Invoice Flow app icon Invoice Flow management Uygulamayı edin
TR

Bölgesel Bir Toptan Satış Hesabına Dönüşen Üretici Pazarı Tezgâhı

Ingrid Sorensen tarafından, Özel Gıda Üreticisi — Madison, WI

2019’da Dane County Üretici Pazarı’nda satış yapmaya başladım — Northfield Provisions adı altında küçük partiler halinde reçeller, turşular ve fermente gıdalar. Cumartesi tezgâhım sezona göre 1.100 ile 1.400 dolar arası ciro yapıyordu. Sadık müşterilerim vardı. Fermente acı sosum için bir bekleme listem vardı. Üzerinde elle çizilmiş bir kavanoz olan bir kartvizitim vardı.

Mart 2020’de, bölgesel bir kooperatif zincirinden özel bir market alıcısı tezgâhımda durdu. İki kavanoz lahana turşumu ve bir kavanoz habanero balımı satın aldı. Bana kartını verdi ve her zaman yerel üreticiler aradıklarını söyledi. Mağazaları 600’den fazla özel gıda ürünü bulunduruyordu. Tipik toptan siparişleri, 8 mağazada SKU başına mağaza başına 24 adetti.

Eve dönüş yolunda hesabı yaptım. 24 adet × 8 mağaza × 6 SKU, toptan fiyatımla kabaca sipariş başına 6.048 dolar ediyordu. Üç ayda bir yeniden sipariş veriyorlardı.

Toptan fiyat yapım, satın alma sipariş (PO) alanı olan bir fatura şablonum, hangi mağazanın hangi siparişi verdiğini takip etme yöntemim ve bir kooperatif toptan satış anlaşmasının neye benzediğine dair hiçbir fikrim yoktu. Elimde bir elektronik tablo ve bir dua vardı.

Ertesi gün onu aradım ve toptan satış materyallerimi hazırlamak üzerinde çalıştığımı söyledim. Yanıt vermeden önceki iki haftayı fatura yapısını kurmaya harcadım.

Hesabın Kilidini Açan Fatura

Kooperatifin muhasebesi, PO numaralarıyla net-30 üzerinden çalışıyordu. E-posta makbuzu değil, resmi bir faturaya ihtiyaçları vardı. Alıcılarının ürün kodlarını, birim fiyatları, koli miktarlarını ve teslimat koşullarını görmesi gerekiyordu.

İşte InvoiceFlow’da oluşturduğum şey:

Toptan Sipariş — Northfield Provisions — [Kooperatif Adı] — [Tarih]:

Hesap Ayrıntıları:

Kalemler:

Ödeme Koşulları: Net-30 Minimum sipariş: konum başına SKU başına 12 adet Yeniden sipariş döngüsü: Üç ayda bir

İlk siparişi bir hafta içinde onayladılar. PO bir salı geldi; perşembeye kadar 1.392 dolarlık fatura kesmiş ve teslimatı planlamıştım.

Tam Toptan Satış Yapısını Kurmak

Invoice Flow app bir zanaatkar gıda üreticisinin fatura düzenleyicisi — koli indirimi ve parti kodlarıyla toptan birim fiyatlandırmasında acılı bal, kır çiçeği balı ve konserveler
Kavanozlar, koliler, parti kodları — bir market alıcısının izleyip dosyalayabileceği bir tedarikçi faturası.

Kooperatif hesabı beni en başından beri sahip olmam gereken şeyi kurmaya zorladı: gerçek bir toptan fiyat yapısı ve her hesap türü için ayrı bir şablon.

Fiyat kademelerim:

Her kademe için doğru fiyatlandırması önceden yüklenmiş ayrı bir InvoiceFlow şablonu oluşturdum. Yeni bir özel market aradığında, perakende toptan şablonunu açıyor, hesap ayrıntılarını dolduruyordum ve fiyatlandırma zaten doğru oluyordu.

Üretici Pazarı Faturaları

Pazardaki doğrudan satışlar basitti, ancak tezgâhtaki bir toptan alıcı satın alma belgesi isteyince makbuz düzenlemeye başladım.

Üretici Pazarı Satışı — Northfield Provisions — [Tarih]:

Parti kodu ve üretim tarihinin önemli olduğu ortaya çıktı: kooperatif alıcılarımdan biri, bunları raf ömrünü takip etmek ve envanter sistemlerinde bozulmayı azaltmak için kullandı. Bu beni profesyonel gösterdi. Ayrıca bir mağaza bir keresinde son kullanma tarihine yakın ürün aldığını iddia ettiğinde beni kurtardı — faturayı çekip üretim ve teslimat tarihlerini gösterebildim.

Restoran ve Gıda Hizmeti Hesapları

Bir gıda üreticisinin Invoice Flow app yinelenen faturaları — haftalık bir kafe düzenli siparişi ve aylık bir market stok yenilemesi
Kafenin haftalık siparişi ve market stok yenilemesi döngüde kendini faturalar.

Madison’daki iki çiftlikten-sofraya restoranı, bir şef beni pazarda bulduktan sonra sipariş vermeye başladı. Restoran hesapları perakende toptandan farklıdır — ürünlerimi yeniden satmak yerine yemeklerde kullanıyorlar. Daha küçük hacimler, kendi taraflarında daha dar kâr marjları ve esneklik istiyorlar.

Gıda Hizmeti Siparişi — [Restoran Adı] — [Tarih]:

Kalemler:

Restoran hesapları perakende hesaplarından daha hızlı ödeme yapar çünkü gerçek ihtiyaçlarına daha yakın sipariş verirler. Bir market kooperatifi çeyrekler öncesinden plan yapar; bir restoran stoku azalınca arar. Restoran koşullarını net-15’te tutuyorum çünkü sipariş döngülerinin aciliyeti, gerçekten anında ödeme yapmaları anlamına geliyor.

Abonelik ve CSA Tarzı Programlar

Pazarda üç yılın ardından, sınırlı partili ürünlere tükenmeden önce garantili erişim isteyen sadık müşterilerim vardı. Aylık bir abonelik programı kurdum: aboneler seçilmiş bir aylık kutu için ödeme yapıyor ve sınırlı partilerden ilk seçim hakkı elde ediyordu.

Aylık Provisions Kutusu — [Abone Adı] — [Ay Yıl]:

InvoiceFlow, abonelik faturasını her ayın 1’inde otomatik oluşturup gönderir. Ben kutuları paketlerken faturalar çoktan gitmiş ve çoğu abone faturadaki ödeme bağlantısıyla ödemesini yapmış oluyor. Abonelik siparişlerinde ödeme peşinde koşmuyorum.

Özel Hediye Siparişleri

Invoice Flow app'te özel bir gıda işletmesinin belgeleri — bir market tedarikçisi siparişi, bir EUR ihracat faturası, ödenmiş bir kurumsal hediye sepeti siparişi ve ödenmiş bir kafe siparişi
Market, euro cinsinden ihracat, kurumsal sepetler, kafe tedariği — tüm ticaret defteri tek ekranda.

Bayramlar için gıda hediyeleri, kurumsal sağlık programları ve yerel şirketlerin çalışan hediyeleri, istikrarlı bir 4. çeyrek gelir kanalı haline geldi.

Özel Gıda Hediye Siparişi — [Şirket veya Müşteri Adı] — [Tarih]:

Kurumsal hediye siparişlerinin uzun teslim süreleri vardır — büyük üretim partileri için özel malzemeleri satın almadan önce depozitoya ihtiyacım var. %50 depozito kuralı, 80 hediye seti ürettiğim ve yeniden yapılanma geçirip siparişi iptal eden bir şirket yüzünden yaşadığım bir 4. çeyrekten geldi. Malzeme maliyetini kendim üstlendim. Bu bir daha asla olmadı.

Raf Ömrü Notu

Özel gıda faturalarının, çoğu faturanın gerektirmediği bir şeye ihtiyacı vardır: raf ömrü belgelendirmesi.

Her toptan faturaya standart bir not ekliyorum:

“Tüm ürünlerin ambalajında son kullanma tarihleri bulunur. Northfield Provisions, ürünün en az [N] hafta/ay kalan raf ömrüyle teslim edilmesini garanti eder. Parti üretim kayıtları talep üzerine mevcuttur.”

Bu, perakende alıcılar için önemlidir. 6 aylık raf ömrünün 2 haftası kalmış ürün alan bir mağaza onu iade eder ve faturaya itiraz eder. Faturadaki raf ömrü garantisi, herhangi bir anlaşmazlık durumunda belgeleriniz olur.

Dört Yıl Sonra

2022’de tam zamanlı yazılım işimden ayrıldım.

Mevcut aylık gelir dağılımı:

Cumartesi tezgâhı hâlâ orada. Sezonda çoğu hafta hâlâ pazara gidiyorum. Ama artık işin küçük bir kısmı ve alıcıların beni hâlâ bulduğu yer.

InvoiceFlow’u indirin. Doğru fiyatlandırma ve minimum siparişlerle her hesap kademesi için toptan şablonlar oluşturun. Her toptan faturaya raf ömrü notları ekleyin. Abonelik otomatik faturalamayı ayarlayın. Hediye siparişlerine depozito yapısı ekleyin. Ürününüzü pazarda alan kooperatif alıcısı, bir toptan satış hesabının başlangıcıdır — bunu destekleyecek faturaya sahipseniz.

Ingrid Sorensen, Madison, Wisconsin’deki Northfield Provisions’ın sahibidir; bölgesel kooperatiflere, bağımsız marketlere, restoranlara toptan olarak ve doğrudan pazar satışları ile abonelik programları aracılığıyla satılan küçük partili fermente gıdalar, reçeller ve özel soslar üretir.