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Pourquoi j’ai quitté le système de facturation par l’assurance et ce que j’ai construit à la place

Par Rachel Thornton, DPT — Portland, Oregon

J’ai passé quatre ans comme kinésithérapeute salariée dans un grand cabinet d’orthopédie. J’étais douée pour le travail clinique. J’étais incapable de supporter la facturation.

Le cabinet soumettait des demandes de prise en charge à 14 compagnies d’assurance. Chacune avait sa propre grille tarifaire, sa propre logique de refus, ses propres exigences d’autorisation préalable. Nous avions un facturier à plein temps et un coordinateur des recours à temps partiel. Remboursement moyen par consultation : 72 $ après abattements. Délai moyen d’encaissement : 47 jours.

En 2021, j’ai ouvert mon propre cabinet en paiement direct. Pas de contrats d’assurance. Pas d’autorisations préalables. Pas de cycle d’encaissement de 47 jours. Chaque patient réglait au moment de la prestation ou avait souscrit un forfait prépayé.

Cette première année, j’ai vu 14 patients par semaine et encaissé 134 400 $. Le cabinet que j’avais quitté voyait 28 patients par semaine pour un résultat net à peu près équivalent, une fois déduits les frais de facturation, les abattements et les coûts de personnel.

La structure de facturation faisait toute la différence.

La facture de kinésithérapie en paiement direct

Les cabinets en paiement direct pratiquent des tarifs transparents et affichés. Les patients règlent au moment de la prestation — pas de demande de prise en charge, pas d’attente, pas de surprise.

Séance de kinésithérapie — [Nom du patient] — [Date] :

J’encaisse au moment du règlement via la méthode indiquée sur la facture. Aucune facturation a posteriori.

Feuilles de soins détaillées pour le remboursement hors réseau

Documents de l'app Invoice Flow d'un cabinet de kinésithérapie — un programme de rééducation sportive avec premier versement payé, un projet d'ergonomie en entreprise envoyé et des séances à domicile payées
Programmes de rééducation, visites à domicile, ergonomie en entreprise — chaque flux de revenus sur un écran.

Le paiement direct ne signifie pas que les patients ne peuvent pas demander un remboursement hors réseau à leur assurance. La plupart de mes patients disposant d’une mutuelle la sollicitent et obtiennent un remboursement de 40 à 70 %. Je fournis une feuille de soins détaillée à chaque séance.

Feuille de soins détaillée — [Nom du patient] — [Date de la prestation] :

Je génère automatiquement la feuille de soins détaillée dans InvoiceFlow au moment du règlement et je l’envoie directement par e-mail. Les patients l’utilisent pour la soumettre à leur assurance. Beaucoup me disent que leur reste à charge après remboursement est comparable à ce qu’ils paieraient avec un ticket modérateur de 50 $ dans un cabinet conventionné.

Forfaits de séances prépayés

Les forfaits sont le modèle le plus rentable pour la kinésithérapie en paiement direct. Les patients paient d’avance pour un nombre défini de séances, j’applique une légère remise, et tout le monde y gagne : le patient économise et s’engage dans le protocole ; j’encaisse avant de fournir la prestation.

Forfait de séances de kinésithérapie — [Nom du patient] — [Date] :

Les séances des forfaits n’expirent pas avant 6 mois. Toute séance non utilisée à l’expiration est convertie en avoir sur le compte.

Structure des paliers de forfaits

Chaque forfait fait économiser [montant] € au patient par rapport au paiement à la séance. L’économie crée l’incitation à l’inscription ; l’engagement améliore les résultats cliniques, car les patients suivent le protocole jusqu’au bout.

Contrats de bien-être en entreprise et pour les employeurs

Le deuxième grand canal de revenus que j’ai développé, ce sont les contrats directs avec les employeurs. Plusieurs entreprises de la région de Portland comptant de nombreux employés de bureau souhaitaient des services de kinésithérapie sur site ou à proximité comme avantage salarial — prévention des blessures, évaluations ergonomiques et intervention précoce sur les troubles musculo-squelettiques.

Prestations de bien-être en entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Mois Année] :

Période de facturation : [Mois Année]

Règlement à l’ordre de : Rachel Thornton, DPT | N° d’identification fiscale : [XX-XXXXXXX] Numéro de bon de commande : [BC-####] Conditions de paiement : 30 jours net Justificatif fiscal archivé

Les contrats avec les employeurs paient à 30 jours, sans les refus, les audits ou les abattements des compagnies d’assurance. Trois comptes entreprises rapportent environ 7 200 $/mois au total — facturés le 1er de chaque mois, encaissés avant le 30.

Programmes de bien-être et de performance

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un kinésithérapeute — une séance à domicile plus supplément de déplacement avec NPI, licence et éligibilité HSA dans des champs personnalisés
Séance plus frais de déplacement, NPI et éligibilité HSA enregistrés — envoyé avant de quitter l'allée.

Au-delà de la kinésithérapie traditionnelle, j’anime des programmes de prévention des blessures et de performance pour les sportifs amateurs et les adultes soucieux de leur bien-être.

Programme de bien-être — [Nom du programme] — [Nom du client] — [Date] :

Factures de téléconsultation hors région

Je vois des patients en téléconsultation dans les régions où je suis habilitée. La facture documente la nature téléconsultée de la prestation.

Séance de kinésithérapie en téléconsultation — [Nom du patient] — [Date] :

La kinésithérapie en téléconsultation est facturée avec le modificateur 95. Je note la région du patient et mon habilitation applicable sur la feuille de soins détaillée pour ses archives.

Quatre ans hors du système d’assurance

Revenus mensuels actuels :

Cela représente 14 à 18 patients par semaine. Pas 28.

Le modèle du paiement direct ne convient pas à tous les cabinets ni à toutes les populations de patients. Mais si vous assurez le travail clinique et que le système d’assurance engloutit 30 à 40 % de vos revenus en abattements et en frais de facturation, cela vaut la peine de faire le calcul.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez votre modèle de séance avec les codes d’acte et le format de feuille de soins détaillée. Configurez des modèles de forfaits avec paiement d’avance. Ajoutez le numéro d’identification fiscale et le champ bon de commande à votre modèle de bien-être en entreprise. Chaque patient repart de votre cabinet avec une facture professionnelle qu’il peut soumettre à son assurance.

Rachel Thornton est docteure en kinésithérapie à Portland, Oregon. Elle dirige un cabinet de kinésithérapie en paiement direct au service de patients individuels, de comptes de bien-être en entreprise et de programmes axés sur la performance.