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从农贸市场摊位到区域批发账户

作者：Ingrid Sorensen，特色食品生产商——威斯康星州麦迪逊市

我从 2019 年开始在 Dane County 农贸市场摆摊——以 Northfield Provisions 的名号售卖小批量蜜饯、泡菜和发酵食品。我周六的摊位视季节能做到 $1,100 到 $1,400 的销售额。我有回头客。我的发酵辣酱有等候名单。我还有一张画着手绘罐子的名片。

2020 年 3 月，一位来自区域合作社连锁店的特色食品采购员在我的摊位前停了下来。她买了两罐我的酸菜和一罐哈瓦那辣蜂蜜。她递给我她的名片，说他们一直在寻找本地生产商。他们的门店经销超过 600 种特色食品。他们典型的批发订单是每家门店每个 SKU 24 件，覆盖 8 家门店。

回家的路上我算了一笔账。24 件 × 8 家门店 × 6 个 SKU，按我的批发价大约是每单 $6,048。他们每季度再订一次。

我当时没有批发定价结构，没有带采购订单号字段的发票模板，没有办法追踪哪家门店下了哪笔订单，也不知道合作社批发协议长什么样。我只有一个电子表格和一句祈祷。

第二天我给她打了电话，说我正在整理我的批发资料。在回复之前，我花了接下来的两周搭建发票结构。

那张打开账户大门的发票

这家合作社的应付账款采用 net-30 加采购订单号。他们需要一份正式发票，而不是一封电子邮件收据。他们的采购员需要看到产品代码、单价、箱装数量和交货条款。

以下是我在 InvoiceFlow 中搭建的内容：

批发订单——Northfield Provisions——[合作社名称]——[日期]：

账户信息：

商品：

付款条件：Net-30 最低起订量：每家门店每个 SKU 12 件 再订周期：每季度

他们在一周内批准了第一笔订单。采购订单在周二发来；到周四我已经开好了 $1,392 的发票并安排好交货。

搭建完整的批发结构

Invoice Flow app 中一位手工食品生产商的发票编辑器——辣蜂蜜、野花蜂蜜和果酱按批发单价计费，含整箱折扣和批次代码
瓶装、整箱、批次代码——一张杂货采购方可溯源、可归档的供应商发票。

合作社账户逼着我搭建了本该一开始就有的东西：一套真正的批发定价结构，以及针对每种账户类型的独立模板。

我的价格分级：

我为每个价格层级搭建了一个独立的 InvoiceFlow 模板，并预先载入正确的定价。当一家新的特色杂货商打来电话时，我打开零售批发模板，填入他们的账户信息，价格就已经是对的。

农贸市场发票

市场上的直接销售很简单，但在一位批发买家在摊位前索要购买凭证之后，我开始出具收据。

农贸市场销售——Northfield Provisions——[日期]：

批次代码和生产日期后来证明很重要：我的一位合作社买家用它们来追踪保质期，减少库存系统中的损耗。这让我显得很专业。它还救了我一次——有一家门店曾声称他们收到的产品临近过期，而我可以调出发票，出示生产和交货日期。

餐厅和餐饮服务账户

Invoice Flow app 食品生产商的周期性发票——一份每周咖啡馆固定订单和一份每月杂货店补货
咖啡馆的每周订单和杂货店补货按周期自动开票。

麦迪逊有两家农场直供餐厅在一位厨师于市场上找到我之后开始下单。餐厅账户与零售批发不同——他们把我的产品用在菜品里，而不是转售。数量更小，他们那端的利润更薄，而且他们希望有灵活性。

餐饮服务订单——[餐厅名称]——[日期]：

商品：

餐厅账户比零售账户付款更快，因为他们下单更贴近实际需求。杂货合作社会提前几个季度计划；餐厅则在快用完时才打电话。我把餐厅的付款条件定为 net-15，因为他们订货周期的紧迫性意味着他们确实会及时付款。

订阅制与 CSA 式项目

在市场经营了三年后，我有了一批回头客，他们希望在限量批次产品售罄之前有保证的获取渠道。我搭建了一个每月订阅项目：订阅者为一个精心搭配的每月礼盒付费，并可优先挑选限量批次。

每月食材礼盒——[订阅者姓名]——[月份 年份]：

InvoiceFlow 会在每月 1 日自动生成并发送订阅发票。等我开始打包礼盒时，发票早已发出，大多数订阅者已通过发票上的付款链接完成支付。我不用再为订阅订单催款。

特色礼品订单

Invoice Flow app 中特色食品业务的单据——一份杂货供应商订单、一张 EUR 出口发票、一笔已付的企业礼篮订单和一笔已付的咖啡馆订单
杂货、以欧元结算的出口、企业礼篮、咖啡馆供货——整本贸易账尽在一屏。

节日食品礼物、企业健康福利项目和本地公司员工礼品成了稳定的第四季度营收渠道。

特色食品礼品订单——[公司或客户名称]——[日期]：

企业礼品订单的交付周期很长——在进行大批量生产之前，我需要先收到定金才能采购特色原料。50% 定金规则源于某个第四季度：我为一家公司生产了 80 套礼盒，结果对方因重组而取消了订单。我自己承担了原料成本。此后再没发生过这种事。

保质期备注

特色食品发票需要一样大多数其他发票都不需要的东西：保质期说明。

我在每张批发发票上都加上一条标准备注：

“所有产品包装上均标注最佳食用期。Northfield Provisions 保证产品交付时至少剩余 [N] 周/月的保质期。批次生产记录可应要求提供。”

这对零售买家很重要。一家门店若收到一款保质期 6 个月却只剩 2 周的产品，会退货并对发票提出异议。发票上的保质期保证就是万一发生争议时你的凭证。

四年之后

我在 2022 年辞去了全职软件工作。

当前月度营收构成：

周六的摊位还在。旺季里我大多数周末仍会去赶集。但它如今只占业务的一小部分，而它依然是买家找到我的地方。

下载 InvoiceFlow。为每个账户层级搭建带有正确定价和最低起订量的批发模板。在每张批发发票上加上保质期备注。设置订阅自动计费。为礼品订单加上定金结构。那位在市场上买下你产品的合作社采购员，正是一个批发账户的起点——前提是你有一张发票来支撑它。

Ingrid Sorensen 是威斯康星州麦迪逊市 Northfield Provisions 的所有者，生产小批量发酵食品、蜜饯和特色调味品，批发供应给区域合作社、独立杂货商、餐厅，并通过直接市场销售和订阅项目销售。