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Por qué dejé el sistema de facturación de seguros y lo que construí en su lugar

Por Rachel Thornton, DPT — Portland, OR

Pasé cuatro años como fisioterapeuta de plantilla en una gran clínica ortopédica. Era buena en el trabajo clínico. Era pésima tolerando la facturación.

La clínica presentaba reclamaciones a 14 compañías de seguros. Cada una tenía su propia tabla de tarifas, su propia lógica de denegación, sus propios requisitos de autorización previa. Teníamos un facturador a tiempo completo y una coordinadora de apelaciones a tiempo parcial. Reembolso promedio por visita: $72 tras los descuentos. Tiempo promedio de cobro: 47 días.

En 2021 abrí mi propia consulta de pago directo. Sin contratos con seguros. Sin autorizaciones previas. Sin ciclo de cobro de 47 días. Cada paciente pagaba en el momento del servicio o tenía un paquete prepagado.

Ese primer año atendí a 14 pacientes por semana y recaudé $134,400. La clínica que había dejado atendía a 28 pacientes por semana y su beneficio neto era aproximadamente el mismo tras los gastos generales de facturación, los descuentos y los costos de personal.

La estructura de facturación era la diferencia.

La factura de fisioterapia de pago directo

Las consultas de pago directo cobran tarifas transparentes y publicadas. Los pacientes pagan en el momento del servicio: sin reclamaciones, sin esperas, sin sorpresas.

Sesión de fisioterapia — [Nombre del paciente] — [Fecha]:

Cobro en el checkout mediante el método mostrado en la factura. Sin facturación posterior.

Superbills para el reembolso fuera de red

Documentos de Invoice Flow app de una consulta de fisioterapia — un programa de rehabilitación deportiva con primer plazo pagado, un proyecto de ergonomía corporativa enviado y sesiones a domicilio pagadas
Programas de rehabilitación, visitas a domicilio, ergonomía corporativa — cada fuente de ingresos en una pantalla.

El pago directo no significa que los pacientes no puedan buscar el reembolso fuera de red de su seguro. La mayoría de mis pacientes con seguro comercial lo presentan a sus planes y obtienen entre el 40 % y el 70 % de reembolso. Proporciono un superbill con cada sesión.

Superbill — [Nombre del paciente] — [Fecha del servicio]:

Genero automáticamente el superbill en InvoiceFlow en el checkout y lo envío por correo directamente. Los pacientes lo usan para presentarlo a su seguro. Muchos me dicen que su costo de bolsillo tras el reembolso es comparable a lo que pagarían con un copago de $50 en una consulta dentro de la red.

Paquetes de sesiones prepagadas

Los paquetes son el modelo de mayores ingresos para la fisioterapia de pago directo. Los pacientes pagan por adelantado un número determinado de sesiones, yo aplico un pequeño descuento y todos ganan: el paciente ahorra dinero y se compromete con el protocolo; yo cobro antes de prestar el servicio.

Paquete de sesiones de fisioterapia — [Nombre del paciente] — [Fecha]:

Las sesiones del paquete no caducan durante 6 meses. Cualquier sesión no utilizada al vencimiento se convierte en crédito de la cuenta.

Estructura de niveles de paquete

Cada paquete le ahorra al paciente $[importe] frente al pago por sesión. El ahorro crea el incentivo de inscripción; el compromiso genera mejores resultados clínicos porque los pacientes completan el protocolo.

Contratos de bienestar corporativo y de empleadores

El segundo gran canal de ingresos que construí fueron los contratos directos con empleadores. Varias empresas del área de Portland con grandes poblaciones de trabajadores de oficina querían servicios de fisioterapia en el lugar de trabajo o cerca de él como beneficio para los empleados: prevención de lesiones, evaluaciones ergonómicas e intervención temprana para molestias musculoesqueléticas.

Servicios de bienestar corporativo — [Nombre de la empresa] — [Mes Año]:

Período de facturación: [Mes Año]

Remitir a: Rachel Thornton, DPT | EIN: [XX-XXXXXXX] Número de OC: [PO-####] Condiciones de pago: Neto 30 W-9 archivado

Los contratos con empleadores pagan a neto 30 sin las denegaciones, auditorías ni descuentos de las compañías de seguros. Tres cuentas corporativas pagan aproximadamente $7,200/mes en conjunto, facturadas el día 1 de cada mes y cobradas antes del día 30.

Programas de bienestar y rendimiento

Editor de facturas de Invoice Flow app de un fisioterapeuta: una sesión a domicilio más recargo por visita a domicilio con NPI, licencia y elegibilidad HSA en campos personalizados
Sesión más tarifa de desplazamiento, NPI y elegibilidad HSA registrados: enviado antes de salir de la entrada.

Además de la fisioterapia tradicional, dirijo programas de prevención de lesiones y rendimiento para deportistas recreativos y adultos enfocados en el bienestar.

Programa de bienestar — [Nombre del programa] — [Nombre del cliente] — [Fecha]:

Facturas de telesalud fuera del estado

Atiendo a pacientes de telesalud en los estados donde tengo licencia. La factura documenta la naturaleza de telesalud del servicio.

Sesión de fisioterapia por telesalud — [Nombre del paciente] — [Fecha]:

La fisioterapia por telesalud se factura con el modificador 95. Anoto el estado del paciente y mi licencia aplicable en el superbill para sus registros.

Cuatro años fuera del sistema de seguros

Ingresos mensuales actuales:

Esto son de 14 a 18 pacientes por semana. No 28.

El modelo de pago directo no es para toda consulta ni para toda población de pacientes. Pero si estás haciendo el trabajo clínico y el sistema de seguros se está comiendo entre el 30 % y el 40 % de tus ingresos en descuentos y gastos generales de facturación, vale la pena hacer los cálculos.

Descarga InvoiceFlow. Crea tu plantilla de sesión con códigos CPT y formato de superbill. Configura plantillas de paquetes con pago por adelantado. Añade el EIN y el campo de OC a tu plantilla de bienestar corporativo. Cada paciente se va de tu consulta con una factura profesional que puede presentar a su seguro.

Rachel Thornton es Doctora en Fisioterapia en Portland, Oregón, y dirige una consulta de fisioterapia de pago directo que atiende a pacientes individuales, cuentas de bienestar de empleadores corporativos y programas enfocados en el rendimiento.