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A Banca do Mercado de Produtores Que Se Tornou uma Conta Grossista Regional

Por Ingrid Sorensen, Produtora de Alimentos Especializados — Madison, WI

Comecei a vender no Dane County Farmers Market em 2019 — conservas, pickles e alimentos fermentados de pequeno lote sob o nome Northfield Provisions. A minha banca de sábado fazia entre 1.100 € e 1.400 €, dependendo da época. Tinha clientes habituais. Tinha uma lista de espera para o meu molho picante fermentado. Tinha um cartão de visita com um frasco desenhado à mão.

Em março de 2020, uma compradora de mercearia especializada de uma cadeia regional de cooperativas parou na minha banca. Comprou dois frascos do meu chucrute e um frasco do meu mel de habanero. Entregou-me o cartão e disse que estavam sempre à procura de produtores locais. As suas lojas tinham mais de 600 artigos de alimentos especializados. A encomenda grossista típica era de 24 unidades por SKU por localização em 8 lojas.

Fiz as contas no caminho de casa. 24 unidades × 8 lojas × 6 SKUs à minha taxa grossista dava cerca de 6.048 € por encomenda. Reencomendavam trimestralmente.

Não tinha estrutura de preços grossistas, nem modelo de fatura com campo de PO, nem forma de acompanhar que lojas tinham feito que encomendas, nem ideia do que era um acordo grossista de cooperativa. Tinha uma folha de cálculo e uma oração.

Liguei-lhe no dia seguinte e disse que estava a tratar de reunir os meus materiais grossistas. Passei as duas semanas seguintes a construir a estrutura de faturação antes de responder.

A Fatura Que Desbloqueou a Conta

O departamento de contas a pagar da cooperativa funcionava com 30 dias e números de PO. Precisavam de uma fatura formal, não de um recibo por email. Os seus compradores precisavam de ver códigos de produto, preços unitários, quantidades de caixa e condições de entrega.

Eis o que construí no InvoiceFlow:

Encomenda Grossista — Northfield Provisions — [Nome da Cooperativa] — [Data]:

Dados da Conta:

Itens:

Condições de Pagamento: 30 dias Encomenda mínima: 12 unidades por SKU por localização Ciclo de reposição: Trimestral

Aprovaram a primeira encomenda numa semana. O PO chegou numa terça-feira; tinha 1.392 € faturados e a entrega agendada até quinta-feira.

Construir a Estrutura Grossista Completa

Editor de faturas do Invoice Flow app de um produtor artesanal de alimentos — mel apimentado, mel silvestre e conservas com preço unitário de atacado, desconto por caixa e códigos de lote
Potes, caixas, códigos de lote — uma fatura de fornecedor que um comprador de mercado consegue rastrear e arquivar.

A conta da cooperativa obrigou-me a construir o que devia ter tido desde o início: uma estrutura de preços grossistas a sério e um modelo separado para cada tipo de conta.

Os meus níveis de preços:

Construí um modelo InvoiceFlow separado para cada nível com os preços corretos pré-carregados. Quando uma nova mercearia especializada ligava, abria o modelo de grossista de retalho, preenchia os dados da conta e os preços já estavam certos.

Faturas de Mercado de Produtores

As vendas diretas no mercado eram simples, mas comecei a emitir recibos depois de um comprador grossista na banca me pedir documentação da compra.

Venda em Mercado de Produtores — Northfield Provisions — [Data]:

O código de lote e a data de produção acabaram por importar: um dos meus compradores de cooperativa usava-os para acompanhar o prazo de validade e reduzir o desperdício no seu sistema de inventário. Fez-me parecer profissional. Também me salvou quando uma loja alegou uma vez que tinha recebido produto próximo do fim da validade — pude ir buscar a fatura e mostrar as datas de produção e de entrega.

Contas de Restaurantes e Serviço Alimentar

Faturas recorrentes do Invoice Flow app de um produtor de alimentos — um pedido fixo semanal de café e uma reposição mensal de mercearia
O pedido semanal do café e a reposição da mercearia se faturam sozinhos no ciclo.

Dois restaurantes farm-to-table em Madison começaram a encomendar depois de um chef me encontrar no mercado. As contas de restaurantes são diferentes do grossista de retalho — usam os meus produtos em pratos, não os revendem. Volumes menores, margens mais apertadas do lado deles, e querem flexibilidade.

Encomenda de Serviço Alimentar — [Nome do Restaurante] — [Data]:

Itens:

As contas de restaurantes pagam mais depressa do que as de retalho porque encomendam mais próximo da sua necessidade real. Uma cooperativa de mercearia planeia trimestres à frente; um restaurante liga quando está a ficar sem stock. Mantenho as condições de restaurante a 15 dias porque a urgência do seu ciclo de encomenda significa que pagam efetivamente com prontidão.

Programas de Subscrição e Estilo CSA

Ao fim de três anos no mercado, tinha clientes habituais que queriam acesso garantido a produtos de lote limitado antes de esgotarem. Construí um programa de subscrição mensal: os subscritores pagavam por uma caixa mensal curada e tinham prioridade nos lotes limitados.

Caixa de Provisões Mensal — [Nome do Subscritor] — [Mês Ano]:

O InvoiceFlow gera e envia automaticamente a fatura de subscrição no dia 1. Quando estou a embalar as caixas, as faturas já saíram e a maioria dos subscritores já pagou através do link de pagamento na fatura. Não ando a perseguir pagamentos nas encomendas de subscrição.

Encomendas Especializadas de Presentes

Documentos do Invoice Flow app de um negócio de alimentos especiais — um pedido de fornecedor de mercado, uma fatura de exportação em EUR, um pedido corporativo pago de cestas de presente e um pedido de café pago
Mercado, exportação em euros, cestas corporativas, fornecimento a café — todo o livro de negócios em uma tela.

Presentes alimentares para as festas, programas de bem-estar corporativo e presentes para funcionários de empresas locais tornaram-se um canal de receita estável no 4.º trimestre.

Encomenda de Presente de Alimentos Especializados — [Nome da Empresa ou Cliente] — [Data]:

As encomendas de presentes corporativos têm prazos longos — preciso do sinal antes de comprar os ingredientes especializados para grandes produções. A regra do sinal de 50% surgiu de um 4.º trimestre em que produzi 80 conjuntos de presente para uma empresa que teve uma reorganização e cancelou a encomenda. Fiquei com o custo dos ingredientes. Isso nunca mais voltou a acontecer.

A Nota de Prazo de Validade

As faturas de alimentos especializados precisam de uma coisa que a maioria das outras faturas não precisa: documentação de prazo de validade.

Adiciono uma nota padrão a todas as faturas grossistas:

“Todos os produtos incluem datas de consumo preferencial na embalagem. A Northfield Provisions garante que o produto é entregue com um mínimo de [N] semanas/meses de validade restante. Registos de produção por lote disponíveis mediante pedido.”

Isto importa para os compradores retalhistas. Uma loja que receba produto com 2 semanas de validade num prazo de 6 meses vai devolvê-lo e contestar a fatura. A garantia de prazo de validade na fatura é a sua documentação se alguma vez houver uma disputa.

Quatro Anos Depois

Deixei o emprego a tempo inteiro em software em 2022.

Repartição atual da receita mensal:

A banca de sábado ainda lá está. Ainda faço o mercado na maioria das semanas da época. Mas é uma fração do negócio agora, e é onde os compradores ainda me encontram.

Descarregue o InvoiceFlow. Crie modelos grossistas para cada nível de conta com os preços corretos e as encomendas mínimas. Adicione notas de prazo de validade a todas as faturas grossistas. Configure a faturação automática de subscrições. Adicione a estrutura de sinal às encomendas de presentes. O comprador de cooperativa que pega no seu produto no mercado é o início de uma conta grossista — se tiver a fatura para o comprovar.

Ingrid Sorensen é a proprietária da Northfield Provisions em Madison, Wisconsin, produzindo alimentos fermentados de pequeno lote, conservas e condimentos especializados vendidos por grosso a cooperativas regionais, mercearias independentes, restaurantes e através de vendas diretas em mercado e programas de subscrição.