutto: fatture a pacchetto per il consumatore emesse all’iscrizione, fatture di corsi con certificato per la documentazione giudiziaria, piani rateali per i pacchetti di conversione internazionale multi-sessione e fatture per flotte aziendali con numeri d’ordine, codici fornitore, elenchi di conducenti e termini a 30 giorni.

Scarica InvoiceFlow. Crea le tue tariffe per la sicurezza delle flotte separate dalle tariffe delle lezioni al consumatore. Invia il formato di fattura aziendale che i direttori operativi e gli uffici contabili possono effettivamente elaborare. Il mercato delle flotte è più grande di quello dei neopatentati adolescenti: richiede solo una vera fattura.

Kevin Reyes è un istruttore di guida e formatore per la sicurezza delle flotte a Dallas, Texas, che offre formazione per neopatentati adolescenti, lezioni per adulti, certificazione di guida difensiva, valutazione per la conversione di patenti internazionali e programmi di formazione aziendale sulla sicurezza delle flotte.