Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Hvordan flåtesikkerhetskontrakter endret kjøreopplæringsvirksomheten min

Av Kevin Reyes, kjørelærer og flåtesikkerhetsinstruktør — Dallas, TX

Jeg begynte å undervise i kjøring i 2015 med en tobils-drift og en liste over sekstenåringer som trengte lappen. Forretningsmodellen var enkel: foreldre betalte per time, elevene besto prøven, alle gikk videre. Innen 2020 hadde jeg vokst til fire kjøretøy og tre deltidsinstruktører og hadde solid volum — mest tenåringssjåfører, med en håndfull voksne elever og nervøse konvertering av internasjonale førerkort innimellom.

Jeg tjente til livets opphold. Jeg bygde ikke en virksomhet.

Innsikten kom fra en tilfeldig samtale med en logistikksjef ved et distribusjonsselskap som jeg snakket med om tenåringssønnens kjøretimer. Han nevnte i forbifarten at de brukte omtrent 60 000 kr per år på sjåførsikkerhetsopplæring for leveringsflåten sin — mest oppfriskninger i defensiv kjøring og veivurderinger av nyansatte. De brukte en nasjonal leverandør hvis materiell føltes generisk og hvis instruktører ikke kjente de lokale veiforholdene.

Jeg nevnte at flåtesikkerhetsopplæring faktisk var noe jeg kunne gjøre. Han sa at han skulle sjekke med driftsdirektøren sin og komme tilbake til meg.

Den samtalen ble til en årskontrakt på 28 000 kr. Den gjorde også faktureringssystemet mitt til et problem jeg ikke hadde forutsett.

Faktureringsproblemet med flåtekontrakter

Individuell timefakturering med foreldre hadde alltid vært kontant eller Vipps. Noen ganger en sjekk. Jeg skrev en kvittering på en notatblokk og var ferdig med det. Da driftsdirektøren i logistikkselskapet ba meg sende dem en ordentlig faktura med deres innkjøpsordrenummer, leverandørkode, en opplæringsbeskrivelse og netto 30-betalingsbetingelser — innså jeg at jeg ikke hadde noe som kunne produsere det.

Jeg prøvde et Word-dokument. Driftsdirektøren svarte at det ikke matchet leverandørfakturaformatkravene deres og ikke var kompatibelt med regnskapssystemet deres. Hun sendte meg et eksempel fra den forrige leverandøren deres.

Jeg fant InvoiceFlow, bygde fakturaen på nytt med alle de påkrevde feltene, og sendte den samme dag. Fakturaen ble behandlet uten spørsmål. Den første netto 30-betalingen kom rett på plan.

Lærdommen jeg tok med meg var ikke bare «skaff en fakturaapp». Det var at bedriftskunder har krav til fakturaformat som er kvalitativt forskjellige fra forbrukerfakturering, og hvis fakturaen din ikke oppfyller disse kravene, vil selv en kunde som vil betale deg slite med å gjøre det.

Satsstrukturen for flåtesikkerhetsopplæring

Invoice Flow app produktskjerm for en kjøreskole — standard- og utvidede timer, et intensivkurs, motorveitimer, prøvetester og Pass Plus
Standard, utvidet, intensiv, motorvei, prøve, Pass Plus — prislisten, ett trykk fra en kvittering.

Etter den første kontrakten bygde jeg et eget priskort for kommersielle flåte- og bedriftskontoer:

Satser for flåtesikkerhetsopplæring:

Disse satsene er atskilt fra forbrukertimeprisingen min:

Fakturaformatet for bedriftsflåte

Flåtekontraktfakturaer for bedriftens driftsdirektør ser slik ut:

Sjåførsikkerhetsopplæring for flåte — [Firmanavn] — [Måned år]:

Sjåførnavnelisten og resultatsammendraget er vedlagte dokumenter, ikke på selve fakturaen — men å notere dem på fakturaen signaliserer at jeg sporer per individuell sjåfør, noe bedriftskunder med sikkerhetsbevisste HR-avdelinger finner betryggende.

Månedlig fakturering av flåtekonto

Invoice Flow app fakturaredigerer for en kjørelærer – et intensivt kurs på 10 kjøretimer og en prøvetest med loggførte timer i egendefinerte felt, betalt i sin helhet
Hele intensivkurset, betalt på forhånd – timer loggført, ingen «jeg tok bare 7»-tvister.

For flåtekontoer med kontrakt og jevnlig, løpende opplæring, satte jeg opp gjentakende månedlige fakturaer:

Månedlige flåtesikkerhetstjenester — [Firmanavn] — [Måned år]:

Månedlige fakturaer med en kontraktsreferanseklausul er enkle for kunden å behandle — finansavdelingen kan matche fakturaen mot kontrakten uten en telefonsamtale.

Pakkefakturering for tenårings- og voksenelever

Fakturering på forbrukersiden bruker pakkefakturaer fakturert ved påmelding:

Kjøreopplæringspakke — [Elevnavn] — [Dato]:

For familiepakker — foreldre som bestiller for to eller tre tenåringer etter hverandre:

Familiepakke for kjøreopplæring — [Familienavn] — [Dato]:

Fakturaer for sertifikatkurs i defensiv kjøring

Domstoler og forsikringsselskaper krever noen ganger dokumentert sertifisering i defensiv kjøring. Disse fakturaene trenger sertifikatinformasjonen:

Sertifikatkurs i defensiv kjøring — [Elevnavn] — [Dato]:

Sertifikatreferansen på fakturaen betyr noe for elever som sender inn til domstol eller forsikring. Den bekrefter at jeg utsteder dokumentasjonen de faktisk trenger.

Timer for konvertering av internasjonalt førerkort

Dokumenter i Invoice Flow app for en kjøreinstruktør — et intensivkurs betalt, en månedlig faktura for ukentlige timer, en faktura for bedriftsflåte-opplæring og betalt arbeid
Intensivkurs, månedlige elever, bedriftsflåte-opplæring — kontantvirksomheten, dokumentert.

Sjåfører med utenlandske førerkort som konverterer til norske førerkort trenger spesifikk vurderingsdokumentasjon:

Vurdering for konvertering av internasjonalt førerkort — [Kundenavn] — [Dato]:

Depositumstrukturen med restbeløp etter økt 1 fungerer godt for denne tjenesten — jeg vet ikke hvor mange økter kunden trenger før jeg har vurdert det nåværende ferdighetsnivået.

Tre år etter den første flåtekontrakten

Fordelingen av min nåværende praksis:

Flåte- og bedriftssikkerhetsarbeidet representerer nå omtrent 70 % av omsetningen. Jeg har to heltidsinstruktører og én på deltid. De fire bilene er nå åtte — inkludert to kjøretøy utstyrt for vurdering av nyttekjøretøysjåfører.

Virksomheten jeg har nå eksisterte ikke før den første ordentlige flåtefakturaen.

Hva InvoiceFlow gjør for kjørelærere

Kjøreopplæringsvirksomheter betjener kunder på tvers av et bredt faktureringsspekter — tenåringspakker fakturert til foreldre, voksne elever, elever i domstolspålagt defensiv kjøring, kandidater for internasjonalt førerkort og bedriftsflåtekontoer med fulle innkjøpskrav. Hver trenger ulik dokumentasjon.

InvoiceFlow håndterer alt: forbrukerpakkefakturaer fakturert ved påmelding, sertifikatkursfakturaer med domstolsdokumentasjon, avdragsplaner for konverteringspakker med flere økter, og bedriftsflåtefakturaer med PO-numre, leverandørkoder, sjåførlister og netto 30-betingelser.

Last ned InvoiceFlow. Bygg flåtesikkerhetssatsene dine atskilt fra forbrukertimesatsene. Send fakturaformatet for bedrifter som driftsdirektører og finansavdelinger faktisk kan behandle. Flåtemarkedet er større enn tenåringssjåførmarkedet — det krever bare en ekte faktura.

Kevin Reyes er kjørelærer og flåtesikkerhetsinstruktør i Dallas, Texas, og tilbyr kjøreopplæring for tenåringer, timer for voksne, sertifisering i defensiv kjøring, vurdering for konvertering av internasjonalt førerkort og bedriftsflåtesikkerhetsprogrammer.