InvoiceFlow для продавців мистецтва: повний посібник з виставлення рахунків

Виставлення рахунків для галерейної консигнації, замовних робіт, прямих продажів, корпоративних закупівель і мистецьких ярмарків

Продавці мистецтва працюють за моделями виставлення рахунків, для яких більшість бізнесових інструментів не призначені: розрахунки за галерейну консигнацію з розподілом між художником і галереєю та умовами про попереднє погодження знижок, багатоетапні рахунки на передоплату замовлень, рахунки за прямі продажі з посиланням на сертифікат автентичності, корпоративні закупівлі з полями замовлень і примітками про авторські права та квитанції на місці продажу на ярмарках. InvoiceFlow обробляє все це з одного застосунку на Android — із шаблонами для кожного типу угоди, відстеженням передоплат за замовлення та професійним форматом, якого очікують галереї, колекціонери та корпоративні покупці.

Рахунки-розрахунки за галерейну консигнацію

Коли ваша робота перебуває в галереї на консигнації, ви отримуєте оплату лише тоді, коли твори продаються. Щомісячні розрахункові рахунки відстежують, що продалося, комісію галереї та вашу частку.

Розрахунок за галерейну консигнацію — [Назва галереї] — [Місяць Рік]:

Деталі рахунку:

• Галерея: [Назва] | Дата консигнаційної угоди: [Дата]
• Розрахунковий період: [Дата початку] – [Дата завершення]
• Розподіл художника: [N]% | Комісія галереї: [N]%

Твори, продані за цей період:

• [Назва] — [Техніка, розмір] | Продано [Дата] | Роздрібна ціна: [сума] $ × [N]% = [сума художника] $
• [Назва] — [Техніка, розмір] | Продано [Дата] | Роздрібна ціна: [сума] $ × [N]% = [сума художника] $
• Загальна виплата художнику: [підсумок] $

Стан запасів:

• Творів у галереї на початок періоду: [N]
• Продано творів: [N]
• Повернено творів (за наявності): [N]
• Творів у галереї на кінець періоду: [N] (список запасів у додатку)

Умови оплати: Net-15 Політика знижок: жодних знижок без письмового попереднього погодження художника. Несанкціоновані знижки вираховуються з комісії галереї, а не з виплати художнику.

Умова про попереднє погодження знижок

Це найважливіше доповнення до будь-якого консигнаційного рахунку. Без нього галерея може знизити ціну, щоб закрити продаж, і пропорційно перекласти знижку на вас — зменшивши вашу виплату без повідомлення чи погодження.

З цією умовою галерея покриває будь-яку несанкціоновану знижку зі своєї комісії, а не з вашої. Галереї, які не погоджуються з цією політикою, варто переглянути.

Найкращі практики консигнації

• Просіть щомісячні розрахунки у фіксовану дату (перший робочий день наступного місяця — стандарт)
• Ведіть головний список запасів усіх переданих на консигнацію творів із галереєю, датою прийому та узгодженою роздрібною ціною
• Встановіть максимальний строк консигнації (6–12 місяців), після якого непродані твори повертаються
• Фотографуйте всі твори перед передачею на консигнацію з примітками про стан

Рахунки за замовні роботи

Замовні роботи — портрети, твори для конкретного місця, серії — потребують поетапної оплати. Перший платіж захищає вас, якщо клієнт скасовує замовлення; наступні платежі захищають вас упродовж усього виробництва.

Замовлення твору — [Ім’я клієнта] — Замовлення #[####] — [Дата]:

Деталі замовлення:

• Твір: [Опис — назва, техніка, розміри, сюжет]
• Специфікації: [Детальні вимоги, референсні зображення]
• Терміни: орієнтовно [Початок] – [діапазон дат завершення]
• Спосіб доставки: [Самовивіз зі студії / Відправлення / Монтаж художником]
• Сертифікат автентичності: включено

Графік оплати:

• Етап 1 — Передоплата (50%, без повернення, при укладенні угоди): [сума] $ Термін передоплати: [Дата]
• Етап 2 — Проміжний платіж (25%, при затвердженні ескізу/концепції): [сума] $ Термін проміжного платежу: після затвердження клієнтом [ескізу/фотографії/проміжного вигляду]
• Етап 3 — Решта суми (25%, при доставці): [сума] $ Термін решти суми: при доставці/самовивозі/монтажі

Загальна вартість замовлення: [підсумок] $

Політика скасування:

• Передоплата не повертається після підписання
• Скасування після платежу Етапу 2: стягується 75% від загальної вартості
• Усі незавершені та завершені роботи за скасованими замовленнями залишаються власністю художника й можуть бути продані

Коли використовувати два, а коли три етапи

• До 2 000 $: два етапи — 50% передоплата, 50% решта при доставці
• 2 000–5 000 $: два або три етапи залежно від складності та термінів
• Понад 5 000 $: три етапи — передоплата, проміжний, доставка
• Понад 15 000 $: розгляньте чотири етапи з частішими проміжними платежами

Етапи захищають вас пропорційно до зобов’язань. Робота за 500 $ не потребує трьох рахунків; корпоративний монтаж за 15 000 $ — потребує.

Рахунки за прямі продажі мистецтва

Для продажів зі студії, на мистецьких ярмарках чи через власний вебсайт:

Продаж мистецтва — [Ім’я покупця] — [Дата]:

• Твір: [Назва] | Техніка: [Опис] | Розмір: [Ш × В дюймів/см] | Рік: [Рік]
• Стан: [Новий / Як описано]
• Ціна продажу: [сума] $
• Доставка та пакування (за потреби): [сума] $
• Страхування (за потреби): [сума] $
• Разом: [підсумок] $
• Оплата: [Готівка / Картка / Чек / Банківський переказ]
• Сертифікат автентичності: включено
• Провенанс: [Історія попередніх виставок, якщо доречно / Доступно на запит]

Формулювання про сертифікат автентичності

Додавайте до кожного рахунку за продаж оригінального твору: «Сертифікат автентичності включено. Цей документ слугує записом про продаж і провенанс твору, зазначеного вище».

Це встановлює обидва документи — рахунок і сертифікат — як частину ланцюга провенансу. Колекціонерам, оцінювачам і страховикам це врешті знадобиться.

Рахунки за корпоративні мистецькі закупівлі

Дизайнерським студіям, забудовникам і корпораціям, що купують мистецтво для комерційних приміщень, потрібен професійний формат із посиланням на замовлення та документацією про авторські права.

Корпоративна закупівля мистецтва — [Назва компанії] — [Дата]:

Деталі покупця:

• Компанія: [Назва] | Контакт для рахунків: [Ім’я, посада, email]
• Проєкт: [Облаштування офісу / Хол готелю / Комерційна забудова]
• Номер замовлення: [PO-####]

Твори:

• [Назва] | [Техніка, розміри] | [Рік] | Ціна: [сума] $
• [Назва] | [Техніка, розміри] | [Рік] | Ціна: [сума] $
• Проміжна сума за мистецтво: [підсумок] $
• Оформлення в раму на замовлення (за потреби): [сума] $
• Послуги монтажу: [сума] $
• Доставка та страхування: [сума] $
• Загальна сума замовлення: [підсумок] $
• Умови оплати: Net-30

Юридичні примітки:

• Усі твори включають сертифікат автентичності
• Художник зберігає авторські права на всі твори. Продаж оригінального твору не передає прав на відтворення
• Відтворення, цифрове розповсюдження чи комерційне використання вимагають окремої письмової ліцензійної угоди

Чому корпоративним покупцям потрібна примітка про авторські права

Корпоративні покупці часто вважають, що купівля фізичного твору також дає їм права на його відтворення. Найпоширеніший сценарій: компанія хоче використати куплену картину у своїх маркетингових матеріалах, на вебсайті чи як основу для брендованого мерчу. Нічого з цього не входить у продаж.

Якщо ви не включите примітку про авторські права в рахунок, уперше це питання зазвичай постає як конфлікт, а не як запитання. Включайте її в кожен корпоративний продаж.

Квитанції з мистецьких ярмарків і ринків

Квитанція з мистецького ярмарку — [Ім’я художника/студії] — [Дата]:

• Ярмарок/подія: [Назва, місто]
• Покупець: [Ім’я] (необов’язково, для обліку колекціонера)
• Твір: [Назва] | [Техніка, розмір] | [Рік]: [ціна] $
• Репродукція (за наявності): [Назва, номер тиражу] [ціна] $
• Разом: [підсумок] $
• Оплата: [Готівка / Картка]
• Сертифікат автентичності: включено до оригінального твору
• Контакт: [Вебсайт студії, email]

Надсилайте на email покупця одразу. Багато колекціонерів використовують квитанції для оформлення страхування.

Продаж репродукцій, обмежених тиражів і копій

Якщо ви продаєте репродукції чи обмежені тиражі поряд з оригіналами:

Продаж репродукції — [Ім’я покупця] — [Дата]:

• Твір: [Назва] — [Тип видання: Giclée-друк / Шовкографія / тощо]
• Тираж: [Номер]/[Загальний розмір тиражу] | Підписано: [Так / Ні]
• Папір/основа: [Опис]
• Розмір: [Розміри]
• Ціна: [сума] $
• Примітка: це видання [N] із [N] загалом. Додається сертифікат автентичності, що документує тираж.

Використання InvoiceFlow для виставлення рахунків продавцями мистецтва

Відстеження передоплат за замовлення: коли клієнт сплачує передоплату Етапу 1, InvoiceFlow записує платіж і генерує рахунок на проміжний платіж Етапу 2. Кожен етап посилається на той самий номер замовлення.

Шаблони галерейної консигнації: створіть шаблон щомісячного розрахунку з обчисленням відсотка на рівні позицій. Налаштуйте нагадування про повторюваний рахунок на перше число кожного місяця для кожної галереї на консигнації.

Примітки про авторські права в корпоративних рахунках: заздалегідь завантажте формулювання про авторські права та права на відтворення в поле Notes вашого шаблону корпоративного рахунку. Воно з’являється в кожному корпоративному рахунку без ручного введення.

Посилання на сертифікат автентичності: додайте примітку про сертифікат автентичності до шаблонів прямих і корпоративних продажів. Це займає десять секунд і встановлює документацію з першого рахунку.

Квитанції з ярмарків: створіть простий шаблон квитанції з ярмарку. На ярмарку заповніть назву твору, розмір, техніку та ціну. Надішліть на email покупця, перш ніж він піде від вашого стенду.

Прозорість ціноутворення для покупців мистецтва

Розгляньте можливість додати внизу рахунку коротку примітку для серйозних покупців-колекціонерів:

«Цей твір автентифіковано [Ім’я художника] як оригінальний твір. Продаж включає сертифікат автентичності, що документує техніку, розміри, рік і провенанс. Запитання: [контакт]».

Це додає формальності, яку цінують покупці дорогих творів, і зменшує кількість запитань після продажу.

Завантажте InvoiceFlow. Створіть рахунок за замовлення з поетапною оплатою. Створіть розрахунок за галерейну консигнацію з умовою про відсутність знижок. Замовлення, що починається з підписаного рахунку на передоплату, — це замовлення, яке завершується повною оплатою, і документація, що робить вашу роботу колекційною.

InvoiceFlow — це безкоштовний застосунок для виставлення рахунків на Android, створений для власників малого бізнесу. Надсилайте професійні рахунки, відстежуйте багатоетапні платежі за замовлення, керуйте галерейною консигнацією та документуйте корпоративні продажі мистецтва — усе з телефону.