Vì sao tôi rời bỏ hệ thống lập hóa đơn bảo hiểm và những gì tôi đã xây dựng thay thế

Bởi Rachel Thornton, DPT — Portland, OR

Tôi đã có bốn năm làm chuyên viên vật lý trị liệu nhân viên tại một phòng khám chỉnh hình lớn. Tôi giỏi công việc lâm sàng. Nhưng tôi rất tệ trong việc chịu đựng chuyện lập hóa đơn.

Phòng khám nộp yêu cầu bồi thường tới 14 công ty bảo hiểm. Mỗi công ty có bảng phí riêng, logic từ chối riêng, yêu cầu phê duyệt trước riêng. Chúng tôi có một nhân viên lập hóa đơn toàn thời gian và một điều phối viên khiếu nại bán thời gian. Mức hoàn trả trung bình mỗi lượt khám: 72$ sau các khoản khấu trừ. Thời gian thu tiền trung bình: 47 ngày.

Năm 2021, tôi mở phòng khám thu tiền trực tiếp của riêng mình. Không hợp đồng bảo hiểm. Không phê duyệt trước. Không chu kỳ thu tiền 47 ngày. Mỗi bệnh nhân hoặc trả tiền tại thời điểm dịch vụ, hoặc dùng gói trả trước.

Năm đầu tiên đó tôi khám 14 bệnh nhân mỗi tuần và thu về 134.400$. Phòng khám mà tôi đã rời khám 28 bệnh nhân mỗi tuần và thu ròng xấp xỉ cùng con số sau khi trừ chi phí lập hóa đơn, các khoản khấu trừ và chi phí nhân sự.

Cấu trúc lập hóa đơn chính là điểm khác biệt.

Hóa đơn VLTL thu tiền trực tiếp

Các phòng khám thu tiền trực tiếp áp dụng mức giá minh bạch, công khai. Bệnh nhân trả tiền tại thời điểm dịch vụ — không yêu cầu bồi thường, không chờ đợi, không bất ngờ.

Buổi vật lý trị liệu — [Tên bệnh nhân] — [Ngày]:

• Người cung cấp dịch vụ: Rachel Thornton, DPT | Mã số hành nghề: [XXXXXXXXXX]
• Ngày thực hiện dịch vụ: [Ngày] | Thời lượng: [N] phút
• Dịch vụ: [Đánh giá ban đầu / Buổi tái khám / Điều trị chuyên biệt]
• Mã CPT: [97001 / 97110 / 97014 / v.v.]
• Giá buổi: [số tiền]$
• Thanh toán: Đã thanh toán khi kết thúc (thẻ / QR / theo phương thức ghi trên hóa đơn)

Tôi thu tiền khi kết thúc theo phương thức ghi trên hóa đơn. Không lập hóa đơn sau đó.

Biên nhận chi tiết cho hoàn trả bảo hiểm ngoài mạng lưới

Thu tiền trực tiếp không có nghĩa bệnh nhân không thể yêu cầu hoàn trả ngoài mạng lưới từ bảo hiểm của họ. Hầu hết bệnh nhân của tôi có bảo hiểm thương mại đều nộp cho gói bảo hiểm và được hoàn trả 40–70%. Tôi cung cấp một biên nhận chi tiết với mỗi buổi trị liệu.

Biên nhận chi tiết — [Tên bệnh nhân] — [Ngày thực hiện dịch vụ]:

• Người cung cấp dịch vụ: Rachel Thornton, DPT | Mã số hành nghề: [XXXXXXXXXX] | Mã số thuế: [XX-XXXXXXX]
• Địa chỉ phòng khám: [Địa chỉ]
• Ngày thực hiện dịch vụ: [Ngày]
• Mã chẩn đoán (ICD-10): [M54.5 — Đau lưng dưới / M75.1 — Rách chóp xoay / v.v.]
• Mã thủ thuật (CPT): [97001 — Đánh giá VLTL / 97110 — Bài tập trị liệu / v.v.]
• Số đơn vị: [N] (CPT 97110, 97140 lập hóa đơn theo đơn vị 15 phút)
• Phí tính: [số tiền]$
• Số tiền bệnh nhân đã trả: [số tiền]$
• Số dư phải trả: 0,00$ (đã thanh toán đầy đủ)

Tôi tự động tạo biên nhận chi tiết trong InvoiceFlow khi thanh toán và gửi email trực tiếp. Bệnh nhân dùng nó để nộp cho bảo hiểm. Nhiều người cho tôi biết chi phí tự trả sau khi hoàn trả tương đương với những gì họ phải trả với khoản đồng chi trả 50$ tại một phòng khám trong mạng lưới.

Gói buổi trị liệu trả trước

Gói là mô hình có doanh thu cao nhất cho VLTL thu tiền trực tiếp. Bệnh nhân trả trước cho một số buổi định trước, tôi giảm giá đôi chút, và mọi người đều có lợi: bệnh nhân tiết kiệm tiền và cam kết theo phác đồ; tôi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ.

Gói buổi VLTL — [Tên bệnh nhân] — [Ngày]:

• Gói: [Khởi đầu 5 buổi / Tiêu chuẩn 10 buổi / Phục hồi 15 buổi]
• Loại buổi: [60 phút / 45 phút / chuyên biệt]
• Giá gói: [số tiền]$ (tiết kiệm [số tiền]$ so với trả theo từng buổi)
• Thanh toán: Đã thanh toán khi đăng ký (thẻ / QR / theo phương thức ghi trên hóa đơn)

Các buổi trong gói có hiệu lực trong 6 tháng. Bất kỳ buổi nào chưa dùng khi hết hạn sẽ chuyển thành tín dụng tài khoản.

Cấu trúc các bậc gói

• Khởi đầu (5 buổi): Tốt nhất cho điều trị một vấn đề cấp tính. [số tiền]$
• Tiêu chuẩn (10 buổi): Phác đồ hậu phẫu hoặc bệnh mãn tính điển hình. [số tiền]$
• Phục hồi (15 buổi): Phục hồi phức tạp hoặc tối ưu hiệu suất. [số tiền]$

Mỗi gói giúp bệnh nhân tiết kiệm [số tiền]$ so với trả theo từng buổi. Khoản tiết kiệm tạo động lực đăng ký; sự cam kết tạo kết quả lâm sàng tốt hơn vì bệnh nhân hoàn thành phác đồ.

Hợp đồng chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp và người sử dụng lao động

Kênh doanh thu lớn thứ hai mà tôi xây dựng là hợp đồng trực tiếp với người sử dụng lao động. Một số công ty ở khu vực Portland có đông nhân viên văn phòng muốn có dịch vụ VLTL tại chỗ hoặc gần nơi làm việc như một phúc lợi cho nhân viên — phòng ngừa chấn thương, đánh giá công thái học và can thiệp sớm cho các than phiền cơ xương khớp.

Dịch vụ chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Kỳ lập hóa đơn: [Tháng Năm]

• Đánh giá công thái học tại chỗ: [N] nhân viên × [đơn giá]$ = [tổng]$
• Buổi VLTL tại chỗ (phòng ngừa chấn thương / can thiệp sớm): [N] buổi × [đơn giá]$ = [tổng]$
• Tư vấn và báo cáo công thái học hàng tháng: [số tiền]$
• Tổng hóa đơn: [tổng]$

Thanh toán cho: Rachel Thornton, DPT | MST: [XX-XXXXXXX] Số đơn đặt hàng: [PO-####] Điều khoản thanh toán: Trong 30 ngày (Net-30) Đã có thông tin thuế lưu hồ sơ

Các hợp đồng doanh nghiệp thanh toán trong 30 ngày mà không có chuyện công ty bảo hiểm từ chối, kiểm toán hay khấu trừ. Ba tài khoản doanh nghiệp trả tổng cộng khoảng 7.200$/tháng — lập hóa đơn vào ngày 1 mỗi tháng, thu được trước ngày 30.

Chương trình chăm sóc sức khỏe và nâng cao hiệu suất

Ngoài VLTL truyền thống, tôi còn vận hành các chương trình phòng ngừa chấn thương và nâng cao hiệu suất cho vận động viên nghiệp dư và người lớn quan tâm đến sức khỏe.

Chương trình chăm sóc sức khỏe — [Tên chương trình] — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

• Chương trình: [Phòng ngừa chấn thương cho người chạy bộ / Vận động cho nhân viên văn phòng / Nâng cao hiệu suất thể thao]
• Thời lượng: [N] tuần | Hình thức: [Cá nhân / Nhóm nhỏ (3–5)]
• Buổi: [N] × [N] phút
• Giá chương trình: [số tiền]$
• Thanh toán: [Trả đầy đủ / Trả góp: [số tiền]$ × [N] tháng]

Hóa đơn khám từ xa ngoài địa phương

Tôi khám bệnh nhân từ xa ở những nơi tôi có giấy phép hành nghề. Hóa đơn ghi lại tính chất khám từ xa của dịch vụ.

Buổi VLTL khám từ xa — [Tên bệnh nhân] — [Ngày]:

• Người cung cấp dịch vụ: Rachel Thornton, DPT | Mã số hành nghề: [XXXXXXXXXX]
• Loại dịch vụ: Khám từ xa — video đồng bộ
• Nơi bệnh nhân ở: [Địa phương]
• Giấy phép người cung cấp: [Số giấy phép tại địa phương nếu áp dụng]
• Ngày thực hiện dịch vụ: [Ngày] | Thời lượng: [N] phút
• Mã CPT: [97110 / 97140 / v.v.] + mã bổ trợ [95 — khám từ xa]
• Giá buổi: [số tiền]$
• Thanh toán: Thanh toán theo phương thức ghi trên hóa đơn

VLTL khám từ xa được lập hóa đơn với mã bổ trợ 95. Tôi ghi chú địa phương của bệnh nhân và giấy phép áp dụng của tôi trên biên nhận chi tiết để họ lưu hồ sơ.

Bốn năm ngoài hệ thống bảo hiểm

Doanh thu hàng tháng hiện tại:

• Buổi thu tiền trực tiếp gặp trực tiếp: khoảng 8.400$/tháng
• Hợp đồng chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp (3 công ty): khoảng 7.200$/tháng
• Gói trả trước: khoảng 4.600$/tháng (đăng ký gói mới)
• Chương trình hiệu suất và chăm sóc sức khỏe: khoảng 3.200$/tháng
• Buổi khám từ xa: khoảng 1.800$/tháng
• Tổng doanh thu hàng tháng: khoảng 25.200$/tháng

Đây là 14–18 bệnh nhân mỗi tuần. Không phải 28.

Mô hình thu tiền trực tiếp không phù hợp với mọi phòng khám hay mọi nhóm bệnh nhân. Nhưng nếu bạn đang làm công việc lâm sàng và hệ thống bảo hiểm đang ngốn 30–40% doanh thu của bạn qua các khoản khấu trừ và chi phí lập hóa đơn, thì việc tính toán mô hình này là đáng làm.

Tải InvoiceFlow. Tạo mẫu buổi trị liệu của bạn với mã CPT và định dạng biên nhận chi tiết. Thiết lập các mẫu gói với thanh toán trả trước. Thêm mã số thuế và trường số đơn đặt hàng vào mẫu chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp của bạn. Mỗi bệnh nhân đều rời phòng khám của bạn với một hóa đơn chuyên nghiệp mà họ có thể nộp cho bảo hiểm.

Rachel Thornton là Tiến sĩ Vật lý trị liệu tại Portland, Oregon, đang vận hành một phòng khám vật lý trị liệu thu tiền trực tiếp phục vụ bệnh nhân cá nhân, tài khoản chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp và các chương trình tập trung vào hiệu suất.