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Wie aus dem Bauernmarktstand ein regionales Großhandelskonto wurde

Von Ingrid Sorensen, Herstellerin von Spezialitäten-Lebensmitteln — Madison, WI

Ich begann 2019, auf dem Dane County Farmers Market zu verkaufen — Eingemachtes in kleinen Chargen, Eingelegtes und fermentierte Lebensmittel unter dem Namen Northfield Provisions. Mein Samstagsstand machte je nach Saison 1.100 bis 1.400 $. Ich hatte Stammkunden. Ich hatte eine Warteliste für meine fermentierte scharfe Soße. Ich hatte eine Visitenkarte mit einem handgezeichneten Glas darauf.

Im März 2020 blieb eine Feinkost-Einkäuferin einer regionalen Genossenschaftskette an meinem Stand stehen. Sie kaufte zwei Gläser meines Sauerkrauts und ein Glas meines Habanero-Honigs. Sie reichte mir ihre Karte und sagte, sie seien immer auf der Suche nach lokalen Herstellern. Ihre Läden führten über 600 Spezialitäten-Lebensmittel. Ihre typische Großhandelsbestellung lag bei 24 Einheiten pro SKU pro Standort über 8 Filialen.

Auf der Heimfahrt rechnete ich nach. 24 Einheiten × 8 Filialen × 6 SKUs zu meinem Großhandelspreis ergaben rund 6.048 $ pro Bestellung. Sie bestellten quartalsweise nach.

Ich hatte keine Großhandels-Preisstruktur, keine Rechnungsvorlage mit einem Bestellnummernfeld, keine Möglichkeit zu verfolgen, welche Filialen welche Bestellungen aufgegeben hatten, und keine Ahnung, wie eine Genossenschafts-Großhandelsvereinbarung aussah. Ich hatte eine Tabellenkalkulation und ein Stoßgebet.

Ich rief sie am nächsten Tag an und sagte, ich arbeite daran, meine Großhandelsunterlagen zusammenzustellen. Die nächsten zwei Wochen verbrachte ich damit, die Rechnungsstruktur aufzubauen, bevor ich antwortete.

Die Rechnung, die das Konto freischaltete

Die Kreditorenbuchhaltung der Genossenschaft lief auf 30 Tage netto mit Bestellnummern. Sie brauchten eine formelle Rechnung, keine E-Mail-Quittung. Ihre Einkäufer mussten Produktcodes, Stückpreise, Kartonmengen und Lieferbedingungen sehen.

Das habe ich in InvoiceFlow aufgebaut:

Großhandelsbestellung — Northfield Provisions — [Name der Genossenschaft] — [Datum]:

Kontodaten:

Positionen:

Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto Mindestbestellung: 12 Einheiten pro SKU pro Standort Nachbestellzyklus: Quartalsweise

Sie genehmigten die erste Bestellung innerhalb einer Woche. Die Bestellung kam an einem Dienstag; bis Donnerstag hatte ich 1.392 $ in Rechnung gestellt und die Lieferung terminiert.

Aufbau der vollständigen Großhandelsstruktur

Invoice Flow app Rechnungseditor eines handwerklichen Lebensmittelherstellers – Hot Honey, Wildblütenhonig und Eingemachtes zu Großhandels-Stückpreisen mit Kistenrabatt und Chargencodes
Gläser, Kisten, Chargencodes – eine Lieferantenrechnung, die ein Lebensmitteleinkäufer nachverfolgen und ablegen kann.

Das Genossenschaftskonto zwang mich, aufzubauen, was ich von Anfang an hätte haben sollen: eine echte Großhandels-Preisstruktur und eine separate Vorlage für jede Kontoart.

Meine Preisstufen:

Ich baute für jede Stufe eine separate InvoiceFlow-Vorlage mit vorab hinterlegten korrekten Preisen. Wenn ein neuer Feinkosthändler anrief, öffnete ich die Vorlage für den Feinkost-Großhandel, trug die Kontodaten ein, und der Preis stimmte bereits.

Bauernmarktrechnungen

Der Direktverkauf auf dem Markt war einfach, aber ich begann, Quittungen auszustellen, nachdem ein Großhandelseinkäufer am Stand nach einem Kaufbeleg fragte.

Bauernmarktverkauf — Northfield Provisions — [Datum]:

Der Chargencode und das Produktionsdatum erwiesen sich als wichtig: Einer meiner Genossenschaftseinkäufer nutzte sie, um die Haltbarkeit zu verfolgen und den Verderb in ihrem Warenwirtschaftssystem zu reduzieren. Es ließ mich professionell aussehen. Es rettete mich auch, als ein Laden einmal behauptete, Ware nahe dem Verfallsdatum erhalten zu haben — ich konnte die Rechnung heraussuchen und Produktions- und Lieferdaten vorweisen.

Restaurant- und Gastronomiekonten

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines Lebensmittelherstellers — eine wöchentliche Dauerbestellung für ein Café und eine monatliche Supermarkt-Nachbestellung
Die wöchentliche Café-Bestellung und die Supermarkt-Nachbestellung stellen sich im Turnus selbst in Rechnung.

Zwei Farm-to-Table-Restaurants in Madison begannen zu bestellen, nachdem ein Koch mich auf dem Markt gefunden hatte. Restaurantkonten unterscheiden sich vom Feinkost-Großhandel — sie verwenden meine Produkte in Gerichten, verkaufen sie nicht weiter. Kleinere Mengen, engere Margen auf ihrer Seite, und sie wünschen sich Flexibilität.

Gastronomiebestellung — [Name des Restaurants] — [Datum]:

Positionen:

Restaurantkonten zahlen schneller als Einzelhandelskonten, weil sie näher an ihrem tatsächlichen Bedarf bestellen. Eine Lebensmittelgenossenschaft plant Quartale im Voraus; ein Restaurant ruft an, wenn es zur Neige geht. Ich halte die Restaurantbedingungen bei 15 Tagen netto, weil die Dringlichkeit ihres Bestellzyklus bedeutet, dass sie tatsächlich pünktlich zahlen.

Abonnement- und CSA-artige Programme

Nach drei Jahren auf dem Markt hatte ich Stammkunden, die garantierten Zugang zu Produkten aus limitierten Chargen wollten, bevor sie ausverkauft waren. Ich baute ein monatliches Abonnementprogramm auf: Abonnenten zahlten für eine kuratierte Monatsbox und bekamen die erste Wahl bei limitierten Chargen.

Monatliche Provisions-Box — [Name des Abonnenten] — [Monat Jahr]:

InvoiceFlow erstellt und versendet die Abonnementrechnung automatisch am 1. Wenn ich anfange, die Boxen zu packen, sind die Rechnungen bereits raus und die meisten Abonnenten haben über den Zahlungslink auf der Rechnung bezahlt. Bei Abonnementbestellungen laufe ich keiner Zahlung hinterher.

Spezialitäten-Geschenkbestellungen

Dokumente eines Spezialitäten-Lebensmittelbetriebs in der Invoice Flow app – eine Bestellung eines Lebensmittelhändlers, eine Exportrechnung in EUR, ein bezahlter Firmen-Geschenkkorb-Auftrag und ein bezahlter Café-Auftrag
Lebensmittelhandel, Export in Euro, Firmenkörbe, Café-Belieferung – das ganze Handelsbuch auf einem Bildschirm.

Lebensmittelgeschenke zu Feiertagen, betriebliche Wellnessprogramme und Mitarbeitergeschenke lokaler Firmen wurden zu einem stetigen Umsatzkanal im vierten Quartal.

Spezialitäten-Lebensmittelgeschenk — [Firmen- oder Kundenname] — [Datum]:

Firmengeschenkbestellungen haben lange Vorlaufzeiten — ich brauche die Anzahlung, bevor ich die Spezialzutaten für große Produktionsläufe kaufe. Die 50-%-Anzahlungsregel entstand aus einem vierten Quartal, in dem ich 80 Geschenksets für eine Firma produzierte, die sich umstrukturierte und die Bestellung stornierte. Ich blieb auf den Zutatenkosten sitzen. Das passierte nie wieder.

Der Haltbarkeitshinweis

Rechnungen für Spezialitäten-Lebensmittel brauchen eine Sache, die die meisten anderen Rechnungen nicht brauchen: die Haltbarkeitsdokumentation.

Ich füge jeder Großhandelsrechnung einen Standardhinweis hinzu:

„Alle Produkte tragen Mindesthaltbarkeitsdaten auf der Verpackung. Northfield Provisions garantiert, dass das Produkt mit einer verbleibenden Mindesthaltbarkeit von [N] Wochen/Monaten geliefert wird. Chargenproduktionsunterlagen auf Anfrage erhältlich.”

Das ist wichtig für Einzelhandelskäufer. Ein Laden, der Produkt mit noch 2 Wochen Restlaufzeit bei 6 Monaten Haltbarkeit erhält, gibt es zurück und beanstandet die Rechnung. Die Haltbarkeitsgarantie auf der Rechnung ist Ihre Dokumentation, falls es je einen Streit gibt.

Vier Jahre später

Ich kündigte 2022 meinen Vollzeitjob in der Software.

Aktuelle monatliche Umsatzaufteilung:

Der Samstagsstand ist immer noch da. In der Saison bin ich die meisten Wochen auf dem Markt. Aber es ist nur noch ein Bruchteil des Geschäfts, und es ist der Ort, an dem Einkäufer mich immer noch finden.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie Großhandelsvorlagen für jede Kontostufe mit korrekten Preisen und Mindestbestellungen. Fügen Sie jeder Großhandelsrechnung Haltbarkeitshinweise hinzu. Richten Sie die automatische Abonnementabrechnung ein. Fügen Sie Geschenkbestellungen eine Anzahlungsstruktur hinzu. Der Genossenschaftseinkäufer, der Ihr Produkt auf dem Markt aufgreift, ist der Anfang eines Großhandelskontos — wenn Sie die Rechnung haben, um es zu untermauern.

Ingrid Sorensen ist die Inhaberin von Northfield Provisions in Madison, Wisconsin, und stellt fermentierte Lebensmittel, Eingemachtes und Spezialitätengewürze in kleinen Chargen her, die im Großhandel an regionale Genossenschaften, unabhängige Händler und Restaurants sowie über Direktverkauf auf dem Markt und Abonnementprogramme verkauft werden.