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InvoiceFlow für Kunstverkäufer: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Abrechnung für Galerie-Kommission, Sonderaufträge, Direktverkäufe, Firmenbeschaffung und Kunstmessen

Kunstverkäufer arbeiten mit Abrechnungsmodellen, für die die meisten geschäftlichen Rechnungstools nicht ausgelegt sind: Galerie-Kommissionsabrechnungen mit Künstler-Galerie-Aufteilung und Klauseln zur vorherigen Rabattgenehmigung, mehrstufige Auftragsanzahlungsrechnungen, Direktverkaufsrechnungen mit Verweisen auf Echtheitszertifikate, Firmenbeschaffung mit Bestellnummer-Feldern und Urheberrechtshinweisen sowie Point-of-Sale-Messequittungen. InvoiceFlow bewältigt all das aus einer einzigen Android-App — mit Vorlagen für jeden Transaktionstyp, Anzahlungsverfolgung für Aufträge und dem professionellen Format, das Galerien, Sammler und Firmenkäufer erwarten.

Galerie-Kommissionsabrechnungen

Wenn Ihre Werke in Kommission in einer Galerie hängen, werden Sie erst bezahlt, wenn Stücke verkauft werden. Monatliche Abrechnungsrechnungen halten fest, was verkauft wurde, die Provision der Galerie und Ihren Anteil.

Galerie-Kommissionsabrechnung — [Galeriename] — [Monat Jahr]:

Kontodetails:

In diesem Zeitraum verkaufte Werke:

Bestandsstatus:

Zahlungsziel: netto 15 Tage Rabattrichtlinie: Keine Rabatte ohne schriftliche vorherige Zustimmung des Künstlers. Nicht genehmigte Rabatte werden von der Galerieprovision abgezogen, nicht von der Künstlervergütung.

Klausel zur vorherigen Rabattgenehmigung

Dies ist die wichtigste Ergänzung jeder Galerie-Kommissionsrechnung. Ohne sie kann eine Galerie einen Preis senken, um einen Verkauf abzuschließen, und den Rabatt anteilig an Sie weitergeben — wodurch Ihre Vergütung ohne Vorwarnung oder Zustimmung gekürzt wird.

Mit der Klausel trägt die Galerie jeden nicht genehmigten Rabatt aus ihrer Provision, nicht aus Ihrer. Galerien, die mit dieser Richtlinie nicht einverstanden sind, sollte man überdenken.

Bewährte Praktiken für Kommission

Auftragsrechnungen für Sonderanfertigungen

Sammlerrechnung als PDF, erstellt mit der Invoice Flow app in der Vorlage Elegant in Anthrazit – Atelier-Briefkopf, Werktitel, Abmessungen und Rahmung in EUR
Die Vorlage Elegant in Anthrazit – ein Sammlerbeleg, so durchdacht wie das Werk selbst.

Sonderaufträge — Porträts, ortsspezifische Werke, Serien — erfordern gestaffelte Zahlungen. Die erste Zahlung schützt Sie, falls der Kunde storniert; die weiteren Zahlungen schützen Sie während der gesamten Produktion.

Kunstauftrag — [Kundenname] — Auftrag Nr. [####] — [Datum]:

Auftragsdetails:

Zahlungsplan:

Gesamtes Auftragshonorar: [Summe] $

Stornobedingungen:

Wann zwei vs. drei Stufen verwenden

Die Stufen schützen Sie im Verhältnis zum Engagement. Ein Werk für 500 $ braucht keine drei Rechnungen; eine Firmeninstallation für 15.000 $ schon.

Direktverkaufsrechnungen für Kunst

Für Verkäufe aus dem Atelier, auf Kunstmessen oder über Ihre eigene Website:

Kunstverkauf — [Käufername] — [Datum]:

Formulierung zum Echtheitszertifikat

Auf jeder Original-Kunstverkaufsrechnung angeben: „Echtheitszertifikat enthalten. Dieses Dokument dient als Verkaufs- und Provenienznachweis für das oben genannte Werk.”

Damit werden beide Dokumente — die Rechnung und das Zertifikat — Teil der Provenienzkette. Sammler, Gutachter und Versicherer werden dies irgendwann benötigen.

Rechnungen für Firmenkunst-Beschaffung

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Kunsthändlers — ein Öl auf Leinen mit Titel, Maßen und Jahr, ein maßgefertigter Rahmen und versicherte Verpackung nach Paris in EUR mit Provenienz und COA in benutzerdefinierten Feldern
Titel, Technik, Maße, Provenienz — die Rechnung wird Teil der Werkgeschichte.

Designbüros, Projektentwickler und Unternehmen, die Kunst für Gewerberäume kaufen, benötigen ein professionelles Format mit Bestellnummer-Verweis und Urheberrechtsdokumentation.

Firmenkunst-Beschaffung — [Firmenname] — [Datum]:

Käuferdetails:

Werke:

Rechtliche Hinweise:

Warum Firmenkäufer den Urheberrechtshinweis brauchen

Firmenkäufer nehmen häufig an, dass der Kauf des physischen Werks ihnen auch die Rechte zur Reproduktion gibt. Das häufigste Szenario: Ein Unternehmen möchte das gekaufte Gemälde in seinen Marketingmaterialien, auf seiner Website oder als Grundlage für Markenartikel verwenden. Nichts davon ist im Verkauf enthalten.

Wenn Sie den Urheberrechtshinweis nicht auf der Rechnung angeben, ist das erste Mal, dass dies zur Sprache kommt, meist ein Konflikt — keine Nachfrage. Geben Sie ihn auf jeder Firmenverkaufsrechnung an.

Quittungen für Kunstmessen und Märkte

Kunstmessenquittung — [Künstler-/Ateliername] — [Datum]:

Senden Sie sie sofort an die E-Mail-Adresse des Käufers. Viele Sammler nutzen Quittungen für die Versicherungsanmeldung.

Verkäufe von Drucken, limitierten Auflagen und Reproduktionen

Invoice Flow app Dokumente eines Kunstverkäufers – ein Originalverkauf an einen Pariser Sammler, ein Porträtauftrag mit bezahlter Anzahlung, ein Corporate-Büro-Kunst-Auftrag und ein bezahlter Druckverkauf
Originale, Auftragsarbeiten, Firmenbestellungen, Drucke – jeder Verkauf dokumentiert und datiert.

Wenn Sie Drucke oder limitierte Auflagen neben Originalen verkaufen:

Druckverkauf — [Käufername] — [Datum]:

InvoiceFlow für die Kunstverkäufer-Abrechnung nutzen

Anzahlungsverfolgung für Aufträge: Wenn ein Kunde die Anzahlung der Stufe 1 zahlt, erfasst InvoiceFlow die Zahlung und erstellt die Rechnung für die Zwischenzahlung der Stufe 2. Jede Stufe verweist auf dieselbe Auftragsnummer.

Galerie-Kommissionsvorlagen: Erstellen Sie eine monatliche Abrechnungsvorlage mit der Prozentberechnung auf Positionsebene. Richten Sie eine wiederkehrende Rechnungserinnerung zum Ersten jedes Monats für jede Galerie in Kommission ein.

Urheberrechtshinweise auf Firmenrechnungen: Hinterlegen Sie die Formulierung zu Urheberrecht und Reproduktionsrechten im Notizfeld Ihrer Firmenrechnungsvorlage. Sie erscheint auf jeder Firmenrechnung, ohne dass Sie sie manuell eingeben müssen.

Verweis auf Echtheitszertifikat: Fügen Sie den Hinweis auf das Echtheitszertifikat zu Ihren Direktverkaufs- und Firmenverkaufsvorlagen hinzu. Das dauert zehn Sekunden und etabliert die Dokumentation ab der ersten Rechnung.

Messequittungen: Erstellen Sie eine einfache Messequittungsvorlage. Tragen Sie auf der Messe Werktitel, Größe, Technik und Preis ein. Senden Sie sie an die E-Mail-Adresse des Käufers, bevor er Ihren Stand verlässt.

Preistransparenz für Kunstkäufer

Erwägen Sie, für ernsthafte Sammlerkäufer unten auf der Rechnung einen kurzen Rahmenhinweis anzugeben:

„Dieses Werk wurde von [Künstlername] als Originalwerk authentifiziert. Der Verkauf umfasst ein Echtheitszertifikat, das Technik, Maße, Jahr und Provenienz dokumentiert. Fragen: [Kontakt].”

Das verleiht eine Formalität, die hochwertige Sammler schätzen, und reduziert Rückfragen nach dem Verkauf.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie die Auftragsrechnung mit gestaffelten Zahlungen. Erstellen Sie die Galerie-Kommissionsabrechnung mit der Klausel gegen Rabatte. Der Auftrag, der mit einer unterschriebenen Anzahlungsrechnung beginnt, ist der Auftrag, der mit voller Bezahlung endet — und mit der Dokumentation, die Ihr Werk sammelwürdig macht.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Android-Rechnungs-App für Kleinunternehmer. Versenden Sie professionelle Rechnungen, verfolgen Sie mehrstufige Auftragszahlungen, verwalten Sie Galerie-Kommission und dokumentieren Sie Firmenkunstverkäufe — alles von Ihrem Smartphone aus.