Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Прилавок на фермерському ринку, що став регіональним оптовим рахунком

Автор: Ingrid Sorensen, виробник спеціалізованих продуктів — Медісон, Вісконсин

Я почала продавати на фермерському ринку округу Дейн у 2019 році — консерви малими партіями, соління та ферментовані продукти під назвою Northfield Provisions. Мій суботній прилавок приносив від 1 100 до 1 400 $ залежно від сезону. У мене були постійні клієнти. У мене був список очікування на мій ферментований гострий соус. У мене була візитівка з намальованою від руки банкою.

У березні 2020 року покупець спеціалізованих продуктів із регіональної кооперативної мережі зупинився біля мого прилавка. Вона купила дві банки моєї квашеної капусти й банку мого меду з хабанеро. Вона дала мені свою візитівку й сказала, що вони завжди шукають місцевих виробників. У їхніх магазинах було понад 600 позицій спеціалізованих продуктів. Їхнє типове оптове замовлення становило 24 одиниці на SKU на локацію по 8 магазинах.

Я порахувала по дорозі додому. 24 одиниці × 8 магазинів × 6 SKU за моїм оптовим тарифом — це приблизно 6 048 $ за замовлення. Вони дозамовляли щоквартально.

У мене не було ані структури оптових цін, ані шаблону рахунку з полем PO, ані способу відстежувати, які магазини яке замовлення розмістили, ані уявлення про те, як виглядає кооперативна оптова угода. У мене була таблиця й молитва.

Я зателефонувала їй наступного дня й сказала, що працюю над підготовкою своїх оптових матеріалів. Наступні два тижні я витратила на побудову структури рахунків, перш ніж відповіла.

Рахунок, що відкрив рахунок

Кредиторська заборгованість кооперативу працювала на net-30 із номерами PO. Їм був потрібен офіційний рахунок, а не email-чек. Їхнім покупцям треба було бачити коди продуктів, ціни за одиницю, кількість ящиків і умови доставки.

Ось що я побудувала в InvoiceFlow:

Оптове замовлення — Northfield Provisions — [Назва кооперативу] — [Дата]:

Дані рахунку:

Позиції:

Умови оплати: Net-30 Мінімальне замовлення: 12 одиниць на SKU на локацію Цикл дозамовлення: щоквартально

Вони схвалили перше замовлення протягом тижня. PO надійшов у вівторок; до четверга я виставила рахунок на 1 392 $ і запланувала доставку.

Побудова повної оптової структури

Редактор рахунків ремісничого харчового виробника в Invoice Flow app — гострий мед, мед із польових квітів і заготовки за оптовою ціною за одиницю зі знижкою за ящик і кодами партій
Банки, ящики, коди партій — рахунок постачальника, який закупник продуктового може відстежити й підшити.

Кооперативний рахунок змусив мене побудувати те, що я мала мати від самого початку: справжню структуру оптових цін і окремий шаблон для кожного типу рахунку.

Мої цінові рівні:

Я побудувала окремий шаблон InvoiceFlow для кожного рівня з попередньо завантаженими правильними цінами. Коли телефонував новий спеціалізований продуктовий магазин, я відкривала шаблон роздрібного опту, заповнювала дані їхнього рахунку — і ціни вже були правильні.

Рахунки фермерського ринку

Прямі продажі на ринку були простими, але я почала видавати чеки після того, як оптовий покупець біля прилавка попросив документацію своєї покупки.

Продаж на фермерському ринку — Northfield Provisions — [Дата]:

Партійний код і дата виробництва виявилися важливими: один із моїх кооперативних покупців використовував їх для відстеження терміну придатності та зменшення псування у своїй системі обліку запасів. Це робило мене професійною. Це також врятувало мене, коли одного разу магазин заявив, що отримав продукт близько до закінчення терміну — я змогла витягнути рахунок і показати дати виробництва та доставки.

Рахунки ресторанів і громадського харчування

Регулярні рахунки в застосунку Invoice Flow виробника продуктів — щотижневе постійне замовлення кав’ярні та щомісячне поповнення продуктового магазину
Щотижневе замовлення кав’ярні та поповнення магазину виставляють себе самі за циклом.

Два ресторани формату «з ферми до столу» в Медісоні почали замовляти після того, як шеф-кухар знайшов мене на ринку. Ресторанні рахунки відрізняються від роздрібного опту — вони використовують мої продукти у стравах, а не перепродають їх. Менші обсяги, вужчі маржі з їхнього боку, і вони хочуть гнучкості.

Замовлення громадського харчування — [Назва ресторану] — [Дата]:

Позиції:

Ресторанні рахунки платять швидше за роздрібні, бо замовляють ближче до фактичної потреби. Продуктовий кооператив планує на квартали вперед; ресторан телефонує, коли запаси закінчуються. Я тримаю умови для ресторанів на net-15, бо терміновість їхнього циклу замовлення означає, що вони справді платять оперативно.

Підписні та CSA-подібні програми

Через три роки на ринку в мене були постійні клієнти, які хотіли гарантованого доступу до продуктів обмежених партій, перш ніж вони розпродадуться. Я побудувала щомісячну підписну програму: підписники платили за кураторський щомісячний бокс і отримували першочерговий вибір обмежених партій.

Щомісячний бокс провізії — [Ім’я підписника] — [Місяць Рік]:

InvoiceFlow автоматично формує й надсилає підписний рахунок 1-го числа. До того часу, як я пакую бокси, рахунки вже надіслані, і більшість підписників заплатили за посиланням на рахунку. Я не доганяю оплату за підписними замовленнями.

Спеціалізовані подарункові замовлення

Документи Invoice Flow app бізнесу делікатесів — замовлення для бакалійного постачальника, експортний рахунок у EUR, оплачене корпоративне замовлення подарункових кошиків та оплачене замовлення кафе
Бакалія, експорт у євро, корпоративні кошики, постачання кафе — уся торгова книга на одному екрані.

Харчові подарунки до свят, корпоративні велнес-програми та подарунки співробітникам місцевих компаній стали стабільним каналом доходу в Q4.

Замовлення подарунка зі спеціалізованих продуктів — [Назва компанії або клієнта] — [Дата]:

Корпоративні подарункові замовлення мають довгі терміни виконання — мені потрібен завдаток, перш ніж я купую спеціалізовані інгредієнти для великих виробничих циклів. Правило завдатку 50% з’явилося після одного Q4, коли я виробила 80 подарункових наборів для компанії, яка провела реорганізацію й скасувала замовлення. Я з’їла вартість інгредієнтів. Це більше ніколи не повторилося.

Примітка про термін придатності

Рахунки за спеціалізовані продукти потребують однієї речі, якої не потребує більшість інших рахунків: документації терміну придатності.

Я додаю стандартну примітку до кожного оптового рахунку:

«Усі продукти мають дати “спожити до” на упаковці. Northfield Provisions гарантує, що продукт постачається з щонайменше [N] тижнями/місяцями залишкового терміну придатності. Записи виробництва партій доступні на запит.»

Це важливо для роздрібних покупців. Магазин, який отримує продукт із 2 тижнями залишку при 6-місячному терміні придатності, поверне його й оскаржить рахунок. Гарантія терміну придатності на рахунку — це ваша документація, якщо колись виникне спір.

Чотири роки по тому

Я звільнилася з повноцінної роботи в софтверній компанії у 2022 році.

Поточна розбивка щомісячного доходу:

Суботній прилавок досі там. Я досі буваю на ринку майже щотижня в сезон. Але тепер це лише частка бізнесу, і це місце, де мене досі знаходять покупці.

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте оптові шаблони для кожного рівня рахунку з правильними цінами та мінімальними замовленнями. Додайте примітки про термін придатності до кожного оптового рахунку. Налаштуйте автоматичне виставлення підписних рахунків. Додайте структуру завдатків до подарункових замовлень. Покупець із кооперативу, який бере ваш продукт на ринку, — це початок оптового рахунку, якщо у вас є рахунок, щоб це підкріпити.

Ingrid Sorensen — власниця Northfield Provisions у Медісоні, Вісконсин, виробляє ферментовані продукти, консерви та спеціалізовані приправи малими партіями, які продаються оптом регіональним кооперативам, незалежним магазинам, ресторанам, а також через прямі ринкові продажі та підписні програми.