वह किसान बाज़ार की टेबल जो एक क्षेत्रीय थोक खाता बन गई

Ingrid Sorensen द्वारा, विशेष खाद्य उत्पादक — Madison, WI

मैंने 2019 में Dane County Farmers Market में बेचना शुरू किया — Northfield Provisions नाम के तहत छोटे-बैच प्रिज़र्व, अचार और फर्मेंटेड फूड। मेरी शनिवार की टेबल मौसम के अनुसार $1,100 से $1,400 तक कमा रही थी। मेरे नियमित ग्राहक थे। मेरी फर्मेंटेड हॉट सॉस के लिए प्रतीक्षा सूची थी। मेरे पास एक जार की हाथ से बनी तस्वीर वाला बिज़नेस कार्ड था।

मार्च 2020 में, एक क्षेत्रीय को-ऑप चेन की विशेष किराना खरीदार मेरी टेबल पर रुकी। उसने मेरी दो जार सॉरक्राउट और एक जार हबानेरो शहद खरीदा। उसने मुझे अपना कार्ड दिया और कहा कि वे हमेशा स्थानीय उत्पादकों की तलाश में रहते हैं। उनकी दुकानों में 600 से अधिक विशेष खाद्य वस्तुएँ थीं। उनका सामान्य थोक ऑर्डर 8 दुकानों में प्रति SKU प्रति स्थान 24 यूनिट था।

घर लौटते समय मैंने हिसाब लगाया। 24 यूनिट × 8 दुकानें × 6 SKU मेरी थोक दर पर लगभग $6,048 प्रति ऑर्डर था। वे हर तिमाही दोबारा ऑर्डर करते थे।

मेरे पास कोई थोक मूल्य संरचना नहीं थी, PO फ़ील्ड वाला कोई इनवॉइस टेम्पलेट नहीं था, यह ट्रैक करने का कोई तरीका नहीं था कि किस दुकान ने कौन सा ऑर्डर दिया, और यह भी नहीं पता था कि को-ऑप थोक समझौता कैसा दिखता है। मेरे पास एक स्प्रेडशीट और एक प्रार्थना थी।

मैंने अगले दिन उसे फ़ोन किया और कहा कि मैं अपनी थोक सामग्री तैयार करने पर काम कर रही हूँ। जवाब देने से पहले मैंने अगले दो हफ़्ते इनवॉइस संरचना बनाने में बिताए।

वह इनवॉइस जिसने खाता खोला

को-ऑप का अकाउंट्स पेयेबल PO नंबरों के साथ net-30 पर चलता था। उन्हें एक औपचारिक इनवॉइस चाहिए था, ईमेल रसीद नहीं। उनके खरीदारों को उत्पाद कोड, यूनिट मूल्य, केस मात्रा और डिलीवरी शर्तें देखनी थीं।

यहाँ बताया गया है कि मैंने InvoiceFlow में क्या बनाया:

Wholesale Order — Northfield Provisions — [को-ऑप का नाम] — [तारीख]:

खाता विवरण:

• खाता: [को-ऑप का नाम] | खाता #: [####]
• खरीदार संपर्क: [नाम, ईमेल]
• PO नंबर: [PO-####]
• पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र: फ़ाइल में | प्रमाणपत्र #: [####]
• डिलीवरी: [स्थान का पता] | [तारीख]

आइटम:

• Fermented Sauerkraut (16oz) — SKU NP-001 | केस मात्रा: 12 | यूनिट मूल्य: $4.25 | विस्तारित: $51.00
• Spicy Kimchi (16oz) — SKU NP-002 | केस मात्रा: 12 | यूनिट मूल्य: $4.75 | विस्तारित: $57.00
• Habanero Honey (8oz) — SKU NP-004 | केस मात्रा: 12 | यूनिट मूल्य: $5.50 | विस्तारित: $66.00
• उप-योग: $174.00 प्रति स्थान
• 8 स्थान × $174.00 = $1,392.00
• डिलीवरी: शामिल (वितरण केंद्र तक समेकित डिलीवरी)
• ऑर्डर कुल: $1,392.00

भुगतान शर्तें: Net-30 न्यूनतम ऑर्डर: 12 यूनिट प्रति SKU प्रति स्थान पुनः-ऑर्डर चक्र: त्रैमासिक

उन्होंने एक हफ़्ते के भीतर पहला ऑर्डर मंज़ूर कर दिया। PO मंगलवार को आया; गुरुवार तक मैंने $1,392 का इनवॉइस बना लिया था और डिलीवरी शेड्यूल कर दी थी।

पूरी थोक संरचना बनाना

को-ऑप खाते ने मुझे वह बनाने पर मजबूर किया जो मेरे पास शुरू से होना चाहिए था: एक असली थोक मूल्य संरचना और प्रत्येक खाता प्रकार के लिए एक अलग टेम्पलेट।

मेरे मूल्य स्तर:

• किसान बाज़ार / सीधी खुदरा: पूर्ण मूल्य ($9.50–$14.00 खुदरा)
• विशेष खुदरा थोक (को-ऑप, स्वतंत्र किराना): खुदरा पर 42–45% छूट
• वितरक / क्षेत्रीय खाते (बड़ी मात्रा): खुदरा पर 50–55% छूट
• रेस्तरां और खाद्य सेवा (कम मात्रा, विशेष उपयोग): खुदरा पर 35–40% छूट

मैंने प्रत्येक स्तर के लिए सही मूल्य पहले से लोड करके एक अलग InvoiceFlow टेम्पलेट बनाया। जब कोई नया विशेष किराना विक्रेता फ़ोन करता, तो मैं खुदरा थोक टेम्पलेट खोलती, उनके खाते का विवरण भरती, और मूल्य पहले से सही होता।

किसान बाज़ार इनवॉइस

बाज़ार में सीधी बिक्री सरल थी, लेकिन मैंने रसीदें जारी करना तब शुरू किया जब टेबल पर एक थोक खरीदार ने अपनी खरीद के दस्तावेज़ माँगे।

Farmers Market Sale — Northfield Provisions — [तारीख]:

• आयोजन: Dane County Farmers Market
• आइटम:
• कुल: $[कुल]
• भुगतान: [नकद / कार्ड / UPI]
• नोट: बैच कोड [####] | उत्पादित [तारीख] | सर्वोत्तम-पूर्व [तारीख]

बैच कोड और उत्पादन तारीख अहम साबित हुई: मेरे एक को-ऑप खरीदार ने इनका उपयोग शेल्फ लाइफ ट्रैक करने और अपने इन्वेंट्री सिस्टम में खराबी कम करने के लिए किया। इससे मैं पेशेवर दिखी। इसने तब भी मुझे बचाया जब एक दुकान ने एक बार दावा किया कि उन्हें एक्सपायरी के करीब उत्पाद मिला — मैं इनवॉइस निकालकर उत्पादन और डिलीवरी की तारीखें दिखा सकती थी।

रेस्तरां और खाद्य सेवा खाते

Madison के दो फार्म-टू-टेबल रेस्तरां ने तब ऑर्डर देना शुरू किया जब एक शेफ ने मुझे बाज़ार में ढूँढ़ा। रेस्तरां खाते खुदरा थोक से अलग होते हैं — वे मेरे उत्पादों को व्यंजनों में इस्तेमाल करते हैं, पुनर्विक्रय नहीं। कम मात्रा, उनके सिरे पर सख़्त मार्जिन, और वे लचीलापन चाहते हैं।

Food Service Order — [रेस्तरां का नाम] — [तारीख]:

• खाता: [रेस्तरां का नाम] | संपर्क: [शेफ/प्रबंधक का नाम]
• खाता प्रकार: खाद्य सेवा (पुनर्विक्रय के लिए नहीं)
• PO नंबर: [PO-####] (या छोटे ऑर्डर के लिए मौखिक अधिकार)

आइटम:

• [उत्पाद] — [SKU] | मात्रा: [N] | खाद्य सेवा मूल्य: $[दर] | विस्तारित: $[कुल]
• ऑर्डर कुल: $[कुल]
• भुगतान शर्तें: Net-15 (स्थापित खाते) / डिलीवरी पर देय (नए खाते)
• डिलीवरी: [तारीख] | ड्राइवर: [नाम या स्वयं-डिलीवरी]

रेस्तरां खाते खुदरा खातों से तेज़ी से भुगतान करते हैं क्योंकि वे अपनी वास्तविक ज़रूरत के करीब ऑर्डर देते हैं। एक किराना को-ऑप तिमाहियों पहले योजना बनाता है; एक रेस्तरां तब फ़ोन करता है जब उसका स्टॉक कम होता है। मैं रेस्तरां शर्तें net-15 पर रखती हूँ क्योंकि उनके ऑर्डर चक्र की तात्कालिकता का मतलब है कि वे वास्तव में तुरंत भुगतान करते हैं।

सब्सक्रिप्शन और CSA-शैली कार्यक्रम

बाज़ार में तीन साल बाद, मेरे नियमित ग्राहक चाहते थे कि सीमित-बैच उत्पादों के बिकने से पहले उन्हें गारंटीशुदा पहुँच मिले। मैंने एक मासिक सब्सक्रिप्शन कार्यक्रम बनाया: सब्सक्राइबर एक क्यूरेटेड मासिक बॉक्स के लिए भुगतान करते और सीमित बैचों की पहली पसंद पाते।

Monthly Provisions Box — [सब्सक्राइबर का नाम] — [माह वर्ष]:

• सब्सक्रिप्शन: Northfield Provisions Monthly Box
• सामग्री: [N] मौसमी आइटम — [बदलता विवरण]
• सब्सक्रिप्शन दर: $[राशि]/माह
• हर महीने की 1 तारीख को इनवॉइस अपने आप बनकर भेजा जाता है
• इनवॉइस पर दिखाए गए भुगतान लिंक/तरीके से भुगतान करें
• स्किप: बिलिंग तारीख से 5 कार्यदिवस पूर्व सूचना
• रद्द करें: अगली बिलिंग तारीख से पहले कभी भी रद्द करें

InvoiceFlow हर महीने की 1 तारीख को सब्सक्रिप्शन इनवॉइस अपने आप बनाकर भेजता है। जब तक मैं बॉक्स पैक कर रही होती हूँ, तब तक इनवॉइस जा चुके होते हैं और अधिकांश सब्सक्राइबर इनवॉइस पर दिए भुगतान लिंक से भुगतान कर चुके होते हैं। मैं सब्सक्रिप्शन ऑर्डर पर भुगतान के पीछे नहीं भागती।

विशेष गिफ्ट ऑर्डर

छुट्टियों के लिए फूड गिफ्ट, कॉर्पोरेट वेलनेस कार्यक्रम और स्थानीय कंपनी कर्मचारी उपहार एक स्थिर Q4 राजस्व चैनल बन गए।

Specialty Food Gift Order — [कंपनी या ग्राहक का नाम] — [तारीख]:

• ऑर्डर: [छुट्टी उपहार / कॉर्पोरेट उपहार / कस्टम क्यूरेशन]
• प्राप्तकर्ता: [N]
• कॉन्फ़िगरेशन:
  • [आइटम 1] × [N]: $[कुल]
  • [आइटम 2] × [N]: $[कुल]
  • कस्टम लेबल/ब्रांडिंग (यदि लागू हो): $[सेटअप शुल्क] + $[प्रति यूनिट] × [N] = $[कुल]
  • गिफ्ट पैकेजिंग: $[राशि]
  • शिपिंग: $[राशि]
• ऑर्डर कुल: $[कुल]
• जमा (50%, ऑर्डर पुष्टि पर देय): $[जमा]
• शेष (उत्पादन/शिपमेंट से पहले देय): $[शेष]
• PO नंबर: [PO-####] | अनुमानित शिप तारीख: [तारीख]

कॉर्पोरेट गिफ्ट ऑर्डर की लीड टाइम लंबी होती है — बड़े उत्पादन रन के लिए विशेष सामग्री खरीदने से पहले मुझे जमा राशि चाहिए। 50% जमा नियम एक Q4 से आया जब मैंने एक कंपनी के लिए 80 गिफ्ट सेट बनाए जिसने पुनर्गठन के बाद ऑर्डर रद्द कर दिया। मुझे सामग्री की लागत खुद भरनी पड़ी। ऐसा फिर कभी नहीं हुआ।

शेल्फ लाइफ नोट

विशेष खाद्य इनवॉइस को एक ऐसी चीज़ की ज़रूरत होती है जो अधिकांश अन्य इनवॉइस को नहीं होती: शेल्फ लाइफ दस्तावेज़ीकरण।

मैं हर थोक इनवॉइस में एक मानक नोट जोड़ती हूँ:

“सभी उत्पादों की पैकेजिंग पर सर्वोत्तम-पूर्व तारीखें होती हैं। Northfield Provisions गारंटी देता है कि उत्पाद कम से कम [N] सप्ताह/माह शेष शेल्फ लाइफ के साथ डिलीवर किया जाता है। बैच उत्पादन रिकॉर्ड अनुरोध पर उपलब्ध हैं।”

यह खुदरा खरीदारों के लिए महत्वपूर्ण है। 6 महीने की शेल्फ लाइफ में से केवल 2 सप्ताह शेष के साथ उत्पाद प्राप्त करने वाली दुकान इसे वापस कर देगी और इनवॉइस पर विवाद करेगी। इनवॉइस पर शेल्फ लाइफ गारंटी किसी भी विवाद की स्थिति में आपका दस्तावेज़ है।

चार साल बाद

मैंने 2022 में पूर्णकालिक सॉफ़्टवेयर नौकरी छोड़ दी।

वर्तमान मासिक राजस्व विवरण:

• क्षेत्रीय को-ऑप थोक (8 स्थान, 6 SKU, त्रैमासिक ऑर्डर): औसतन लगभग $5,800/माह
• स्वतंत्र विशेष किराना और प्राकृतिक खाद्य दुकानें (11 खाते): लगभग $8,400/माह
• रेस्तरां और खाद्य सेवा खाते (6 रेस्तरां): लगभग $3,200/माह
• मासिक सब्सक्रिप्शन बॉक्स (38 सब्सक्राइबर): लगभग $2,090/माह
• किसान बाज़ार सीधी बिक्री (मौसमी): लगभग $2,400/माह
• विशेष गिफ्ट ऑर्डर (Q4 भारित): औसतन लगभग $1,600/माह
• कुल: लगभग $23,490/माह

शनिवार की टेबल अब भी वहाँ है। मैं अब भी मौसम में अधिकांश हफ़्ते बाज़ार करती हूँ। लेकिन यह अब व्यवसाय का एक अंश है, और यहीं खरीदार अब भी मुझे ढूँढ़ते हैं।

InvoiceFlow डाउनलोड करें। प्रत्येक खाता स्तर के लिए सही मूल्य और न्यूनतम ऑर्डर के साथ थोक टेम्पलेट बनाएँ। हर थोक इनवॉइस में शेल्फ लाइफ नोट जोड़ें। सब्सक्रिप्शन ऑटो-बिलिंग सेट करें। गिफ्ट ऑर्डर में जमा संरचना जोड़ें। जो को-ऑप खरीदार बाज़ार में आपका उत्पाद उठाता है, वह एक थोक खाते की शुरुआत है — बशर्ते आपके पास इसे साबित करने के लिए इनवॉइस हो।

Ingrid Sorensen, Madison, Wisconsin में Northfield Provisions की मालिक हैं, जो छोटे-बैच फर्मेंटेड फूड, प्रिज़र्व और विशेष कंडीमेंट बनाती हैं, जो क्षेत्रीय को-ऑप, स्वतंत्र किराना, रेस्तरां को थोक में और सीधी बाज़ार बिक्री तथा सब्सक्रिप्शन कार्यक्रमों के माध्यम से बेचे जाते हैं।