Invoice Flow app icon Invoice Flow management Stáhnout aplikaci
CS

Stánek na farmářském trhu, který se stal regionálním velkoobchodním účtem

Napsala Ingrid Sorensen, výrobkyně speciálních potravin — Madison, WI

Na farmářském trhu Dane County jsem začala prodávat v roce 2019 — zavařeniny, nakládanou zeleninu a fermentované potraviny v malých šaržích pod názvem Northfield Provisions. Můj sobotní stánek vydělával 1 100 až 1 400 dolarů podle sezóny. Měla jsem stálé zákazníky. Měla jsem pořadník na svou fermentovanou pálivou omáčku. Měla jsem vizitku s ručně kreslenou sklenicí.

V březnu 2020 se u mého stánku zastavila nákupčí ze specializovaného obchodu regionálního řetězce družstevních prodejen. Koupila si dvě sklenice mého kysaného zelí a sklenici habaňového medu. Podala mi vizitku a řekla, že vždy hledají místní výrobce. Jejich prodejny nabízely přes 600 speciálních potravinářských položek. Jejich typická velkoobchodní objednávka byla 24 kusů na SKU na prodejnu napříč 8 prodejnami.

Cestou domů jsem to spočítala. 24 kusů × 8 prodejen × 6 SKU za mou velkoobchodní sazbu bylo zhruba 6 048 dolarů na objednávku. Objednávali čtvrtletně.

Neměla jsem žádnou strukturu velkoobchodních cen, žádnou šablonu faktury s polem pro číslo objednávky, žádný způsob, jak sledovat, které prodejny zadaly které objednávky, a žádnou představu o tom, jak vypadá velkoobchodní smlouva s družstvem. Měla jsem tabulku a modlitbu.

Druhý den jsem jí zavolala a řekla, že pracuji na sestavení svých velkoobchodních podkladů. Následující dva týdny jsem strávila budováním struktury faktur, než jsem jí odpověděla.

Faktura, která odemkla účet

Účtárna družstva fungovala se splatností 30 dní a čísly objednávek. Potřebovali formální fakturu, ne e-mailovou účtenku. Jejich nákupčí potřebovali vidět produktové kódy, jednotkové ceny, množství v kartonech a dodací podmínky.

Tady je to, co jsem vytvořila v InvoiceFlow:

Velkoobchodní objednávka — Northfield Provisions — [Název družstva] — [Datum]:

Údaje o účtu:

Položky:

Platební podmínky: Splatnost 30 dní Minimální objednávka: 12 kusů na SKU na prodejnu Cyklus opakovaných objednávek: Čtvrtletně

První objednávku schválili do týdne. Objednávka přišla v úterý; do čtvrtka jsem měla vyfakturováno 1 392 $ a naplánované dodání.

Budování kompletní velkoobchodní struktury

Editor faktur řemeslného výrobce potravin v aplikaci Invoice Flow — pálivý med, med z lučních květů a zavařeniny za velkoobchodní jednotkovou cenu se slevou za bednu a kódy šarží
Sklenice, bedny, kódy šarží — dodavatelská faktura, kterou nákupčí obchodu vysleduje a založí.

Účet družstva mě přinutil vybudovat to, co jsem měla mít od začátku: skutečnou strukturu velkoobchodních cen a samostatnou šablonu pro každý typ účtu.

Mé cenové úrovně:

Vytvořila jsem v InvoiceFlow samostatnou šablonu pro každou úroveň se správně přednastavenými cenami. Když zavolal nový specializovaný obchod, otevřela jsem maloobchodní velkoobchodní šablonu, vyplnila údaje o jejich účtu a ceny už byly správné.

Faktury z farmářského trhu

Přímý prodej na trhu byl jednoduchý, ale začala jsem vystavovat účtenky poté, co si velkoobchodní kupující u stánku vyžádal doklad o svém nákupu.

Prodej na farmářském trhu — Northfield Provisions — [Datum]:

Dávkový kód a datum výroby se ukázaly jako důležité: jeden z mých družstevních odběratelů je používal ke sledování trvanlivosti a snížení kažení ve svém systému skladových zásob. Působila jsem díky tomu profesionálně. Také mě to zachránilo, když jednou prodejna tvrdila, že obdržela produkt blízko konce trvanlivosti — mohla jsem vytáhnout fakturu a ukázat data výroby a dodání.

Restaurační a gastronomické účty

Opakované faktury v aplikaci Invoice Flow app u výrobce potravin — týdenní stálá objednávka kavárny a měsíční doplnění zásob obchodu
Týdenní objednávka kavárny a doplnění zásob obchodu se fakturují samy podle cyklu.

Dvě restaurace typu „farm-to-table“ v Madisonu začaly objednávat poté, co mě jeden šéfkuchař našel na trhu. Restaurační účty se liší od maloobchodního velkoobchodu — používají mé produkty v pokrmech, nepřeprodávají je. Menší objemy, těsnější marže na jejich straně a chtějí flexibilitu.

Gastronomická objednávka — [Název restaurace] — [Datum]:

Položky:

Restaurační účty platí rychleji než maloobchodní účty, protože objednávají blíže své skutečné potřebě. Družstevní obchod plánuje čtvrtletí dopředu; restaurace zavolá, když jim dochází zásoby. Restauracím ponechávám splatnost 15 dní, protože naléhavost jejich objednávkového cyklu znamená, že skutečně platí včas.

Předplatné a programy typu CSA

Po třech letech na trhu jsem měla stálé zákazníky, kteří chtěli zaručený přístup k limitovaným šaržím produktů dřív, než se vyprodají. Vytvořila jsem měsíční předplatitelský program: předplatitelé platili za kurátorovaný měsíční box a měli přednost při výběru limitovaných šarží.

Měsíční box Provisions — [Jméno předplatitele] — [Měsíc rok]:

InvoiceFlow automaticky vygeneruje a odešle fakturu za předplatné 1. dne. Než začnu balit boxy, faktury už jsou rozeslané a většina předplatitelů zaplatila platební metodou uvedenou na faktuře. U předplatitelských objednávek platby neháním.

Speciální dárkové objednávky

Dokumenty v Invoice Flow app pro firmu se speciálními potravinami — objednávka dodavatele pro obchod, exportní faktura v EUR, zaplacená firemní objednávka dárkových košů a zaplacená objednávka pro kavárnu
Obchod, export v eurech, firemní koše, dodávky pro kavárnu — celá obchodní kniha na jedné obrazovce.

Potravinové dárky na svátky, firemní wellness programy a dárky pro zaměstnance místních firem se staly stálým příjmovým kanálem ve čtvrtém čtvrtletí.

Objednávka dárkových speciálních potravin — [Název firmy nebo klienta] — [Datum]:

Firemní dárkové objednávky mají dlouhé dodací lhůty — potřebuji zálohu dřív, než nakoupím speciální suroviny pro velké výrobní série. Pravidlo 50% zálohy vzniklo z jednoho čtvrtého čtvrtletí, kdy jsem vyrobila 80 dárkových sad pro firmu, která prošla reorganizací a objednávku zrušila. Náklady na suroviny jsem zaplatila ze svého. To se už nikdy nestalo.

Poznámka o trvanlivosti

Faktury za speciální potraviny potřebují jednu věc, kterou většina ostatních faktur nemá: dokumentaci trvanlivosti.

Ke každé velkoobchodní faktuře přidávám standardní poznámku:

„Všechny produkty mají na obalu uvedeno datum spotřeby. Northfield Provisions garantuje, že produkt je dodáván s minimálně [N] týdny/měsíci zbývající trvanlivosti. Záznamy o výrobě šarží jsou k dispozici na vyžádání.“

To je pro maloobchodní odběratele důležité. Prodejna, která obdrží produkt se 2 týdny zbývajícími z 6měsíční trvanlivosti, jej vrátí a bude fakturu reklamovat. Záruka trvanlivosti na faktuře je vaším dokladem, pokud kdy dojde ke sporu.

O čtyři roky později

Práci v softwaru na plný úvazek jsem opustila v roce 2022.

Aktuální rozdělení měsíčních příjmů:

Sobotní stánek tam pořád je. Na trhu jsem stále většinu týdnů v sezóně. Ale je to teď jen zlomek podnikání a je to místo, kde mě odběratelé stále nacházejí.

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte velkoobchodní šablony pro každou úroveň účtu se správnými cenami a minimálními objednávkami. Přidejte poznámky o trvanlivosti ke každé velkoobchodní faktuře. Nastavte automatickou fakturaci předplatného. Přidejte strukturu záloh k dárkovým objednávkám. Družstevní nákupčí, který si vyzvedne váš produkt na trhu, je začátkem velkoobchodního účtu — pokud máte fakturu, která to podloží.

Ingrid Sorensen je majitelkou Northfield Provisions v Madisonu ve Wisconsinu, kde vyrábí fermentované potraviny, zavařeniny a speciální dochucovadla v malých šaržích, prodávané velkoobchodně regionálním družstvům, nezávislým obchodům, restauracím a přímým prodejem na trzích i prostřednictvím předplatitelských programů.