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Il conto del bar che mi ha insegnato a fatturare per una panetteria

Di Diane Kowalski, titolare di panetteria — Portland, OR

Ho aperto Honeycomb Bakery nel 2016 in una cucina commerciale che affittavo a ore. Per i primi due anni è stato tutto al dettaglio — mercati locali, pop-up, un piccolo sistema di pre-ordine tramite Instagram. Poi, alla fine del 2018, un bar a quattro isolati da casa mia mi chiese se rifornivo la loro vetrina di pasticceria.

Otto croissant al giorno. Dodici muffin. Sei scones. Volevano la consegna il lunedì, mercoledì e venerdì. Avevano circa ventimila dollari al mese di affluenza.

Ho detto sì immediatamente.

Tre mesi dopo, avevo un problema con i fogli di calcolo, due pagamenti mancati e una fattura della prima settimana che la contabile del bar descrisse come “solo una foto del tuo logo con un numero”. Avevo costruito un’attività al dettaglio. Non avevo idea di come fatturare all’ingrosso.

Il problema della fattura per i conti all’ingrosso

La contabile del bar aveva ragione. La mia fatturazione era imbarazzante. Le mandavo un totale via messaggio alla fine della settimana, mentre lei aveva bisogno di una fattura formale con voci di dettaglio, un numero d’ordine d’acquisto (PO) e un numero di fattura che potesse tracciare.

Inoltre non capivo come funzionasse il “net-30” nella pratica. All’inizio avevano detto “net-30”, che io interpretavo come “pagheranno entro trenta giorni”. Quello che non avevo capito era che il conto alla rovescia partiva da quando ricevevano la fattura — e se non inviavo la fattura fino a fine mese, i trenta giorni iniziavano allora.

Fatturavo tutte le consegne settimanali in un colpo solo a fine mese, poi aspettavo altri trenta giorni. Il mio denaro restava bloccato per sessanta giorni su forniture che avevo comprato e consegnato sei settimane prima.

Il conto del bar valeva 2.800 $/mese. Con il mio ciclo di fatturazione difettoso, mi era perennemente dovuto uno o due mesi di ricavi. La prima volta che lo misi davvero nero su bianco, avevo 4.900 $ di crediti insoluti da un solo cliente.

Ho sistemato tre cose: la frequenza di fatturazione, il formato della fattura e i termini di pagamento.

La fattura settimanale all’ingrosso

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di una pasticceria — una torta nuziale a 3 piani, box degustazione, consegna alla location e noleggio dell'alzata con data dell'evento, porzioni e design nei campi personalizzati
La torta, il box degustazione, la consegna, l'alzata — con la data del matrimonio e l'acconto del 50% registrati.

Dopo il problema con il bar, ho spostato i conti all’ingrosso alla fatturazione settimanale con termini net-7. Net-7 è insolito per l’ingrosso — la maggior parte delle panetterie fattura mensilmente con net-30. Ma per una piccola impresa con costi di produzione quotidiani, aspettare trenta giorni era insostenibile.

Panetteria all’ingrosso — Fattura settimanale — [Nome conto] — Settimana del [Data]:

Dettagli conto:

Consegne di questa settimana:

La suddivisione per giorno di consegna era una richiesta specifica della contabile del bar — aveva bisogno di riconciliare le consegne con il suo registro di ricevimento merci. Una volta che ho iniziato a rispettare il suo formato, le contestazioni sulle fatture sono scese a zero.

Fatture per torte personalizzate e ordini speciali

Gli ordini personalizzati — torte nuziali, torte di compleanno, prodotti da forno speciali — richiedono una struttura ad acconto. I materiali e il lavoro vengono investiti prima che l’ordine sia ritirato.

Ordine personalizzato — [Nome cliente] — [Data di ritiro/consegna]:

L’acconto per gli ordini personalizzati è essenziale. Una volta ho fatto una torta di compleanno personalizzata da 380 $ — decorazioni in pasta di zucchero, schema di colori specifico, il nome del bambino del cliente in corsivo — e il cliente non si è presentato. L’acconto che avevo raccolto era di 100 $ all’epoca. Ho perso 280 $ di materiali e un intero sabato di lavoro.

Ora gli ordini personalizzati prevedono il 50% non rimborsabile alla conferma. L’acconto copre i materiali. Il saldo si raccoglie al ritiro.

Pre-ordini aziendali e per eventi

Documenti dell'app Invoice Flow di una pasticceria — una torta nuziale con acconto, un ordine all'ingrosso per un caffè, un programma aziendale di torte per l'ufficio pagato e una consegna pagata
Torte su misura, all'ingrosso per caffè, programmi aziendali — ogni tipo di ordine registrato.

Uffici, organizzatori di eventi e referenti di location piazzano spesso grandi pre-ordini per riunioni, colazioni d’ufficio ed eventi con catering.

Pre-ordine pasticceria aziendale — [Nome azienda] — [Data]:

I pre-ordini aziendali sono il contesto in cui i numeri PO contano. Una volta un’agenzia immobiliare che rifornisco per le colazioni mensili degli agenti mi ha fatto aspettare otto settimane per un pagamento di 460 $ perché non avevo un numero PO sulla fattura. Il loro sistema di contabilità fornitori non riusciva a elaborarla. Ora chiedo il PO al momento dell’ordine.

Ricevute di vendita al dettaglio e mercati

Le vendite ai mercati sono in contanti e con carta — non serve fatturazione. Ma alcuni clienti vogliono una ricevuta per la nota spese o a fini fiscali.

Ricevuta di vendita al dettaglio — Honeycomb Bakery — [Data]:

InvoiceFlow le genera rapidamente quando i clienti le chiedono — una ricevuta professionale con il nome e i contatti della mia attività, inviata alla loro email.

Fatture per abbonamenti e ordini fissi

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di una panetteria — un ordine fisso settimanale per un caffè e un abbonamento mensile a un club del pane artigianale
L'ordine settimanale del caffè e il club del pane si fatturano da soli — tu sforni, non rincorri.

Alcuni clienti piazzano lo stesso ordine ogni settimana — un ristorante che ordina pane due volte a settimana, una famiglia che si abbona a un box settimanale di pasticceria. Per questi uso una fattura ricorrente.

Abbonamento box settimanale di pasticceria — [Nome cliente] — Settimana del [Data]:

Il modello in abbonamento mi ci sono voluti due anni per provarlo, e vorrei averlo iniziato prima. Trentuno abbonamenti attivi a una media di 52 $/settimana = 1.612 $/settimana di ricavi garantiti, indipendentemente dal meteo o dalla giornata di mercato.

L’attività dopo otto anni

Ripartizione attuale dei ricavi:

Quando vendevo solo ai mercati, guadagnavo circa 2.800 $/mese. I conti all’ingrosso hanno alzato il pavimento. Gli abbonamenti hanno alzato il soffitto.

Cosa fa InvoiceFlow per le panetterie

La fatturazione di una panetteria spazia tra fatture settimanali all’ingrosso con suddivisione per giorno di consegna, acconti per torte personalizzate con politiche di annullamento, pre-ordini aziendali con campi PO, ricevute al dettaglio e fatturazione ricorrente per abbonamenti. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android — fatture ricorrenti settimanali per i conti all’ingrosso, monitoraggio degli acconti per gli ordini personalizzati e campi PO per i clienti aziendali.

Scarica InvoiceFlow. Crea il modello di fattura all’ingrosso con suddivisione per giorno di consegna e termini net-7. Imposta la fatturazione in abbonamento con fatture automatiche settimanali. Aggiungi la politica di acconto e annullamento alle fatture degli ordini personalizzati. Il conto del bar che paga a net-7 vale più di un mese di banchi al mercato — e inizia con una fattura professionale.

Diane Kowalski è la titolare di Honeycomb Bakery a Portland, Oregon, e offre pasticceria all’ingrosso, torte personalizzate, box in abbonamento, vendite al dettaglio ai mercati e pre-ordini aziendali.