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InvoiceFlow para vendedores de arte: la guía completa de facturación

Facturación para consignación en galería, comisiones personalizadas, ventas directas, adquisición corporativa y ferias de arte

Los vendedores de arte operan con modelos de facturación para los que la mayoría de las herramientas de facturación empresarial no están diseñadas: liquidaciones de consignación en galería con repartos artista-galería y cláusulas de aprobación previa de descuentos, facturas de depósito de comisiones en varias etapas, facturas de venta directa con referencias al certificado de autenticidad, adquisiciones corporativas con campos de orden de compra y avisos de derechos de autor, y recibos de punto de venta en ferias. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android: con plantillas para cada tipo de transacción, seguimiento de depósitos para las comisiones y el formato profesional que las galerías, los coleccionistas y los compradores corporativos esperan.

Facturas de liquidación de consignación en galería

Cuando tu obra está en una galería en consignación, solo cobras cuando las piezas se venden. Las facturas de liquidación mensual registran lo vendido, la comisión de la galería y tu parte.

Liquidación de consignación en galería — [Nombre de la galería] — [Mes Año]:

Datos de la cuenta:

Obras vendidas en este periodo:

Estado del inventario:

Condiciones de pago: Net-15 Política de descuentos: No se aplican descuentos sin la aprobación previa por escrito del artista. Los descuentos no autorizados se deducirán de la comisión de la galería, no de la remesa del artista.

Cláusula de aprobación previa de descuentos

Esta es la adición más importante a cualquier factura de consignación en galería. Sin ella, una galería puede rebajar un precio para cerrar una venta y trasladarte el descuento de forma proporcional, reduciendo tu remesa sin aviso ni aprobación.

Con la cláusula, la galería absorbe cualquier descuento no autorizado de su comisión, no de la tuya. Las galerías que no estén de acuerdo con esta política merecen que te lo replantees.

Buenas prácticas de consignación

Facturas de comisiones personalizadas

PDF de factura para coleccionista generado por Invoice Flow app con la plantilla Elegant en Carbón — membrete de estudio, título de la obra, dimensiones y enmarcado en EUR
La plantilla Elegant en Carbón — un recibo de coleccionista tan cuidado como la propia obra.

Las comisiones personalizadas —retratos, obras específicas para un lugar, series— requieren pagos escalonados. El primer pago te protege si el cliente cancela; los pagos siguientes te protegen durante toda la producción.

Comisión de arte — [Nombre del cliente] — Comisión n.º [####] — [Fecha]:

Detalles de la comisión:

Calendario de pagos:

Total de honorarios de la comisión: [total] $

Política de cancelación:

Cuándo usar dos o tres etapas

Las etapas te protegen de forma proporcional al compromiso. Una pieza de 500 $ no necesita tres facturas; una instalación corporativa de 15.000 $ sí.

Facturas de venta directa de arte

Para ventas desde el estudio, ferias de arte o tu propio sitio web:

Venta de arte — [Nombre del comprador] — [Fecha]:

Texto del certificado de autenticidad

Incluye en toda factura de venta de arte original: “Certificado de autenticidad incluido. Este documento sirve como registro de venta y procedencia de la obra indicada arriba.”

Esto establece ambos documentos —la factura y el certificado— como parte de la cadena de procedencia. Los coleccionistas, tasadores y aseguradoras acabarán necesitando esto.

Facturas de adquisición de arte corporativo

Editor de facturas de Invoice Flow app de un vendedor de arte — un óleo sobre lino con título, dimensiones y año, un marco a medida y embalaje asegurado a París en EUR con procedencia y COA en campos personalizados
Título, técnica, dimensiones, procedencia — la factura pasa a formar parte del historial de la obra.

Los estudios de diseño, promotores y corporaciones que compran arte para espacios comerciales necesitan un formato profesional con referencia de orden de compra y documentación de derechos de autor.

Adquisición de arte corporativo — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

Datos del comprador:

Obras:

Notas legales:

Por qué los compradores corporativos necesitan la nota de derechos de autor

Los compradores corporativos suelen dar por sentado que comprar la obra física también les otorga los derechos para reproducirla. El escenario más común: una empresa quiere usar el cuadro comprado en su material de marketing, sitio web o como base para productos de marca. Nada de esto está incluido en una venta.

Si no incluyes la nota de derechos de autor en la factura, la primera vez que surge el tema suele ser un conflicto, no una pregunta. Inclúyela en cada venta corporativa.

Recibos de ferias de arte y mercados

Recibo de feria de arte — [Nombre del artista/estudio] — [Fecha]:

Envíalo al correo electrónico del comprador de inmediato. Muchos coleccionistas usan los recibos para programar su seguro.

Ventas de láminas, ediciones limitadas y reproducciones

Documentos de Invoice Flow app de un vendedor de arte: una venta original a un coleccionista de París, un encargo de retrato con anticipo pagado, un pedido corporativo de arte de oficina y una venta de impresión pagada
Originales, encargos, pedidos corporativos, impresiones: cada venta registrada y fechada.

Si vendes láminas o ediciones limitadas junto con obras originales:

Venta de lámina — [Nombre del comprador] — [Fecha]:

Cómo usar InvoiceFlow para la facturación de vendedores de arte

Seguimiento de depósitos de comisiones: Cuando un cliente paga el depósito de la Etapa 1, InvoiceFlow registra el pago y genera la factura del pago intermedio de la Etapa 2. Cada etapa hace referencia al mismo número de comisión.

Plantillas de consignación en galería: Crea una plantilla de liquidación mensual con el cálculo del porcentaje a nivel de artículo. Configura un recordatorio de factura recurrente el día uno de cada mes para cada galería en consignación.

Notas de derechos de autor en facturas corporativas: Precarga el texto sobre derechos de autor y de reproducción en el campo de Notas de tu plantilla de factura corporativa. Aparece en cada factura corporativa sin necesidad de introducirlo manualmente.

Referencia del certificado de autenticidad: Añade la nota del certificado de autenticidad a tus plantillas de venta directa y venta corporativa. Lleva diez segundos y establece la documentación desde la primera factura.

Recibos de feria: Crea una plantilla sencilla de recibo de feria. En la feria, rellena el título de la obra, el tamaño, la técnica y el precio. Envíalo al correo electrónico del comprador antes de que abandone tu puesto.

Transparencia de precios para los compradores de arte

Considera incluir una breve nota al pie de la factura para los coleccionistas serios:

“Esta obra ha sido autentificada por [Nombre del artista] como una obra original. La venta incluye un certificado de autenticidad que documenta la técnica, las dimensiones, el año y la procedencia. Consultas: [contacto].”

Esto añade una formalidad que los coleccionistas de alto valor aprecian y reduce las preguntas tras la venta.

Descarga InvoiceFlow. Crea la factura de comisión con pagos escalonados. Crea la liquidación de consignación de galería con la cláusula de no descuento. La comisión que empieza con una factura de depósito firmada es la comisión que termina con el pago completo, y con la documentación que hace que tu obra sea coleccionable.

InvoiceFlow es una app de facturación gratuita para Android creada para pequeños empresarios. Envía facturas profesionales, haz seguimiento de pagos de comisiones en varias etapas, gestiona la consignación en galería y documenta las ventas de arte corporativo, todo desde tu teléfono.