InvoiceFlow cho người bán tác phẩm nghệ thuật: Cẩm nang lập hóa đơn đầy đủ

Lập hóa đơn cho ký gửi phòng tranh, đặt vẽ theo yêu cầu, bán trực tiếp, mua sắm doanh nghiệp và hội chợ nghệ thuật

Người bán tác phẩm nghệ thuật hoạt động qua nhiều mô hình lập hóa đơn mà hầu hết công cụ hóa đơn doanh nghiệp không được thiết kế cho: đối soát hàng ký gửi phòng tranh với việc chia doanh thu họa sĩ–phòng tranh và điều khoản duyệt trước giảm giá, hóa đơn đặt cọc nhiều giai đoạn cho đơn đặt vẽ, hóa đơn bán trực tiếp có tham chiếu giấy chứng nhận xác thực, mua sắm doanh nghiệp với trường PO và ghi chú bản quyền, cùng biên nhận bán tại hội chợ. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android — với các mẫu cho từng loại giao dịch, theo dõi đặt cọc cho đơn đặt vẽ, và định dạng chuyên nghiệp mà phòng tranh, nhà sưu tập và người mua doanh nghiệp mong đợi.

Hóa đơn đối soát hàng ký gửi phòng tranh

Khi tác phẩm của bạn được ký gửi tại một phòng tranh, bạn chỉ được trả tiền khi tác phẩm bán được. Hóa đơn đối soát hằng tháng theo dõi những gì đã bán, hoa hồng của phòng tranh và phần của bạn.

Đối soát hàng ký gửi phòng tranh — [Tên phòng tranh] — [Tháng Năm]:

Thông tin tài khoản:

• Phòng tranh: [Tên] | Ngày thỏa thuận ký gửi: [Ngày]
• Kỳ đối soát: [Ngày bắt đầu] – [Ngày kết thúc]
• Tỷ lệ họa sĩ: [N]% | Hoa hồng phòng tranh: [N]%

Tác phẩm bán được trong kỳ:

• [Tên] — [Chất liệu, kích thước] | Bán [Ngày] | Giá bán lẻ: [số tiền] $ × [N]% = [số tiền của họa sĩ] $
• [Tên] — [Chất liệu, kích thước] | Bán [Ngày] | Giá bán lẻ: [số tiền] $ × [N]% = [số tiền của họa sĩ] $
• Tổng chi trả cho họa sĩ: [tổng] $

Tình trạng tồn kho:

• Tác phẩm tại phòng tranh đầu kỳ: [N]
• Tác phẩm đã bán: [N]
• Tác phẩm trả lại (nếu có): [N]
• Tác phẩm tại phòng tranh cuối kỳ: [N] (kèm danh sách tồn kho)

Điều khoản thanh toán: Net-15 Chính sách giảm giá: Không giảm giá nếu chưa có sự chấp thuận bằng văn bản của họa sĩ. Các khoản giảm giá trái phép sẽ bị trừ vào hoa hồng của phòng tranh, không phải vào phần chi trả cho họa sĩ.

Điều khoản duyệt trước giảm giá

Đây là bổ sung quan trọng nhất cho bất kỳ hóa đơn ký gửi phòng tranh nào. Không có nó, một phòng tranh có thể giảm giá để chốt đơn và chuyển khoản giảm đó theo tỷ lệ sang bạn — làm giảm khoản chi trả của bạn mà không thông báo hay xin phép.

Với điều khoản này, phòng tranh phải gánh mọi khoản giảm giá trái phép từ hoa hồng của họ, không phải của bạn. Những phòng tranh không đồng ý với chính sách này rất đáng để bạn cân nhắc lại.

Thực hành tốt trong ký gửi

• Yêu cầu đối soát hằng tháng vào một ngày cố định (ngày làm việc đầu tiên của tháng kế tiếp là thông lệ)
• Giữ một danh sách tồn kho tổng của mọi tác phẩm ký gửi kèm phòng tranh, ngày nhận và giá bán lẻ đã thống nhất
• Đặt thời hạn ký gửi tối đa (6–12 tháng), sau đó tác phẩm chưa bán được trả lại
• Chụp ảnh mọi tác phẩm trước khi ký gửi kèm ghi chú về tình trạng

Hóa đơn đặt vẽ theo yêu cầu

Các đơn đặt vẽ theo yêu cầu — chân dung, tác phẩm gắn với không gian cụ thể, bộ tác phẩm — cần thanh toán theo giai đoạn. Lần thanh toán đầu bảo vệ bạn nếu khách hủy; các lần thanh toán sau bảo vệ bạn xuyên suốt quá trình sáng tác.

Đặt vẽ tác phẩm — [Tên khách hàng] — Đơn #[####] — [Ngày]:

Chi tiết đơn đặt vẽ:

• Tác phẩm: [Mô tả — tên, chất liệu, kích thước, chủ đề]
• Yêu cầu kỹ thuật: [Yêu cầu chi tiết, ảnh tham chiếu]
• Tiến độ: Dự kiến [Bắt đầu] – [Khoảng ngày hoàn thành]
• Phương thức giao: [Nhận tại studio / Vận chuyển / Họa sĩ lắp đặt]
• Giấy chứng nhận xác thực: Kèm theo

Lịch thanh toán:

• Giai đoạn 1 — Đặt cọc (50%, không hoàn lại, thanh toán khi thỏa thuận): [số tiền] $ Hạn đặt cọc: [Ngày]
• Giai đoạn 2 — Thanh toán theo tiến độ (25%, thanh toán khi duyệt bản phác/ý tưởng): [số tiền] $ Hạn thanh toán tiến độ: Khi khách duyệt [bản phác/ảnh chụp/bản đang thực hiện]
• Giai đoạn 3 — Phần còn lại (25%, thanh toán khi giao): [số tiền] $ Hạn thanh toán phần còn lại: Khi giao/nhận/lắp đặt

Tổng phí đặt vẽ: [tổng] $

Chính sách hủy đơn:

• Tiền cọc không hoàn lại sau khi ký
• Hủy sau khi thanh toán Giai đoạn 2: tính 75% tổng phí
• Mọi tác phẩm đang thực hiện và đã hoàn thành của đơn bị hủy vẫn thuộc quyền sở hữu của họa sĩ và có thể được bán

Khi nào dùng hai giai đoạn so với ba giai đoạn

• Dưới 2.000 $: Hai giai đoạn — cọc 50%, 50% còn lại khi giao
• 2.000–5.000 $: Hai hoặc ba giai đoạn tùy độ phức tạp và tiến độ
• Trên 5.000 $: Ba giai đoạn — đặt cọc, giữa kỳ, giao hàng
• Trên 15.000 $: Cân nhắc bốn giai đoạn với các đợt thanh toán tiến độ thường xuyên hơn

Các giai đoạn bảo vệ bạn tương ứng với mức cam kết. Một tác phẩm 500 $ không cần ba hóa đơn; một tác phẩm lắp đặt doanh nghiệp 15.000 $ thì cần.

Hóa đơn bán tác phẩm trực tiếp

Cho các giao dịch bán từ studio, hội chợ nghệ thuật hoặc website của bạn:

Bán tác phẩm — [Tên người mua] — [Ngày]:

• Tác phẩm: [Tên] | Chất liệu: [Mô tả] | Kích thước: [R × C inch/cm] | Năm: [Năm]
• Tình trạng: [Mới / Đúng như mô tả]
• Giá bán: [số tiền] $
• Vận chuyển và đóng gói (nếu có): [số tiền] $
• Bảo hiểm (nếu có): [số tiền] $
• Tổng: [tổng] $
• Thanh toán: [Tiền mặt / Thẻ / Séc / Chuyển khoản]
• Giấy chứng nhận xác thực: Kèm theo
• Nguồn gốc: [Lịch sử triển lãm trước đó nếu liên quan / Cung cấp khi có yêu cầu]

Cách diễn đạt về giấy chứng nhận xác thực

Đưa vào mọi hóa đơn bán tác phẩm gốc: “Kèm theo giấy chứng nhận xác thực. Chứng từ này là bằng chứng về việc bán và nguồn gốc của tác phẩm nêu trên.”

Điều này thiết lập cả hai chứng từ — hóa đơn và giấy chứng nhận — như một phần của chuỗi nguồn gốc. Nhà sưu tập, chuyên gia thẩm định và công ty bảo hiểm sớm muộn sẽ cần đến.

Hóa đơn mua sắm nghệ thuật doanh nghiệp

Các công ty thiết kế, chủ đầu tư và tập đoàn mua tác phẩm cho không gian thương mại cần định dạng chuyên nghiệp với tham chiếu PO và chứng từ bản quyền.

Mua sắm nghệ thuật doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

Thông tin người mua:

• Công ty: [Tên] | Người liên hệ thanh toán: [Tên, chức danh, email]
• Dự án: [Hoàn thiện văn phòng / Sảnh khách sạn / Phát triển thương mại]
• Số PO: [PO-####]

Tác phẩm:

• [Tên] | [Chất liệu, kích thước] | [Năm] | Giá: [số tiền] $
• [Tên] | [Chất liệu, kích thước] | [Năm] | Giá: [số tiền] $
• Tạm tính tác phẩm: [tổng] $
• Đóng khung theo yêu cầu (nếu có): [số tiền] $
• Dịch vụ lắp đặt: [số tiền] $
• Vận chuyển và bảo hiểm: [số tiền] $
• Tổng đơn hàng: [tổng] $
• Điều khoản thanh toán: Net-30

Ghi chú pháp lý:

• Tất cả tác phẩm đều kèm giấy chứng nhận xác thực
• Họa sĩ giữ bản quyền mọi tác phẩm. Việc bán tác phẩm gốc không chuyển giao quyền sao chép
• Việc sao chép, phân phối số hóa hoặc sử dụng thương mại đòi hỏi một thỏa thuận cấp phép riêng bằng văn bản

Vì sao người mua doanh nghiệp cần ghi chú bản quyền

Người mua doanh nghiệp thường cho rằng mua vật thể cũng đồng nghĩa với việc có quyền sao chép nó. Tình huống phổ biến nhất: một công ty muốn dùng bức tranh đã mua trong tài liệu marketing, website hoặc làm cơ sở cho hàng hóa thương hiệu. Không có điều nào trong số này nằm trong giao dịch bán.

Nếu bạn không đưa ghi chú bản quyền vào hóa đơn, lần đầu vấn đề này nổi lên thường là một xung đột — chứ không phải một câu hỏi. Hãy đưa nó vào mọi giao dịch bán cho doanh nghiệp.

Biên nhận hội chợ và chợ nghệ thuật

Biên nhận hội chợ nghệ thuật — [Tên họa sĩ/Studio] — [Ngày]:

• Hội chợ/sự kiện: [Tên, thành phố]
• Người mua: [Tên] (tùy chọn, để lưu hồ sơ nhà sưu tập)
• Tác phẩm: [Tên] | [Chất liệu, kích thước] | [Năm]: [giá] $
• Tranh in/bản sao (nếu có): [Tên, số bản in] [giá] $
• Tổng: [tổng] $
• Thanh toán: [Tiền mặt / Thẻ]
• Giấy chứng nhận xác thực: Kèm theo tác phẩm gốc
• Liên hệ: [Website studio, email]

Gửi ngay đến email của người mua. Nhiều nhà sưu tập dùng biên nhận để làm hồ sơ bảo hiểm.

Bán tranh in, bản giới hạn và bản sao

Nếu bạn bán tranh in hoặc bản giới hạn bên cạnh tác phẩm gốc:

Bán tranh in — [Tên người mua] — [Ngày]:

• Tác phẩm: [Tên] — [Loại bản: In giclée / In lụa / v.v.]
• Bản: [Số]/[Tổng số bản] | Có chữ ký: [Có / Không]
• Giấy/chất nền: [Mô tả]
• Kích thước: [Kích thước]
• Giá: [số tiền] $
• Ghi chú: Đây là bản [N] trong tổng số [N] bản. Kèm theo một giấy chứng nhận xác thực ghi lại thông tin bản in.

Sử dụng InvoiceFlow để lập hóa đơn cho người bán tác phẩm

Theo dõi đặt cọc đơn đặt vẽ: Khi khách thanh toán tiền cọc Giai đoạn 1, InvoiceFlow ghi nhận khoản thanh toán và tạo hóa đơn thanh toán theo tiến độ Giai đoạn 2. Mỗi giai đoạn tham chiếu cùng một số đơn đặt vẽ.

Mẫu ký gửi phòng tranh: Dựng một mẫu đối soát hằng tháng với phép tính phần trăm ở cấp từng mục. Đặt lời nhắc hóa đơn định kỳ vào ngày đầu mỗi tháng cho từng phòng tranh đang ký gửi.

Ghi chú bản quyền trên hóa đơn doanh nghiệp: Nạp sẵn nội dung về bản quyền và quyền sao chép vào trường Ghi chú của mẫu hóa đơn doanh nghiệp. Nó xuất hiện trên mọi hóa đơn doanh nghiệp mà không cần nhập thủ công.

Tham chiếu giấy chứng nhận xác thực: Thêm ghi chú về giấy chứng nhận xác thực vào mẫu hóa đơn bán trực tiếp và bán cho doanh nghiệp. Chỉ mất mười giây và thiết lập chứng từ ngay từ hóa đơn đầu tiên.

Biên nhận hội chợ: Dựng một mẫu biên nhận hội chợ đơn giản. Tại hội chợ, điền tên tác phẩm, kích thước, chất liệu và giá. Gửi đến email người mua trước khi họ rời gian hàng.

Minh bạch giá cho người mua tác phẩm

Cân nhắc thêm một ghi chú ngắn ở cuối hóa đơn cho những nhà sưu tập nghiêm túc:

“Tác phẩm này đã được [Tên họa sĩ] xác thực là một tác phẩm gốc. Giao dịch bán bao gồm một giấy chứng nhận xác thực ghi lại chất liệu, kích thước, năm sáng tác và nguồn gốc. Mọi thắc mắc: [liên hệ].”

Điều này bổ sung tính trang trọng mà những nhà sưu tập giá trị cao trân trọng, đồng thời giảm bớt thắc mắc sau khi bán.

Tải InvoiceFlow. Dựng hóa đơn đặt vẽ với thanh toán theo giai đoạn. Dựng bảng đối soát ký gửi phòng tranh với điều khoản không giảm giá. Đơn đặt vẽ bắt đầu bằng một hóa đơn đặt cọc đã ký là đơn đặt vẽ kết thúc với thanh toán đầy đủ — và là chứng từ khiến tác phẩm của bạn trở nên có giá trị sưu tầm.

InvoiceFlow là một ứng dụng lập hóa đơn miễn phí trên Android được xây dựng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Gửi hóa đơn chuyên nghiệp, theo dõi thanh toán đặt vẽ nhiều giai đoạn, quản lý hàng ký gửi phòng tranh và lập chứng từ bán tác phẩm cho doanh nghiệp — tất cả từ điện thoại của bạn.