Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hợp đồng an toàn đội xe đã thay đổi công việc dạy lái của tôi như thế nào

Bởi Kevin Reyes, Giáo viên dạy lái xe & Huấn luyện viên an toàn đội xe — Dallas, TX

Tôi bắt đầu dạy lái xe năm 2015 với một cơ ngơi gồm hai chiếc xe và một danh sách các em mười sáu tuổi cần lấy bằng lái. Mô hình kinh doanh rất đơn giản: phụ huynh trả tiền theo từng buổi học, học viên đậu sát hạch, mọi người đường ai nấy đi. Đến năm 2020, tôi đã mở rộng lên bốn chiếc xe và ba giáo viên bán thời gian, khối lượng công việc khá ổn định — chủ yếu là học viên tuổi teen, cùng một số học viên người lớn và vài người nước ngoài chuyển đổi bằng lái vốn khá lo lắng.

Tôi kiếm sống được. Nhưng tôi không xây dựng được một doanh nghiệp.

Ngộ ra điều đó đến từ một cuộc trò chuyện tình cờ với một quản lý logistics tại một công ty phân phối, khi tôi đang trao đổi với anh ấy về các buổi học của cậu con trai tuổi teen. Anh ấy vô tình nhắc rằng công ty chi khoảng 60.000$ mỗi năm cho việc đào tạo lái xe an toàn cho đội xe giao hàng — chủ yếu là các buổi bồi dưỡng lái xe phòng vệ và đánh giá kỹ năng lái cho nhân viên mới. Họ dùng một nhà cung cấp cấp quốc gia có tài liệu mang cảm giác chung chung và có giáo viên không am hiểu điều kiện đường sá địa phương.

Tôi đề cập rằng đào tạo an toàn cho đội xe thực ra là điều tôi có thể làm. Anh ấy nói sẽ hỏi giám đốc vận hành và phản hồi lại tôi.

Cuộc trò chuyện đó biến thành một hợp đồng trị giá 28.000$ mỗi năm. Nó cũng biến hệ thống lập hóa đơn của tôi thành một vấn đề mà tôi không hề lường trước.

Vấn đề lập hóa đơn với các hợp đồng đội xe

Việc thu phí từng buổi học với phụ huynh xưa nay luôn là tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ứng dụng. Đôi khi là một tấm séc. Tôi viết biên nhận trên một cuốn sổ tay rồi coi như xong. Khi giám đốc vận hành của công ty logistics yêu cầu tôi gửi một hóa đơn đúng chuẩn có kèm số đơn đặt hàng (PO), mã nhà cung cấp, mô tả nội dung đào tạo và điều khoản thanh toán Net-30 — tôi nhận ra mình chẳng có công cụ nào tạo ra được thứ đó.

Tôi thử làm bằng một file Word. Giám đốc vận hành trả lời rằng nó không đúng quy cách hóa đơn nhà cung cấp của họ và không tương thích với hệ thống kế toán của công ty. Chị ấy gửi cho tôi một mẫu từ nhà cung cấp trước đó.

Tôi tìm ra InvoiceFlow, dựng lại hóa đơn với tất cả các trường bắt buộc, và gửi đi ngay trong ngày. Hóa đơn được xử lý mà không có thắc mắc nào. Khoản thanh toán Net-30 đầu tiên về đúng lịch.

Bài học tôi rút ra không chỉ là “kiếm lấy một ứng dụng hóa đơn”. Mà là khách hàng doanh nghiệp có những yêu cầu về quy cách hóa đơn khác hẳn về bản chất so với việc thu phí người tiêu dùng, và nếu hóa đơn của bạn không đáp ứng những yêu cầu đó, thì ngay cả một khách hàng muốn trả tiền cho bạn cũng sẽ chật vật để làm được điều ấy.

Cấu trúc bảng giá đào tạo an toàn đội xe

Màn hình sản phẩm của Invoice Flow app của một trường dạy lái xe — buổi học tiêu chuẩn và kéo dài, một khóa cấp tốc, buổi học đường cao tốc, thi thử và Pass Plus
Tiêu chuẩn, kéo dài, cấp tốc, đường cao tốc, thi thử, Pass Plus — bảng giá, một chạm là thành biên nhận.

Sau hợp đồng đầu tiên, tôi xây dựng một bảng giá riêng cho các tài khoản đội xe thương mại và doanh nghiệp:

Bảng giá đào tạo an toàn đội xe:

Các mức giá này tách biệt với bảng giá buổi học cho người tiêu dùng của tôi:

Quy cách hóa đơn cho đội xe doanh nghiệp

Hóa đơn hợp đồng đội xe gửi cho giám đốc vận hành doanh nghiệp trông như thế này:

Đào tạo an toàn lái xe cho đội xe — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Danh sách tên lái xe và bản tóm tắt kết quả là các tài liệu đính kèm, không nằm ngay trên hóa đơn — nhưng việc ghi chú chúng trên hóa đơn cho thấy tôi theo dõi theo từng lái xe cá nhân, điều mà các khách hàng doanh nghiệp có bộ phận nhân sự chú trọng an toàn thấy yên tâm.

Xuất hóa đơn tài khoản đội xe hằng tháng

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một giáo viên dạy lái — một khóa cấp tốc 10 buổi và một buổi thi thử với số buổi đã học trong trường tùy chỉnh, đã thanh toán đủ
Toàn bộ khóa cấp tốc, trả trước — số buổi đã ghi, không còn tranh cãi “tôi chỉ học có 7 buổi”.

Với các tài khoản đội xe có hợp đồng và đào tạo định kỳ liên tục, tôi thiết lập hóa đơn định kỳ hằng tháng:

Dịch vụ an toàn đội xe hằng tháng — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Hóa đơn hằng tháng có điều khoản tham chiếu hợp đồng giúp khách hàng dễ xử lý — bộ phận tài chính có thể đối chiếu hóa đơn với hợp đồng mà không cần gọi điện.

Lập hóa đơn theo gói cho học viên teen và người lớn

Phía người tiêu dùng dùng hóa đơn theo gói, xuất khi ghi danh:

Gói học lái xe — [Tên học viên] — [Ngày]:

Với các gói gia đình — phụ huynh đăng ký cho hai hoặc ba con tuổi teen theo trình tự:

Gói học lái xe gia đình — [Tên gia đình] — [Ngày]:

Hóa đơn khóa chứng chỉ lái xe phòng vệ

Đôi khi tòa án và công ty bảo hiểm yêu cầu chứng chỉ lái xe phòng vệ có chứng từ. Những hóa đơn này cần thông tin về chứng chỉ:

Khóa chứng chỉ lái xe phòng vệ — [Tên học viên] — [Ngày]:

Mã tham chiếu chứng chỉ trên hóa đơn có ý nghĩa với học viên phải nộp cho tòa án hoặc bảo hiểm. Nó xác nhận rằng tôi đang cấp đúng loại chứng từ mà họ thực sự cần.

Buổi học chuyển đổi bằng lái quốc tế

Tài liệu Invoice Flow app của một giáo viên dạy lái xe — một khóa cấp tốc đã trả, một hóa đơn học hàng tuần theo tháng, một hóa đơn đào tạo đội xe doanh nghiệp và công việc đã thanh toán
Khóa cấp tốc, học viên hàng tháng, đào tạo đội xe doanh nghiệp — công việc tiền mặt, được ghi chép.

Người lái có bằng nước ngoài muốn chuyển đổi sang bằng lái Texas cần chứng từ đánh giá cụ thể:

Đánh giá chuyển đổi bằng lái quốc tế — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Cấu trúc đặt cọc với số dư thanh toán sau Buổi 1 phù hợp với dịch vụ này — tôi không biết khách hàng sẽ cần bao nhiêu buổi cho tới khi đánh giá được trình độ hiện tại của họ.

Ba năm sau hợp đồng đội xe đầu tiên

Cơ cấu công việc hiện tại của tôi:

Mảng an toàn đội xe và doanh nghiệp hiện chiếm khoảng 70% doanh thu. Tôi thuê hai giáo viên toàn thời gian và một bán thời gian. Bốn chiếc xe giờ đã thành tám — bao gồm hai chiếc trang bị để đánh giá kỹ năng lái xe thương mại.

Doanh nghiệp tôi có ngày hôm nay đã không tồn tại trước tấm hóa đơn đội xe đúng chuẩn đầu tiên ấy.

InvoiceFlow làm được gì cho giáo viên dạy lái xe

Các doanh nghiệp dạy lái xe phục vụ khách hàng trên một dải nhu cầu lập hóa đơn rất rộng — gói học cho học viên teen thu phí qua phụ huynh, học viên người lớn, học viên lái xe phòng vệ theo yêu cầu của tòa án, người chuyển đổi bằng lái quốc tế, và các tài khoản đội xe doanh nghiệp với đầy đủ yêu cầu mua sắm. Mỗi nhóm cần một loại chứng từ khác nhau.

InvoiceFlow xử lý tất cả: hóa đơn gói cho người tiêu dùng thu khi ghi danh, hóa đơn khóa chứng chỉ dùng làm chứng từ cho tòa án, kế hoạch trả góp cho các gói chuyển đổi bằng lái quốc tế nhiều buổi, và hóa đơn đội xe doanh nghiệp có số PO, mã nhà cung cấp, danh sách lái xe và điều khoản Net-30.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng bảng giá an toàn đội xe tách biệt với bảng giá buổi học cho người tiêu dùng. Gửi đúng quy cách hóa đơn doanh nghiệp mà các giám đốc vận hành và bộ phận tài chính thực sự có thể xử lý. Thị trường đội xe lớn hơn thị trường học viên teen — nó chỉ đòi hỏi một tấm hóa đơn thực thụ.

Kevin Reyes là giáo viên dạy lái xe và huấn luyện viên an toàn đội xe tại Dallas, Texas, cung cấp dịch vụ đào tạo lái xe cho học viên teen, buổi học cho người lớn, chứng nhận lái xe phòng vệ, đánh giá chuyển đổi bằng lái quốc tế, và các chương trình đào tạo an toàn đội xe doanh nghiệp.