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Perché ho lasciato il sistema di fatturazione assicurativa e cosa ho costruito al suo posto

Di Rachel Thornton, DPT — Portland, OR

Ho passato quattro anni come fisioterapista dipendente in un grande studio ortopedico. Ero brava nel lavoro clinico. Ero pessima nel sopportare la fatturazione.

Lo studio presentava richieste di rimborso a 14 compagnie assicurative. Ciascuna con il proprio tariffario, la propria logica di rifiuto, i propri requisiti di autorizzazione preventiva. Avevamo un addetto alla fatturazione a tempo pieno e un coordinatore dei ricorsi part-time. Rimborso medio per visita: 72 $ dopo gli storni. Tempo medio di incasso: 47 giorni.

Nel 2021 ho aperto il mio studio in regime privato. Nessun contratto assicurativo. Nessuna autorizzazione preventiva. Nessun ciclo di incasso di 47 giorni. Ogni paziente pagava al momento del servizio oppure aveva un pacchetto prepagato.

Quel primo anno ho seguito 14 pazienti a settimana e incassato 134.400 $. Lo studio che avevo lasciato seguiva 28 pazienti a settimana e ne ricavava all’incirca la stessa cifra al netto dei costi di fatturazione, degli storni e del personale.

La struttura della fatturazione faceva la differenza.

La fattura della fisioterapia in regime privato

Gli studi in regime privato applicano tariffe trasparenti e pubblicate. I pazienti pagano al momento del servizio — niente richieste di rimborso, niente attese, niente sorprese.

Seduta di fisioterapia — [Nome paziente] — [Data]:

Incasso al momento del pagamento tramite il metodo indicato sulla fattura. Nessuna fatturazione a posteriori.

Riepiloghi dettagliati per il rimborso fuori rete

Documenti di Invoice Flow app di uno studio di fisioterapia — un programma di riabilitazione sportiva con prima rata pagata, un progetto di ergonomia aziendale inviato e sedute a domicilio pagate
Programmi di riabilitazione, visite a domicilio, ergonomia aziendale — ogni flusso di ricavi su una schermata.

Regime privato non significa che i pazienti non possano richiedere il rimborso fuori rete alla propria assicurazione. La maggior parte dei miei pazienti con assicurazione commerciale presenta la richiesta al proprio piano e ottiene un rimborso del 40–70%. Fornisco un riepilogo dettagliato con ogni seduta.

Riepilogo dettagliato — [Nome paziente] — [Data del servizio]:

Genero automaticamente il riepilogo in InvoiceFlow al momento del pagamento e lo invio via email direttamente. I pazienti lo usano per presentarlo alla propria assicurazione. Molti mi dicono che il loro costo netto dopo il rimborso è paragonabile a quello che pagherebbero con un ticket di 50 $ in uno studio convenzionato.

Pacchetti di sedute prepagati

I pacchetti sono il modello a più alto fatturato per la fisioterapia in regime privato. I pazienti pagano in anticipo per un numero stabilito di sedute, io applico un piccolo sconto e ci guadagnano tutti: il paziente risparmia e si impegna nel protocollo; io incasso prima di erogare il servizio.

Pacchetto di sedute di fisioterapia — [Nome paziente] — [Data]:

Le sedute del pacchetto non scadono per 6 mesi. Le sedute non utilizzate alla scadenza vengono convertite in credito sul conto.

Struttura dei livelli di pacchetto

Ogni pacchetto fa risparmiare al paziente [importo] € rispetto al pagamento a seduta. Il risparmio crea l’incentivo all’adesione; l’impegno crea esiti clinici migliori perché i pazienti completano il protocollo.

Contratti di wellness aziendale

Il secondo grande canale di fatturato che ho costruito sono stati i contratti diretti con i datori di lavoro. Diverse aziende dell’area di Portland con numerose popolazioni di lavoratori da scrivania volevano servizi di fisioterapia in sede o nelle vicinanze come benefit per i dipendenti — prevenzione infortuni, valutazioni ergonomiche e intervento precoce per i disturbi muscoloscheletrici.

Servizi di wellness aziendale — [Nome azienda] — [Mese Anno]:

Periodo di fatturazione: [Mese Anno]

Intestato a: Rachel Thornton, DPT | Partita IVA: [XXXXXXXXXXX] Numero d’ordine: [PO-####] Termini di pagamento: 30 giorni Dati fiscali registrati

I contratti con i datori di lavoro pagano a 30 giorni senza i rifiuti, gli audit o gli storni delle compagnie assicurative. Tre account aziendali pagano insieme circa 7.200 $/mese — fatturati il 1° di ogni mese, incassati entro il 30.

Programmi di benessere e performance

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un fisioterapista — una sessione a domicilio più sovrapprezzo per visita domiciliare con NPI, licenza e idoneità HSA nei campi personalizzati
Sessione più costo di trasferta, NPI e idoneità HSA registrati — inviata prima di lasciare il vialetto.

Oltre alla fisioterapia tradizionale, gestisco programmi di prevenzione infortuni e performance per atleti amatoriali e adulti attenti al benessere.

Programma di benessere — [Nome programma] — [Nome cliente] — [Data]:

Fatture per telemedicina fuori regione

Seguo pazienti in telemedicina nelle giurisdizioni in cui sono abilitata. La fattura documenta la natura in telemedicina del servizio.

Seduta di fisioterapia in telemedicina — [Nome paziente] — [Data]:

La fisioterapia in telemedicina si fattura con il modificatore 95. Indico la regione del paziente e la mia licenza applicabile sul riepilogo per la loro documentazione.

Quattro anni fuori dal sistema assicurativo

Fatturato mensile attuale:

Sono 14–18 pazienti a settimana. Non 28.

Il modello in regime privato non è adatto a ogni studio o a ogni tipologia di pazienti. Ma se stai facendo il lavoro clinico e il sistema assicurativo si mangia il 30–40% del tuo fatturato in storni e costi di fatturazione, vale la pena fare due conti.

Scarica InvoiceFlow. Crea il tuo template di seduta con i codici prestazione e il formato del riepilogo dettagliato. Imposta i template dei pacchetti con pagamento anticipato. Aggiungi Partita IVA e campo ordine al template di wellness aziendale. Ogni paziente esce dal tuo studio con una fattura professionale da presentare alla propria assicurazione.

Rachel Thornton è dottoressa in fisioterapia a Portland, Oregon, e gestisce uno studio di fisioterapia in regime privato che serve pazienti individuali, account di wellness aziendale e programmi orientati alla performance.