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La mesa del mercado de agricultores que se convirtió en una cuenta mayorista regional

Por Ingrid Sorensen, productora de alimentos gourmet — Madison, WI

Empecé a vender en el Dane County Farmers Market en 2019 — conservas, encurtidos y alimentos fermentados de lote pequeño bajo el nombre Northfield Provisions. Mi mesa de los sábados generaba entre $1,100 y $1,400 según la temporada. Tenía clientes habituales. Tenía una lista de espera para mi salsa picante fermentada. Tenía una tarjeta de presentación con un frasco dibujado a mano.

En marzo de 2020, una compradora de una cadena regional de cooperativas gourmet se detuvo en mi mesa. Compró dos frascos de mi chucrut y un frasco de mi miel de habanero. Me entregó su tarjeta y dijo que siempre estaban buscando productores locales. Sus tiendas ofrecían más de 600 artículos de alimentos gourmet. Su pedido mayorista típico era de 24 unidades por SKU por ubicación en 8 tiendas.

Hice las cuentas en el camino de vuelta a casa. 24 unidades × 8 tiendas × 6 SKUs a mi tarifa mayorista eran aproximadamente $6,048 por pedido. Reordenaban trimestralmente.

No tenía una estructura de precios mayoristas, ni una plantilla de factura con campo de orden de compra, ni forma de rastrear qué tiendas habían hecho qué pedidos, ni idea de cómo era un acuerdo mayorista con una cooperativa. Tenía una hoja de cálculo y una plegaria.

La llamé al día siguiente y le dije que estaba preparando mis materiales para el mayoreo. Pasé las dos semanas siguientes construyendo la estructura de facturación antes de responderle.

La factura que desbloqueó la cuenta

Las cuentas por pagar de la cooperativa funcionaban con neto 30 y números de orden de compra. Necesitaban una factura formal, no un recibo por correo. Sus compradores necesitaban ver códigos de producto, precios unitarios, cantidades por caja y condiciones de entrega.

Esto es lo que construí en InvoiceFlow:

Pedido mayorista — Northfield Provisions — [Nombre de la cooperativa] — [Fecha]:

Datos de la cuenta:

Artículos:

Condiciones de pago: Neto 30 Pedido mínimo: 12 unidades por SKU por ubicación Ciclo de reabastecimiento: Trimestral

Aprobaron el primer pedido en menos de una semana. La orden de compra llegó un martes; para el jueves ya tenía $1,392 facturados y la entrega programada.

Construyendo la estructura mayorista completa

Editor de facturas de Invoice Flow app de un productor de alimentos artesanales: miel picante, miel de flores silvestres y conservas a precio unitario mayorista con descuento por caja y códigos de lote
Frascos, cajas, códigos de lote: una factura de proveedor que un comprador de supermercado puede rastrear y archivar.

La cuenta de la cooperativa me obligó a construir lo que debí haber tenido desde el principio: una estructura de precios mayoristas real y una plantilla distinta para cada tipo de cuenta.

Mis niveles de precios:

Construí una plantilla de InvoiceFlow distinta para cada nivel con los precios correctos precargados. Cuando llamaba una nueva tienda gourmet, abría la plantilla de mayoreo minorista, completaba los datos de su cuenta y el precio ya estaba correcto.

Facturas del mercado de agricultores

Las ventas directas en el mercado eran sencillas, pero empecé a emitir recibos después de que un comprador mayorista en la mesa pidiera documentación de su compra.

Venta en mercado de agricultores — Northfield Provisions — [Fecha]:

El código de lote y la fecha de producción resultaron importar: uno de mis compradores de la cooperativa los usó para rastrear la vida útil y reducir el desperdicio en su sistema de inventario. Me hizo parecer profesional. También me salvó cuando una tienda afirmó una vez que había recibido producto próximo a caducar: pude sacar la factura y mostrar las fechas de producción y entrega.

Cuentas de restaurantes y servicio de alimentos

Facturas recurrentes de Invoice Flow app de un productor de alimentos — un pedido fijo semanal de una cafetería y una reposición mensual de una tienda de comestibles
El pedido semanal de la cafetería y la reposición de la tienda se facturan solos por ciclo.

Dos restaurantes de la granja a la mesa en Madison empezaron a hacer pedidos después de que un chef me encontrara en el mercado. Las cuentas de restaurantes son diferentes del mayoreo minorista: usan mis productos en sus platillos, no los revenden. Volúmenes menores, márgenes más ajustados de su lado y quieren flexibilidad.

Pedido de servicio de alimentos — [Nombre del restaurante] — [Fecha]:

Artículos:

Las cuentas de restaurantes pagan más rápido que las minoristas porque piden más cerca de su necesidad real. Una cooperativa de comestibles planifica trimestres por adelantado; un restaurante llama cuando se está quedando sin producto. Mantengo las condiciones de restaurante en neto 15 porque la urgencia de su ciclo de pedidos hace que realmente paguen con prontitud.

Programas de suscripción y estilo CSA

Después de tres años en el mercado, tenía clientes habituales que querían acceso garantizado a productos de lote limitado antes de que se agotaran. Construí un programa de suscripción mensual: los suscriptores pagaban por una caja mensual curada y obtenían prioridad en los lotes limitados.

Caja mensual de provisiones — [Nombre del suscriptor] — [Mes Año]:

InvoiceFlow genera y envía automáticamente la factura de suscripción el día 1. Para cuando estoy empacando las cajas, las facturas ya se han enviado y la mayoría de los suscriptores han pagado mediante el enlace de pago de la factura. No persigo el pago de los pedidos de suscripción.

Pedidos de regalo gourmet

Documentos de Invoice Flow app de un negocio de alimentación gourmet — un pedido de proveedor de supermercado, una factura de exportación en EUR, un pedido corporativo de cestas de regalo pagado y un pedido de cafetería pagado
Supermercado, exportación en euros, cestas corporativas, suministro a cafetería — todo el libro de ventas en una pantalla.

Los regalos de comida para las fiestas, los programas de bienestar corporativo y los regalos para empleados de empresas locales se convirtieron en un canal de ingresos constante del cuarto trimestre.

Pedido de regalo de alimentos gourmet — [Nombre de la empresa o cliente] — [Fecha]:

Los pedidos de regalos corporativos tienen plazos largos: necesito el depósito antes de comprar los ingredientes gourmet para grandes producciones. La regla del depósito del 50 % surgió de un cuarto trimestre en que produje 80 sets de regalo para una empresa que tuvo una reorganización y canceló el pedido. Asumí el costo de los ingredientes. Eso no volvió a pasar.

La nota de vida útil

Las facturas de alimentos gourmet necesitan algo que la mayoría de las demás facturas no: documentación de vida útil.

Añado una nota estándar a cada factura mayorista:

“Todos los productos incluyen fechas de consumo preferente en el empaque. Northfield Provisions garantiza que el producto se entrega con un mínimo de [N] semanas/meses de vida útil restante. Registros de producción por lote disponibles a solicitud.”

Esto importa para los compradores minoristas. Una tienda que recibe producto con 2 semanas restantes de una vida útil de 6 meses lo devolverá y disputará la factura. La garantía de vida útil en la factura es tu documentación si alguna vez hay una disputa.

Cuatro años después

Dejé el trabajo de software a tiempo completo en 2022.

Desglose actual de ingresos mensuales:

La mesa de los sábados sigue ahí. Todavía hago el mercado la mayoría de las semanas en temporada. Pero ahora es una fracción del negocio, y es donde los compradores todavía me encuentran.

Descarga InvoiceFlow. Crea plantillas mayoristas para cada nivel de cuenta con precios correctos y pedidos mínimos. Añade notas de vida útil a cada factura mayorista. Configura la facturación automática de suscripciones. Añade la estructura de depósitos a los pedidos de regalo. El comprador de la cooperativa que toma tu producto en el mercado es el comienzo de una cuenta mayorista, si tienes la factura para respaldarlo.

Ingrid Sorensen es la propietaria de Northfield Provisions en Madison, Wisconsin, que produce alimentos fermentados, conservas y condimentos gourmet de lote pequeño, vendidos al por mayor a cooperativas regionales, tiendas independientes, restaurantes y a través de ventas directas en el mercado y programas de suscripción.