Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Toripöytä, josta tuli alueellinen tukkutili

Kirjoittanut Ingrid Sorensen, erikoiselintarvikkeiden tuottaja — Madison, WI

Aloitin myynnin Dane Countyn torilla vuonna 2019 — pieninä erinä säilykkeitä, suolakurkkuja ja fermentoituja elintarvikkeita nimellä Northfield Provisions. Lauantaipöytäni tuotti 1 100–1 400 dollaria vuodenajasta riippuen. Minulla oli vakioasiakkaita. Minulla oli jonotuslista fermentoidulle tuliselle kastikkeelleni. Minulla oli käyntikortti, jossa oli käsin piirretty purkki.

Maaliskuussa 2020 alueellisen osuuskuntaketjun erikoisruokaostaja pysähtyi pöytäni ääreen. Hän osti kaksi purkkia hapankaaliani ja purkin habanerohunajaani. Hän ojensi minulle korttinsa ja sanoi, että he etsivät aina paikallisia tuottajia. Heidän myymälänsä pitivät valikoimassaan yli 600 erikoiselintarviketta. Heidän tyypillinen tukkutilauksensa oli 24 kpl per SKU per toimipiste 8 myymälässä.

Laskin luvut kotimatkalla. 24 kpl × 8 myymälää × 6 SKU:ta tukkuhinnallani oli suunnilleen 6 048 dollaria per tilaus. He tekivät uusintatilauksia neljännesvuosittain.

Minulla ei ollut tukkuhinnoittelurakennetta, ei laskumallia ostotilauskentällä, ei tapaa seurata, mitkä myymälät olivat tehneet mitkä tilaukset, eikä aavistustakaan, miltä osuuskuntien tukkusopimus näytti. Minulla oli taulukkolaskenta ja rukous.

Soitin hänelle seuraavana päivänä ja sanoin, että työstin tukkumateriaalejani. Käytin seuraavat kaksi viikkoa laskurakenteen rakentamiseen ennen kuin vastasin.

Lasku, joka avasi tilin

Osuuskunnan ostoreskontra toimi netto 30 päivän ehdoilla ostotilausnumeroineen. He tarvitsivat muodollisen laskun, ei sähköpostikuittia. Heidän ostajansa tarvitsivat nähdä tuotekoodit, yksikköhinnat, laatikkomäärät ja toimitusehdot.

Näin rakensin InvoiceFlow’ssa:

Tukkutilaus — Northfield Provisions — [Osuuskunnan nimi] — [Päivämäärä]:

Tilin tiedot:

Tuotteet:

Maksuehdot: Netto 30 päivää Vähimmäistilaus: 12 kpl per SKU per toimipiste Uudelleentilaussykli: Neljännesvuosittain

He hyväksyivät ensimmäisen tilauksen viikon sisällä. Ostotilaus tuli tiistaina; minulla oli 1 392 $ laskutettu ja toimitus aikataulutettu torstaihin mennessä.

Täyden tukkurakenteen rakentaminen

Invoice Flow app -laskueditori käsityöläisruoan tuottajalta — hot honey, luonnonkukkahunaja ja säilykkeet tukkuhinnoittelulla laatikkoalennuksineen ja eräkoodeineen
Purkit, laatikot, eräkoodit — toimittajalasku jonka ruokakaupan ostaja voi jäljittää ja arkistoida.

Osuuskuntatili pakotti minut rakentamaan sen, mitä minulla olisi pitänyt olla alusta alkaen: aidon tukkuhinnoittelurakenteen ja erillisen mallin jokaiselle tilityypille.

Hintaportaani:

Rakensin erillisen InvoiceFlow-mallin jokaiselle tasolle oikea hinnoittelu valmiiksi ladattuna. Kun uusi erikoisruokakauppa soitti, avasin vähittäistukkumallin, täytin heidän tilitietonsa, ja hinnoittelu oli jo valmiiksi oikein.

Torimyyntilaskut

Suoramyynti torilla oli yksinkertaista, mutta aloin antaa kuitteja sen jälkeen, kun tukkuostaja pöydän ääressä pyysi dokumentaatiota ostostaan.

Torimyynti — Northfield Provisions — [Päivämäärä]:

Eräkoodi ja valmistuspäivä osoittautuivat merkityksellisiksi: yksi osuuskuntaostajistani käytti niitä säilyvyyden seurantaan ja pilaantumisen vähentämiseen varastojärjestelmässään. Se sai minut näyttämään ammattimaiselta. Se myös pelasti minut, kun eräs myymälä kerran väitti saaneensa tuotetta lähellä vanhenemispäivää — pystyin hakemaan laskun ja näyttämään valmistus- ja toimituspäivät.

Ravintola- ja ruokapalvelutilit

Invoice Flow app -toistuvat laskut elintarvikevalmistajalle — viikoittainen kahvilan vakiotilaus ja kuukausittainen ruokakaupan täydennys
Kahvilan viikkotilaus ja ruokakaupan täydennys laskuttavat itsensä syklissä.

Kaksi farm-to-table-ravintolaa Madisonissa alkoi tilata sen jälkeen, kun keittiömestari löysi minut torilta. Ravintolatilit eroavat vähittäistukusta — ne käyttävät tuotteitani ruoka-annoksissa, eivät jälleenmyy niitä. Pienemmät volyymit, tiukemmat marginaalit niiden päässä, ja ne haluavat joustavuutta.

Ruokapalvelutilaus — [Ravintolan nimi] — [Päivämäärä]:

Tuotteet:

Ravintolatilit maksavat nopeammin kuin vähittäistilit, koska ne tilaavat lähempänä todellista tarvettaan. Ruokaosuuskunta suunnittelee neljänneksiä eteenpäin; ravintola soittaa, kun varastot ovat vähissä. Pidän ravintolaehdot netto 15 päivässä, koska niiden tilaussyklin kiireellisyys tarkoittaa, että ne todella maksavat ripeästi.

Tilaus- ja CSA-tyyppiset ohjelmat

Kolmen torivuoden jälkeen minulla oli vakioasiakkaita, jotka halusivat taatun pääsyn rajallisen erän tuotteisiin ennen kuin ne myytiin loppuun. Rakensin kuukausittaisen tilausohjelman: tilaajat maksoivat kuratoidusta kuukausilaatikosta ja saivat ensivalinnan rajallisista eristä.

Kuukausittainen elintarvikelaatikko — [Tilaajan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

InvoiceFlow luo ja lähettää tilauslaskun automaattisesti kuukauden 1. päivä. Siihen mennessä, kun pakkaan laatikoita, laskut ovat jo lähteneet ja useimmat tilaajat ovat maksaneet laskun maksulinkillä. En joudu perimään maksua tilauksista.

Erikoislahjatilaukset

Invoice Flow app -dokumentit erikoiselintarvikeyritykseltä — päivittäistavaratoimittajan tilaus, EUR-vientilasku, maksettu yrityksen lahjakoritilaus ja maksettu kahvilatilaus
Päivittäistavara, vienti euroissa, yrityslahjakorit, kahvilatoimitus — koko kauppakirja yhdellä näytöllä.

Joulukauden elintarvikelahjat, yritysten hyvinvointiohjelmat ja paikallisten yritysten työntekijälahjat muodostuivat vakaaksi vuoden viimeisen neljänneksen tulokanavaksi.

Erikoiselintarvikelahjatilaus — [Yritys tai asiakkaan nimi] — [Päivämäärä]:

Yrityslahjatilauksilla on pitkät toimitusajat — tarvitsen ennakkomaksun ennen kuin ostan erikoisraaka-aineet suuriin tuotantoeriin. 50 %:n ennakkomaksusääntö syntyi yhdestä vuoden viimeisestä neljänneksestä, jolloin tuotin 80 lahjapakettia yritykselle, jossa tapahtui uudelleenjärjestely ja tilaus peruttiin. Kannoin raaka-ainekustannuksen. Se ei toistunut koskaan.

Säilyvyysmerkintä

Erikoiselintarvikelaskut tarvitsevat yhden asian, jota useimmat muut laskut eivät tarvitse: säilyvyysdokumentaation.

Lisään vakiomerkinnän jokaiseen tukkulaskuun:

“Kaikki tuotteet sisältävät parasta ennen -päivät pakkauksessa. Northfield Provisions takaa, että tuote toimitetaan vähintään [N] viikon/kuukauden säilyvyysajalla jäljellä. Erien tuotantotiedot saatavilla pyynnöstä.”

Tällä on merkitystä vähittäisostajille. Myymälä, joka vastaanottaa tuotteen 2 viikon jäljellä olevalla ajalla 6 kuukauden säilyvyydestä, palauttaa sen ja riitauttaa laskun. Säilyvyystakuu laskussa on dokumentaatiosi, jos riitaa koskaan syntyy.

Neljä vuotta myöhemmin

Jätin kokoaikaisen ohjelmistotyön vuonna 2022.

Nykyinen kuukausitulojen jakautuma:

Lauantaipöytä on yhä paikallaan. Käyn yhä torilla useimpina viikkoina kaudella. Mutta se on nyt murto-osa liiketoiminnasta, ja se on paikka, josta ostajat yhä löytävät minut.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna tukkumallit kullekin tilitasolle oikealla hinnoittelulla ja vähimmäistilauksilla. Lisää säilyvyysmerkinnät jokaiseen tukkulaskuun. Aseta tilausten automaattilaskutus. Lisää ennakkomaksurakenne lahjatilauksiin. Osuuskuntaostaja, joka poimii tuotteesi torilta, on tukkutilin alku — jos sinulla on lasku sen tueksi.

Ingrid Sorensen on Northfield Provisionsin omistaja Madisonissa, Wisconsinissa. Hän tuottaa pieninä erinä fermentoituja elintarvikkeita, säilykkeitä ja erikoismausteita, joita myydään tukkuna alueellisille osuuskunnille, itsenäisille ruokakaupoille ja ravintoloille sekä suoran torimyynnin ja tilausohjelmien kautta.