Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Jak kontrakty na bezpieczeństwo flot zmieniły mój biznes szkoły jazdy

Kevin Reyes, instruktor nauki jazdy i trener bezpieczeństwa flot — Dallas, Teksas

Naukę jazdy zacząłem w 2015 roku, dysponując dwoma samochodami i grupą szesnastolatków, którzy potrzebowali prawa jazdy. Model biznesowy był prosty: rodzice płacili za lekcję, kursanci zdawali egzamin, wszyscy szli dalej. Do 2020 roku rozrosłem się do czterech pojazdów i trzech instruktorów na część etatu, i miałem solidny wolumen — głównie nastoletni kierowcy, z garstką dorosłych kursantów i zdenerwowanych osób wymieniających zagraniczne prawa jazdy.

Zarabiałem na życie. Nie budowałem firmy.

Olśnienie przyszło z przypadkowej rozmowy z kierownikiem logistyki w firmie dystrybucyjnej, z którym rozmawiałem o lekcjach dla jego nastoletniego syna. Wspomniał mimochodem, że wydają około 60 000 dolarów rocznie na szkolenia z bezpieczeństwa jazdy dla swojej floty dostawczej — głównie na kursy doskonalące jazdę defensywną i oceny drogowe nowych pracowników. Korzystali z ogólnokrajowego dostawcy, którego materiały wydawały się generyczne, a instruktorzy nie znali lokalnych warunków drogowych.

Wspomniałem, że szkolenia z bezpieczeństwa flot to coś, co faktycznie mogę robić. Powiedział, że sprawdzi to ze swoim dyrektorem operacyjnym i się odezwie.

Ta rozmowa zamieniła się w kontrakt roczny o wartości 28 000 dolarów. Zamieniła też mój system rozliczeń w problem, którego się nie spodziewałem.

Problem z rozliczaniem kontraktów flotowych

Rozliczenia za pojedyncze lekcje z rodzicami zawsze odbywały się gotówką lub przez Venmo. Czasem czekiem. Wypisywałem rachunek w notesie i uznawałem sprawę za załatwioną. Gdy dyrektor operacyjny firmy logistycznej poprosił, bym przesłał prawidłową fakturę z numerem zamówienia zakupu, kodem dostawcy, opisem szkolenia i terminem płatności net-30 — zdałem sobie sprawę, że nie mam czym tego wystawić.

Spróbowałem z dokumentem Word. Dyrektor operacyjny odpisała, że nie odpowiada on wymogom formatu faktur dostawców i nie jest zgodny z ich systemem księgowym. Przysłała mi wzór od ich poprzedniego dostawcy.

Znalazłem InvoiceFlow, odtworzyłem fakturę ze wszystkimi wymaganymi polami i wysłałem tego samego dnia. Faktura przeszła bez pytań. Pierwsza płatność net-30 wpłynęła dokładnie na czas.

Wniosek, jaki wyciągnąłem, to nie tylko „załatw sobie aplikację do faktur”. Chodziło o to, że klienci firmowi mają wymagania co do formatu faktur jakościowo różne od rozliczeń konsumenckich, i jeśli Twoja faktura tych wymagań nie spełnia, nawet klient, który chce Ci zapłacić, będzie miał z tym trudność.

Struktura stawek za szkolenia bezpieczeństwa flot

Ekran produktów szkoły jazdy w Invoice Flow app — lekcje standardowe i wydłużone, kurs intensywny, lekcje na autostradzie, egzaminy próbne i Pass Plus
Standardowe, wydłużone, intensywne, autostrada, próbne, Pass Plus — cennik, jedno dotknięcie od paragonu.

Po pierwszym kontrakcie zbudowałem osobny cennik dla flot komercyjnych i kont firmowych:

Stawki za szkolenia bezpieczeństwa flot:

Te stawki są oddzielne od moich cen lekcji konsumenckich:

Format firmowej faktury flotowej

Faktury za kontrakty flotowe dla dyrektora operacyjnego wyglądają tak:

Szkolenie bezpieczeństwa kierowców floty — [Nazwa firmy] — [Miesiąc Rok]:

Lista nazwisk kierowców i podsumowanie wyników to dokumenty załączane, nie zawarte w samej fakturze — ale ich wskazanie na fakturze sygnalizuje, że prowadzę ewidencję według poszczególnych kierowców, co klienci firmowi z działami HR dbającymi o bezpieczeństwo uznają za budujące zaufanie.

Miesięczne rozliczanie kont flotowych

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow instruktora nauki jazdy — intensywny kurs 10 lekcji i egzamin próbny z liczbą odbytych lekcji w polach niestandardowych, opłacony w całości
Cały intensywny kurs, opłacony z góry — lekcje zapisane, żadnych sporów „miałem tylko 7”.

Dla zakontraktowanych kont flotowych z regularnym, stałym szkoleniem konfiguruję cykliczne faktury miesięczne:

Miesięczne usługi bezpieczeństwa floty — [Nazwa firmy] — [Miesiąc Rok]:

Faktury miesięczne z klauzulą referencyjną kontraktu są łatwe do przetworzenia dla klienta — dział finansowy może dopasować fakturę do umowy bez telefonu.

Rozliczanie pakietów dla nastoletnich i dorosłych kursantów

Rozliczenia po stronie konsumenckiej korzystają z faktur pakietowych wystawianych przy zapisie:

Pakiet edukacji kierowcy — [Nazwisko kursanta] — [Data]:

Dla pakietów rodzinnych — rodzice zapisujący dwoje lub troje nastolatków po kolei:

Rodzinny pakiet edukacji kierowcy — [Nazwisko rodziny] — [Data]:

Faktury za kurs z certyfikatem jazdy defensywnej

Sądy i firmy ubezpieczeniowe czasem wymagają udokumentowanego certyfikatu jazdy defensywnej. Te faktury muszą zawierać informacje o certyfikacie:

Kurs z certyfikatem jazdy defensywnej — [Nazwisko kursanta] — [Data]:

Odwołanie do certyfikatu na fakturze ma znaczenie dla kursantów składających dokumenty w sądzie lub ubezpieczycielu. Potwierdza, że wystawiam dokumentację, której faktycznie potrzebują.

Lekcje wymiany zagranicznego prawa jazdy

Dokumenty instruktora nauki jazdy w aplikacji Invoice Flow app — opłacony kurs intensywny, miesięczna faktura za cotygodniowe lekcje, faktura za szkolenie floty korporacyjnej i opłacone zlecenia
Kursy intensywne, kursanci miesięczni, szkolenia flot korporacyjnych — biznes gotówkowy, udokumentowany.

Kierowcy z zagranicznymi prawami jazdy wymieniający je na teksańskie potrzebują konkretnej dokumentacji oceny:

Ocena wymiany zagranicznego prawa jazdy — [Nazwisko klienta] — [Data]:

Struktura z zaliczką i saldem po sesji 1 sprawdza się w tej usłudze — nie wiem, ile sesji klient będzie potrzebował, dopóki nie ocenię jego aktualnego poziomu umiejętności.

Trzy lata po pierwszym kontrakcie flotowym

Struktura mojej obecnej działalności:

Praca flotowa i firmowe bezpieczeństwo stanowią teraz około 70% przychodów. Zatrudniam dwóch instruktorów na pełny etat i jednego na część etatu. Cztery samochody to teraz osiem — w tym dwa pojazdy przystosowane do oceny kierowców użytkowych.

Firma, którą mam teraz, nie istniałaby przed tą pierwszą prawidłową fakturą flotową.

Co InvoiceFlow robi dla instruktorów nauki jazdy

Firmy szkolące w jeździe obsługują klientów w bardzo szerokim spektrum rozliczeń — pakiety dla nastolatków fakturowane rodzicom, dorosłych kursantów, kursantów jazdy defensywnej skierowanych przez sąd, kandydatów do wymiany zagranicznego prawa jazdy oraz konta flot firmowych z pełnymi wymogami zakupowymi. Każdy potrzebuje innej dokumentacji.

InvoiceFlow obsługuje to wszystko: konsumenckie faktury pakietowe wystawiane przy zapisie, faktury za kursy z certyfikatem do dokumentacji sądowej, plany ratalne dla wielosesyjnych pakietów wymiany zagranicznego prawa jazdy oraz firmowe faktury flotowe z numerami PO, kodami dostawcy, listami kierowców i warunkami net-30.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj stawki za bezpieczeństwo flot oddzielnie od stawek za lekcje konsumenckie. Wysyłaj firmowy format faktury, który dyrektorzy operacyjni i działy finansowe faktycznie mogą przetworzyć. Rynek flotowy jest większy niż rynek nastoletnich kierowców — wymaga tylko prawdziwej faktury.

Kevin Reyes jest instruktorem nauki jazdy i trenerem bezpieczeństwa flot w Dallas w Teksasie, prowadzącym edukację nastoletnich kierowców, lekcje dla dorosłych, certyfikację jazdy defensywnej, ocenę wymiany zagranicznych praw jazdy oraz firmowe programy bezpieczeństwa flot.