InvoiceFlow для продавцов искусства: полное руководство по выставлению счетов

Счета за консигнацию в галерее, индивидуальные заказы, прямые продажи, корпоративные закупки и арт-ярмарки

Продавцы искусства работают в моделях расчётов, под которые большинство деловых инструментов выставления счетов попросту не рассчитаны: расчёты по консигнации в галерее с разделом долей художник–галерея и пунктами о предварительном согласовании скидок, многоэтапные счета на задаток за заказы, счета за прямые продажи со ссылками на сертификат подлинности, корпоративные закупки с полями для номера заказа на покупку и примечаниями об авторских правах, а также розничные чеки на ярмарках. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного приложения для Android — с шаблонами для каждого типа сделки, отслеживанием задатков по заказам и профессиональным форматом, которого ожидают галереи, коллекционеры и корпоративные покупатели.

Расчётные счета по консигнации в галерее

Когда ваша работа находится в галерее на консигнации, вы получаете оплату только тогда, когда произведения продаются. Ежемесячные расчётные счета отслеживают, что продано, комиссию галереи и вашу долю.

Расчёт по консигнации — [Название галереи] — [Месяц, год]:

Данные счёта:

• Галерея: [Название] | Дата договора консигнации: [Дата]
• Расчётный период: [Дата начала] – [Дата окончания]
• Доля художника: [N]% | Комиссия галереи: [N]%

Работы, проданные за этот период:

• [Название] — [Техника, размер] | Продано [Дата] | Розничная цена: $[сумма] × [N]% = $[сумма художника]
• [Название] — [Техника, размер] | Продано [Дата] | Розничная цена: $[сумма] × [N]% = $[сумма художника]
• Итого к выплате художнику: $[итого]

Состояние остатков:

• Работ в галерее на начало периода: [N]
• Работ продано: [N]
• Работ возвращено (если есть): [N]
• Работ в галерее на конец периода: [N] (прилагается опись остатков)

Условия оплаты: Net-15 Политика скидок: Скидки не предоставляются без письменного предварительного согласования с художником. Несогласованные скидки вычитаются из комиссии галереи, а не из выплаты художнику.

Пункт о предварительном согласовании скидок

Это самое важное дополнение к любому консигнационному счёту. Без него галерея может снизить цену, чтобы закрыть сделку, и пропорционально переложить скидку на вас — уменьшив вашу выплату без уведомления или согласования.

С этим пунктом галерея покрывает любую несогласованную скидку из своей комиссии, а не из вашей. Галереи, не согласные с такой политикой, стоит пересмотреть.

Лучшие практики консигнации

• Запрашивайте ежемесячные расчёты в фиксированную дату (первый рабочий день следующего месяца — стандарт)
• Ведите мастер-опись всех консигнированных работ с указанием галереи, даты приёмки и согласованной розничной цены
• Устанавливайте максимальный срок консигнации (6–12 месяцев), после которого непроданные работы возвращаются
• Фотографируйте все работы перед передачей на консигнацию с заметками о состоянии

Счета за индивидуальные заказы

Индивидуальные заказы — портреты, работы под конкретное место, серии — требуют поэтапной оплаты. Первый платёж защищает вас, если клиент отменяет заказ; последующие платежи защищают вас на протяжении всего производства.

Художественный заказ — [Имя клиента] — Заказ #[####] — [Дата]:

Детали заказа:

• Работа: [Описание — название, техника, габариты, сюжет]
• Спецификации: [Подробные требования, референсные изображения]
• Сроки: Ориентировочно [Начало] – [Диапазон даты завершения]
• Способ доставки: [Самовывоз из мастерской / Отправка / Монтаж художником]
• Сертификат подлинности: прилагается

График оплаты:

• Этап 1 — Задаток (50%, невозвратный, при заключении договорённости): $[сумма] Срок задатка: [Дата]
• Этап 2 — Промежуточный платёж (25%, при одобрении эскиза/концепции): $[сумма] Срок промежуточного платежа: При одобрении клиентом [эскиза/фотографии/промежуточного вида]
• Этап 3 — Остаток (25%, при доставке): $[сумма] Срок остатка: При доставке/самовывозе/монтаже

Итого стоимость заказа: $[итого]

Политика отмены:

• Задаток невозвратен с момента подписания
• Отмена после оплаты Этапа 2: взимается 75% от полной стоимости
• Все незавершённые и завершённые работы по отменённым заказам остаются собственностью художника и могут быть проданы

Когда использовать два, а когда три этапа

• До $2 000: Два этапа — 50% задаток, 50% остаток при доставке
• $2 000–$5 000: Два или три этапа в зависимости от сложности и сроков
• Свыше $5 000: Три этапа — задаток, середина, доставка
• Свыше $15 000: Рассмотрите четыре этапа с более частыми промежуточными платежами

Этапы защищают вас пропорционально обязательствам. Работе за $500 не нужны три счёта; корпоративной инсталляции за $15 000 — нужны.

Счета за прямые продажи произведений

Для продаж из мастерской, на арт-ярмарках или с вашего собственного сайта:

Продажа произведения — [Имя покупателя] — [Дата]:

• Работа: [Название] | Техника: [Описание] | Размер: [Ш × В дюймы/см] | Год: [Год]
• Состояние: [Новое / Как описано]
• Цена продажи: $[сумма]
• Доставка и упаковка (если применимо): $[сумма]
• Страхование (если применимо): $[сумма]
• Итого: $[итого]
• Оплата: [Наличные / Карта / Чек / Банковский перевод]
• Сертификат подлинности: прилагается
• Провенанс: [Прошлая выставочная история при наличии / Предоставляется по запросу]

Формулировка сертификата подлинности

Включайте в каждый счёт за продажу оригинального произведения: «Сертификат подлинности прилагается. Этот документ служит записью о продаже и провенансе указанной выше работы».

Это устанавливает оба документа — счёт и сертификат — как часть цепочки провенанса. Коллекционерам, оценщикам и страховщикам это со временем понадобится.

Счета за корпоративные закупки искусства

Дизайн-студиям, девелоперам и корпорациям, покупающим искусство для коммерческих пространств, нужен профессиональный формат со ссылкой на заказ на покупку и документацией об авторских правах.

Корпоративная закупка искусства — [Название компании] — [Дата]:

Данные покупателя:

• Компания: [Название] | Контакт для счетов: [Имя, должность, email]
• Проект: [Отделка офиса / Холл отеля / Коммерческая застройка]
• Номер заказа на покупку: [PO-####]

Работы:

• [Название] | [Техника, габариты] | [Год] | Цена: $[сумма]
• [Название] | [Техника, габариты] | [Год] | Цена: $[сумма]
• Промежуточный итог за работы: $[итого]
• Индивидуальное оформление в раму (если применимо): $[сумма]
• Услуги монтажа: $[сумма]
• Доставка и страхование: $[сумма]
• Итого по заказу: $[итого]
• Условия оплаты: Net-30

Юридические примечания:

• Все работы сопровождаются сертификатом подлинности
• Художник сохраняет авторские права на все работы. Продажа оригинального произведения не передаёт права на воспроизведение
• Воспроизведение, цифровое распространение или коммерческое использование требует отдельного письменного лицензионного соглашения

Почему корпоративным покупателям нужно примечание об авторских правах

Корпоративные покупатели часто предполагают, что покупка физической работы даёт им и права на её воспроизведение. Самый частый сценарий: компания хочет использовать купленную картину в своих маркетинговых материалах, на сайте или как основу для брендированного мерча. Ничего из этого не включено в продажу.

Если вы не включите примечание об авторских правах в счёт, в первый раз эта тема обычно возникает как конфликт, а не как вопрос. Включайте его в каждую корпоративную продажу.

Чеки на арт-ярмарках и рынках

Чек арт-ярмарки — [Имя художника/название студии] — [Дата]:

• Ярмарка/событие: [Название, город]
• Покупатель: [Имя] (опционально, для записей коллекционера)
• Работа: [Название] | [Техника, размер] | [Год]: $[цена]
• Принт/репродукция (если применимо): [Название, номер тиража] $[цена]
• Итого: $[итого]
• Оплата: [Наличные / Карта]
• Сертификат подлинности: прилагается к оригинальной работе
• Контакт: [Сайт студии, email]

Отправьте на email покупателя сразу же. Многие коллекционеры используют чеки для оформления страховки.

Продажи принтов, ограниченных тиражей и репродукций

Если вы продаёте принты или ограниченные тиражи наряду с оригиналами:

Продажа принта — [Имя покупателя] — [Дата]:

• Работа: [Название] — [Тип тиража: Жикле-принт / Шелкография / и т. д.]
• Тираж: [Номер]/[Общий размер тиража] | Подписано: [Да / Нет]
• Бумага/основа: [Описание]
• Размер: [Габариты]
• Цена: $[сумма]
• Примечание: Это экземпляр [N] из [N] общего тиража. Прилагается сертификат подлинности, документирующий тираж.

Использование InvoiceFlow для выставления счетов продавцом искусства

Отслеживание задатков по заказам: Когда клиент оплачивает задаток Этапа 1, InvoiceFlow фиксирует платёж и формирует счёт на промежуточный платёж Этапа 2. Каждый этап ссылается на один и тот же номер заказа.

Шаблоны консигнации в галерее: Создайте шаблон ежемесячного расчёта с попозиционным расчётом процента. Настройте напоминание о повторяющемся счёте на первое число каждого месяца для каждой галереи на консигнации.

Примечания об авторских правах в корпоративных счетах: Заранее загрузите формулировку об авторских правах и правах на воспроизведение в поле «Примечания» вашего шаблона корпоративного счёта. Она появится в каждом корпоративном счёте без ручного ввода.

Ссылка на сертификат подлинности: Добавьте примечание о сертификате подлинности в шаблоны прямых и корпоративных продаж. Это занимает десять секунд и устанавливает документацию с первого счёта.

Чеки на ярмарках: Создайте простой шаблон чека для ярмарки. На ярмарке заполните название работы, размер, технику и цену. Отправьте на email покупателя до того, как он покинет ваш стенд.

Прозрачность ценообразования для покупателей искусства

Рассмотрите возможность включения краткого примечания внизу счёта для серьёзных покупателей-коллекционеров:

«Эта работа подтверждена [Имя художника] как оригинальное произведение. Продажа включает сертификат подлинности, документирующий технику, габариты, год и провенанс. Вопросы: [контакт]».

Это добавляет формальности, которую ценят покупатели работ высокой стоимости, и уменьшает количество вопросов после продажи.

Скачайте InvoiceFlow. Составьте счёт за заказ с поэтапной оплатой. Составьте расчёт по консигнации с пунктом о запрете скидок. Заказ, который начинается с подписанного счёта на задаток, — это заказ, который заканчивается полной оплатой, и документация, которая делает вашу работу коллекционной.

InvoiceFlow — бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для владельцев малого бизнеса. Отправляйте профессиональные счета, отслеживайте многоэтапные платежи по заказам, управляйте консигнацией в галереях и документируйте корпоративные продажи искусства — всё с вашего телефона.