Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Cum au schimbat contractele de siguranță a parcurilor auto afacerea mea de instruire auto

De Kevin Reyes, instructor auto și formator în siguranța parcurilor auto — Dallas, TX

Am început să predau conducerea în 2015 cu o operațiune de două mașini și o listă de adolescenți care aveau nevoie de permisul de conducere. Modelul de afaceri era simplu: părinții plăteau pe lecție, elevii treceau examenul, toată lumea mergea mai departe. Până în 2020, crescusem la patru vehicule și trei instructori cu program parțial și aveam un volum solid — în principal șoferi adolescenți, cu câțiva cursanți adulți și niște convertiți nervoși ai permiselor internaționale.

Îmi câștigam existența. Dar nu construiam o afacere.

Ideea a venit dintr-o conversație întâmplătoare cu un manager de logistică de la o companie de distribuție cu care discutam despre lecțiile fiului său adolescent. A menționat în treacăt că cheltuiau aproximativ 60.000 $ pe an pentru instruirea în siguranță a șoferilor pentru parcul lor de livrare — în principal cursuri de reîmprospătare a conducerii defensive și evaluări rutiere pentru noii angajați. Foloseau un furnizor național ale cărui materiale păreau generice și ai cărui instructori nu cunoșteau condițiile rutiere locale.

Am menționat că instruirea în siguranța parcurilor auto era de fapt ceva ce puteam face. A spus că va verifica cu directorul lor de operațiuni și îmi va răspunde.

Acea conversație s-a transformat într-un contract anual de 28.000 $. A transformat și sistemul meu de facturare într-o problemă pe care nu o anticipasem.

Problema de facturare a contractelor de parc auto

Facturarea individuală a lecțiilor cu părinții fusese întotdeauna în numerar sau prin Venmo. Uneori un cec. Scriam o chitanță pe un carnețel și consideram treaba încheiată. Când directorul de operațiuni al companiei de logistică mi-a cerut să le trimit o factură corespunzătoare cu numărul comenzii de achiziție, codul lor de furnizor, o descriere a instruirii și termeni de plată net-30 — mi-am dat seama că nu aveam nimic care să poată produce așa ceva.

Am încercat un document Word. Directorul de operațiuni a răspuns că nu corespundea cerințelor de format al facturilor lor de furnizor și nu era compatibil cu sistemul lor de contabilitate. Mi-a trimis un model de la furnizorul lor anterior.

Am descoperit InvoiceFlow, am reconstruit factura cu toate câmpurile necesare și am trimis-o în aceeași zi. Factura a fost procesată fără întrebări. Prima plată net-30 a sosit exact la termen.

Lecția pe care am tras-o nu a fost doar „ia-ți o aplicație de facturare.” A fost că clienții corporativi au cerințe de format al facturilor care sunt calitativ diferite de facturarea către consumatori, iar dacă factura ta nu corespunde acelor cerințe, chiar și un client care vrea să te plătească va avea dificultăți în a o face.

Structura tarifară pentru instruirea în siguranța parcurilor auto

Ecranul de produse din Invoice Flow app al unei școli de șoferi — lecții standard și extinse, un curs intensiv, lecții pe autostradă, teste simulate și Pass Plus
Standard, extins, intensiv, autostradă, simulat, Pass Plus — lista de tarife, la o atingere de o chitanță.

După primul contract, am construit o grilă tarifară separată pentru conturile comerciale de parc auto și corporative:

Tarife pentru instruirea în siguranța parcurilor auto:

Aceste tarife sunt separate de prețurile mele pentru lecțiile către consumatori:

Formatul facturii pentru parcul auto corporativ

Facturile pentru contractele de parc auto adresate directorului de operațiuni corporative arată astfel:

Instruire în siguranța șoferilor de parc auto — [Numele companiei] — [Luna Anul]:

Lista cu numele șoferilor și rezumatul rezultatelor sunt documente atașate, nu pe factura propriu-zisă — dar menționarea lor pe factură semnalează că țin evidența pe fiecare șofer în parte, ceea ce clienții corporativi cu departamente de resurse umane preocupate de siguranță consideră liniștitor.

Facturarea lunară a conturilor de parc auto

Editorul de facturi al aplicației Invoice Flow al unui instructor auto — un curs intensiv de 10 lecții și un test simulat cu lecțiile-înregistrate în câmpuri personalizate, plătit integral
Tot cursul intensiv, plătit în avans — lecții înregistrate, fără dispute de tipul „am făcut doar 7”.

Pentru conturile de parc auto contractate cu instruire regulată continuă, am configurat facturi lunare recurente:

Servicii lunare de siguranță a parcului auto — [Numele companiei] — [Luna Anul]:

Facturile lunare cu o clauză de referință contractuală sunt ușor de procesat pentru client — departamentul financiar poate potrivi factura cu contractul fără un apel telefonic.

Facturarea pachetelor pentru cursanții adolescenți și adulți

Facturarea către consumatori folosește facturi pentru pachete emise la înscriere:

Pachet de educație rutieră — [Numele elevului] — [Data]:

Pentru pachetele familiale — părinți care rezervă pentru doi sau trei adolescenți în serie:

Pachet familial de educație rutieră — [Numele familiei] — [Data]:

Facturi pentru cursul de certificare în conducere defensivă

Instanțele și companiile de asigurări solicită uneori o certificare documentată în conducere defensivă. Aceste facturi au nevoie de informațiile certificatului:

Curs de certificare în conducere defensivă — [Numele elevului] — [Data]:

Referința certificatului pe factură contează pentru elevii care depun documentația la instanță sau la asigurare. Confirmă că emit documentația de care au efectiv nevoie.

Lecții pentru conversia permiselor internaționale

Documentele din Invoice Flow app ale unui instructor de conducere auto — un curs intensiv plătit, o factură lunară de lecții săptămânale, o factură de instruire a unei flote corporative și lucrări plătite
Cursuri intensive, elevi lunari, instruire de flotă corporativă — afacerea cu numerar, documentată.

Șoferii cu permise străine care le convertesc în permise din Texas au nevoie de o documentație specifică de evaluare:

Evaluare pentru conversia permisului internațional — [Numele clientului] — [Data]:

Structura cu avans și sold după Ședința 1 funcționează bine pentru acest serviciu — nu știu de câte ședințe va avea nevoie clientul până când nu îi evaluez nivelul actual de aptitudini.

La trei ani după primul contract de parc auto

Structura actuală a activității mele:

Munca de siguranță a parcurilor auto și cea corporativă reprezintă acum aproximativ 70% din venituri. Am angajați doi instructori cu normă întreagă și unul cu program parțial. Cele patru mașini sunt acum opt — inclusiv două vehicule echipate pentru evaluarea șoferilor comerciali.

Afacerea pe care o am acum nu exista înainte de acea primă factură corespunzătoare de parc auto.

Ce face InvoiceFlow pentru instructorii auto

Afacerile de instruire auto deservesc clienți pe un spectru larg de facturare — pachete pentru adolescenți facturate părinților, cursanți adulți, elevi pentru conducere defensivă dispusă de instanță, candidați pentru permise internaționale și conturi corporative de parc auto cu cerințe complete de achiziții. Fiecare are nevoie de o documentație diferită.

InvoiceFlow le gestionează pe toate: facturi pentru pachete de consum emise la înscriere, facturi pentru cursuri de certificare cu documentație pentru instanță, planuri în rate pentru pachetele de conversie internațională cu ședințe multiple și facturi corporative de parc auto cu numere de comandă de achiziție, coduri de furnizor, liste de șoferi și termeni net-30.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește-ți tarifele de siguranță a parcului auto separat de tarifele lecțiilor către consumatori. Trimite formatul de factură corporativă pe care directorii de operațiuni și departamentele financiare îl pot procesa efectiv. Piața parcurilor auto este mai mare decât piața șoferilor adolescenți — necesită doar o factură adevărată.

Kevin Reyes este instructor auto și formator în siguranța parcurilor auto în Dallas, Texas, oferind educație rutieră pentru șoferi adolescenți, lecții pentru adulți, certificare în conducere defensivă, evaluare pentru conversia permiselor internaționale și programe corporative de instruire în siguranța parcurilor auto.