Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Bondemarkedsbordet, der blev til en regional engroskonto

Af Ingrid Sorensen, specialfødevareproducent — Madison, WI

Jeg begyndte at sælge på Dane County Farmers Market i 2019 — syltetøj, pickles og fermenterede fødevarer i små batches under navnet Northfield Provisions. Mit lørdagsbord omsatte for 1.100 til 1.400 dollars afhængigt af sæsonen. Jeg havde stamkunder. Jeg havde en venteliste til min fermenterede chilisauce. Jeg havde et visitkort med et håndtegnet glas på.

I marts 2020 stoppede en specialfødevareindkøber fra en regional kæde af indkøbsfællesskaber ved mit bord. Hun købte to glas af min sauerkraut og et glas af min habanerohonning. Hun rakte mig sit kort og sagde, at de altid ledte efter lokale producenter. Deres butikker førte over 600 specialfødevarer. Deres typiske engrosordre var 24 enheder pr. SKU pr. lokation på tværs af 8 butikker.

Jeg regnede på det på vejen hjem. 24 enheder × 8 butikker × 6 SKU’er til min engrospris var cirka 6.048 dollars pr. ordre. De genbestilte kvartalsvis.

Jeg havde ingen engrosprisstruktur, ingen fakturaskabelon med et indkøbsordrefelt, ingen måde at spore, hvilke butikker der havde afgivet hvilke ordrer, og ingen anelse om, hvordan en engrosaftale med et indkøbsfællesskab så ud. Jeg havde et regneark og en bøn.

Jeg ringede til hende dagen efter og sagde, at jeg var ved at få mit engrosmateriale på plads. Jeg brugte de næste to uger på at bygge fakturastrukturen, før jeg svarede.

Fakturaen, der åbnede kontoen

Indkøbsfællesskabets kreditorafdeling kørte på netto 30 dage med indkøbsordrenumre. De havde brug for en formel faktura, ikke en e-mailkvittering. Deres købere skulle kunne se produktkoder, enhedspriser, antal pr. kasse og leveringsbetingelser.

Her er, hvad jeg byggede i InvoiceFlow:

Engrosordre — Northfield Provisions — [Navn på indkøbsfællesskab] — [Dato]:

Kontooplysninger:

Varer:

Betalingsbetingelser: Netto 30 dage Minimumsordre: 12 enheder pr. SKU pr. lokation Genbestillingscyklus: Kvartalsvis

De godkendte den første ordre inden for en uge. Indkøbsordren kom en tirsdag; jeg havde $1.392 faktureret og levering planlagt til torsdag.

Opbygning af hele engrosstrukturen

Invoice Flow app-fakturaeditor for en artisan-fødevareproducent — hot honey, vildblomsthonning og henkogte varer til engros-enhedspriser med en kasserabat og batchkoder
Glas, kasser, batchkoder — en leverandørfaktura en dagligvareindkøber kan spore og arkivere.

Kontoen med indkøbsfællesskabet tvang mig til at bygge det, jeg burde have haft fra begyndelsen: en rigtig engrosprisstruktur og en separat skabelon for hver kontotype.

Mine prisniveauer:

Jeg byggede en separat InvoiceFlow-skabelon for hvert niveau med den korrekte pris forudindlæst. Når en ny specialkøbmand ringede, åbnede jeg detailengrosskabelonen, udfyldte deres kontooplysninger, og prisen var allerede rigtig.

Bondemarkedsfakturaer

Direkte salg på markedet var enkelt, men jeg begyndte at udstede kvitteringer, efter at en engroskøber ved bordet bad om dokumentation for sit køb.

Bondemarkedssalg — Northfield Provisions — [Dato]:

Batchkode og produktionsdato viste sig at have betydning: en af mine købere fra indkøbsfællesskabet brugte dem til at spore holdbarhed og reducere spild i deres lagersystem. Det fik mig til at fremstå professionel. Det reddede mig også, da en butik engang hævdede, at de havde modtaget produkt tæt på udløb — jeg kunne finde fakturaen og vise produktions- og leveringsdatoerne.

Restaurant- og food service-konti

Invoice Flow app tilbagevendende fakturaer for en fødevareproducent — en ugentlig fast ordre til en café og en månedlig genopfyldning til en dagligvarebutik
Caféens ugentlige ordre og dagligvaregenopfyldningen fakturerer sig selv i cyklus.

To farm-to-table-restauranter i Madison begyndte at bestille, efter at en kok fandt mig på markedet. Restaurantkonti er anderledes end detailengros — de bruger mine produkter i retter, de videresælger dem ikke. Mindre mængder, strammere marginer i deres ende, og de vil have fleksibilitet.

Food service-ordre — [Restaurantnavn] — [Dato]:

Varer:

Restaurantkonti betaler hurtigere end detailkonti, fordi de bestiller tættere på deres faktiske behov. Et indkøbsfællesskab planlægger kvartaler frem; en restaurant ringer, når de er ved at løbe tør. Jeg holder restauranternes betingelser på netto 15 dage, fordi det pressede i deres bestillingscyklus betyder, at de faktisk betaler hurtigt.

Abonnements- og CSA-lignende programmer

Efter tre år på markedet havde jeg stamkunder, der ville have garanteret adgang til produkter i begrænsede batches, før de blev udsolgt. Jeg byggede et månedligt abonnementsprogram: abonnenter betalte for en kurateret månedlig kasse og fik første valg af begrænsede batches.

Månedlig provianteringskasse — [Abonnentnavn] — [Måned år]:

InvoiceFlow genererer og sender automatisk abonnementsfakturaen den 1. På det tidspunkt, hvor jeg pakker kasser, er fakturaerne allerede sendt, og de fleste abonnenter har betalt via betalingslinket på fakturaen. Jeg skal ikke rykke for betaling på abonnementsordrer.

Specialgavebestillinger

Invoice Flow app dokumenter for en specialfødevarevirksomhed — en ordre fra en dagligvareleverandør, en EUR-eksportfaktura, en betalt ordre på virksomhedsgavekurve og en betalt café-ordre
Dagligvarer, eksport i euro, virksomhedskurve, café-forsyning — hele handelsbogen på én skærm.

Madgaver til højtiderne, erhvervstrivselsprogrammer og medarbejdergaver fra lokale virksomheder blev en stabil indtægtskanal i 4. kvartal.

Specialfødevaregavebestilling — [Virksomheds- eller kundenavn] — [Dato]:

Erhvervsgavebestillinger har lange leveringstider — jeg skal have depositummet, før jeg køber specialingredienserne til store produktionsforløb. Reglen om 50 % depositum opstod efter et 4. kvartal, hvor jeg producerede 80 gavesæt til en virksomhed, der havde en omstrukturering og annullerede ordren. Jeg måtte selv bære ingrediensomkostningen. Det skete aldrig igen.

Holdbarhedsnoten

Specialfødevarefakturaer har brug for én ting, som de fleste andre fakturaer ikke har: holdbarhedsdokumentation.

Jeg tilføjer en standardnote til hver engrosfaktura:

“Alle produkter har bedst før-datoer på emballagen. Northfield Provisions garanterer, at produktet leveres med mindst [N] ugers/måneders resterende holdbarhed. Batchproduktionsdata tilgængelige på anmodning.”

Dette har betydning for detailkøbere. En butik, der modtager produkt med 2 uger tilbage af en holdbarhed på 6 måneder, vil returnere det og bestride fakturaen. Holdbarhedsgarantien på fakturaen er din dokumentation, hvis der nogensinde opstår en tvist.

Fire år senere

Jeg forlod mit fuldtidsjob i softwarebranchen i 2022.

Nuværende fordeling af månedlig omsætning:

Lørdagsbordet er der stadig. Jeg er stadig på markedet de fleste uger i sæsonen. Men det er kun en brøkdel af forretningen nu, og det er der, køberne stadig finder mig.

Download InvoiceFlow. Byg engrosskabeloner for hvert kontoniveau med korrekte priser og minimumsordrer. Tilføj holdbarhedsnoter til hver engrosfaktura. Opsæt automatisk abonnementsfakturering. Tilføj depositumstruktur til gavebestillinger. Køberen fra indkøbsfællesskabet, der samler dit produkt op på markedet, er begyndelsen på en engroskonto — hvis du har fakturaen til at bakke den op.

Ingrid Sorensen er ejer af Northfield Provisions i Madison, Wisconsin, og producerer fermenterede fødevarer, syltetøj og specialkrydderier i små batches, der sælges engros til regionale indkøbsfællesskaber, uafhængige købmænd, restauranter og gennem direkte markedssalg og abonnementsprogrammer.