Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Як контракти з безпеки автопарку змінили мій бізнес із навчання водінню

Автор — Кевін Реєс, автоінструктор і тренер із безпеки автопарку, м. Даллас, штат Техас

Я почав навчати водінню у 2015 році з двома автомобілями та групою шістнадцятирічних, яким потрібні були права. Бізнес-модель була простою: батьки платили за заняття, учні складали іспит, і на цьому все закінчувалося. До 2020 року я виріс до чотирьох автомобілів і трьох інструкторів на неповний день та мав хороший обсяг — переважно підлітки, з невеликою кількістю дорослих учнів і схвильованих іноземців, які переоформлювали закордонні права.

Я заробляв на життя. Але я не будував бізнес.

Розуміння прийшло з випадкової розмови з менеджером із логістики однієї дистрибуційної компанії, з яким я спілкувався щодо занять для його сина-підлітка. Він мимохідь згадав, що вони витрачають близько 60 000 доларів на рік на навчання безпечного водіння для свого автопарку доставки — переважно повторні курси захисного водіння та дорожні оцінки для новоприйнятих. Вони користувалися послугами національного провайдера, чиї матеріали були надто загальними, а інструктори не знали місцевих дорожніх умов.

Я згадав, що навчання безпеки автопарку — це насправді те, що я можу робити. Він сказав, що уточнить у свого операційного директора й зв’яжеться зі мною.

Та розмова перетворилася на річний контракт на 28 000 доларів. Вона також перетворила мою систему обліку оплати на проблему, якої я не очікував.

Проблема з виставленням рахунків за контрактами автопарку

Оплата індивідуальних занять із батьками завжди була готівкою чи миттєвим переказом. Іноді чеком. Я писав квитанцію в блокноті — і на цьому все. Коли операційний директор логістичної компанії попросив надіслати їм нормальний рахунок із номером замовлення на закупівлю, кодом постачальника, описом навчання та умовами оплати «нетто-30», я зрозумів, що не маю нічого, що могло б це створити.

Я спробував документ Word. Операційний директор відповіла, що він не відповідає вимогам до формату рахунків постачальників і несумісний з їхньою бухгалтерською системою. Вона надіслала мені зразок від їхнього попереднього провайдера.

Я знайшов InvoiceFlow, перебудував рахунок з усіма потрібними полями й надіслав його того ж дня. Рахунок обробили без запитань. Перший платіж «нетто-30» надійшов точно за графіком.

Урок, який я виніс, полягав не лише в тому, щоб «завести застосунок для рахунків». Він полягав у тому, що корпоративні клієнти мають вимоги до формату рахунків, які якісно відрізняються від споживчого обліку, і якщо ваш рахунок не відповідає цим вимогам, навіть клієнт, який хоче заплатити, зіткнеться з труднощами.

Структура тарифів для навчання безпеки автопарку

Екран товарів автошколи в Invoice Flow app — стандартні та розширені уроки, інтенсивний курс, уроки на автомагістралі, пробні іспити та Pass Plus
Стандарт, розширений, інтенсив, автомагістраль, пробний, Pass Plus — тарифна карта за один дотик від квитанції.

Після першого контракту я побудував окрему тарифну сітку для комерційних автопарків і корпоративних клієнтів:

Тарифи на навчання безпеки автопарку:

Ці тарифи відокремлені від мого споживчого прайсу на заняття:

Формат корпоративного рахунку для автопарку

Рахунки за контрактом автопарку для корпоративного операційного директора виглядають так:

Навчання безпеки водіїв автопарку — [Назва компанії] — [Місяць Рік]:

Список імен водіїв і зведення результатів — це додані документи, а не частина самого рахунку, але згадка про них у рахунку сигналізує, що я веду облік за кожним водієм окремо, і це заспокоює корпоративних клієнтів із уважними до безпеки відділами кадрів.

Щомісячне виставлення рахунків за рахунком автопарку

Редактор рахунків застосунку Invoice Flow інструктора з водіння — інтенсивний курс з 10 занять і пробний іспит з обліком проведених занять у кастомних полях, сплачено повністю
Увесь інтенсивний курс, сплачений наперед — заняття залоговані, без суперечок «я взяв лише 7».

Для законтрактованих автопарків із регулярним постійним навчанням я налаштував регулярні щомісячні рахунки:

Щомісячні послуги з безпеки автопарку — [Назва компанії] — [Місяць Рік]:

Щомісячні рахунки з посиланням на пункт контракту клієнту легко обробляти — фінансовий відділ може звірити рахунок із контрактом без жодного дзвінка.

Пакетна оплата для підлітків і дорослих учнів

Споживча сторона обліку використовує пакетні рахунки, що виставляються під час запису:

Пакет навчання водінню — [Ім’я учня] — [Дата]:

Для сімейних пакетів — коли батьки записують двох чи трьох підлітків по черзі:

Сімейний пакет навчання водінню — [Прізвище родини] — [Дата]:

Рахунки за курс сертифіката із захисного водіння

Суди та страхові компанії іноді вимагають задокументованого сертифіката із захисного водіння. Такі рахунки потребують інформації про сертифікат:

Курс сертифіката із захисного водіння — [Ім’я учня] — [Дата]:

Посилання на сертифікат у рахунку має значення для учнів, які подають документи до суду чи страхової. Воно підтверджує, що я видаю саме ту документацію, яка їм потрібна.

Заняття з переоформлення іноземних прав

Документи Invoice Flow app інструктора з водіння — оплачений інтенсивний курс, місячний рахунок за щотижневі уроки, рахунок за корпоративне навчання автопарку та оплачена робота
Інтенсивні курси, місячні учні, корпоративне навчання автопарку — готівковий бізнес, задокументований.

Водіям з іноземними правами, які переоформлюють їх на техаські, потрібна спеціальна документація про оцінку:

Оцінка для переоформлення іноземних прав — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

Структура із завдатком і залишком після Заняття 1 добре працює для цієї послуги — я не знаю, скільки занять знадобиться клієнту, поки не оціню його поточний рівень навичок.

Три роки після першого контракту з автопарком

Ось як зараз виглядає моя практика:

Робота з автопарками та корпоративною безпекою тепер становить приблизно 70% доходу. Я наймаю двох інструкторів на повний день і одного на неповний. Чотири авто перетворилися на вісім — включно з двома автомобілями, обладнаними для оцінки комерційних водіїв.

Бізнесу, який я маю тепер, не існувало до того першого нормального рахунку для автопарку.

Що InvoiceFlow робить для автоінструкторів

Бізнеси з навчання водінню обслуговують клієнтів у широкому діапазоні оплати — пакети для підлітків, що виставляються батькам, дорослі учні, учні на курсах захисного водіння за рішенням суду, кандидати на переоформлення іноземних прав і корпоративні автопарки з повними вимогами до закупівель. Кожному потрібна різна документація.

InvoiceFlow охоплює все це: споживчі пакетні рахунки, що виставляються під час запису, рахунки за курси сертифікатів для судової документації, розстрочку для багатозанятійних пакетів переоформлення іноземних прав і корпоративні рахунки для автопарків із номерами замовлень, кодами постачальників, списками водіїв та умовами «нетто-30».

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте тарифи на безпеку автопарку окремо від тарифів на споживчі заняття. Надсилайте той формат корпоративного рахунку, який операційні директори та фінансові відділи справді можуть обробити. Ринок автопарків більший за ринок водіїв-підлітків — він просто вимагає справжнього рахунку.

Кевін Реєс — автоінструктор і тренер із безпеки автопарку в Далласі, штат Техас, який надає послуги з навчання водінню підлітків, занять для дорослих, сертифікації із захисного водіння, оцінки для переоформлення іноземних прав і корпоративних програм безпеки автопарку.