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ベーカリーの請求方法を教えてくれたカフェ取引

ダイアン・コワルスキー、ベーカリーオーナー — オレゴン州ポートランド

私は2016年、時間貸しで借りていた業務用キッチンから Honeycomb Bakery を開きました。最初の2年間はすべて小売でした — ファーマーズマーケット、ポップアップ、Instagram を通じた小さな事前注文システム。そして2018年末、自宅から4ブロック先のカフェが、ペストリーケースへの供給をしてくれないかと尋ねてきました。

1日にクロワッサン8個。マフィン12個。スコーン6個。配達は月曜、水曜、金曜。そのカフェには月2万ドルほどの来客がありました。

私はすぐに「はい」と答えました。

3か月後、私はスプレッドシートの問題を抱え、2回の入金漏れがあり、カフェの経理担当者に「ロゴの写真に数字が付いているだけ」と評された最初の週の請求書がありました。私は小売ビジネスを築いてきました。卸売の請求方法など、まったく分かっていなかったのです。

卸売取引の請求書問題

カフェの経理担当者は正しかったのです。私の請求は恥ずかしいものでした。私は週末に合計金額を彼女にテキストメッセージで送っていましたが、彼女は明細、PO番号、そして追跡できる請求書番号が記載された正式な請求書を必要としていました。

私はまた、ネット30（Net-30）が実際にどう機能するかも理解していませんでした。彼らは最初に「ネット30」と言いました。私はそれを30日以内に支払うという意味だと理解していました。分かっていなかったのは、その期限は彼らが請求書を受け取った時点から始まるということ — そして、私が月末まで請求書を送らなければ、30日はその時から始まるということでした。

私は週次の配達を月末にまとめて請求し、それからさらに30日待っていました。6週間前に購入して配達した材料に対して、私の現金は60日間拘束されていたのです。

カフェの取引は月$2,800でした。壊れた請求サイクルのせいで、私は常に1〜2か月分の売上を貸している状態でした。実際に初めて図に描いてみたとき、私は1つの取引先から$4,900の未回収債権を抱えていました。

私は3つのことを修正しました。請求頻度、請求書のフォーマット、そして支払い条件です。

週次の卸売請求書

Invoice Flow app の請求書エディタ。ベーカリーの3段ウェディングケーキ、試食ボックス、会場配送、スタンドレンタル、カスタムフィールドにイベント日・人数・デザイン
ケーキ、試食ボックス、配送、スタンド — 挙式日と50%着手金を記録。

カフェの問題の後、私は卸売取引を週次請求・ネット7条件に移しました。ネット7は卸売では珍しく、ほとんどのベーカリーはネット30で月次請求します。しかし、日々の生産コストがかかる小規模事業にとって、30日待つのは持続不可能でした。

卸売ベーカリー — 週次請求書 — [取引先名] — [日付]の週：

取引先詳細：

今週の配達：

配達日ごとの明細化は、カフェの経理担当者からの具体的な要望でした。彼女は配達を受領記録と照合する必要があったのです。彼女のフォーマットに合わせ始めると、請求書の紛争はゼロになりました。

カスタムケーキと特別注文の請求書

カスタム注文（ウェディングケーキ、誕生日ケーキ、専門焼き菓子）にはデポジット構造が必要です。材料と労力は、注文が受け取られる前に投入されます。

カスタム注文 — [顧客名] — [受け取り／配達日]：

カスタム注文のデポジットは不可欠です。私はかつて$380のカスタム誕生日ケーキを作りました — フォンダンデコレーション、特定のカラースキーム、顧客の子供の名前を筆記体で — しかし顧客は現れませんでした。当時、私が集めていたデポジットは$100でした。私は$280相当の材料と、丸1日の土曜日の労働を失いました。

今では、カスタム注文は確定時に50%返金不可です。デポジットは材料をカバーします。残額は受け取り時に集金します。

法人・イベントの事前注文

Invoice Flow app のベーカリー向けドキュメント。デポジット済みのウェディングケーキ、卸のカフェ注文、入金済みの企業向けオフィスケーキプログラム、入金済みの配達
特注ケーキ、カフェ卸、企業向けプログラム——あらゆる注文タイプに記録。

オフィス、イベントコーディネーター、会場の担当者は、会議、オフィスの朝食、ケータリングイベントのために大規模な事前注文を出すことがよくあります。

法人ペストリー事前注文 — [会社名] — [日付]：

法人の事前注文こそ、PO番号が重要になる場面です。月次のエージェント朝食向けに供給しているある不動産会社は、請求書にPO番号がなかったために、一度$460の支払いを8週間待たせました。彼らの買掛システムでは処理できなかったのです。今では、私は注文時にPOを尋ねます。

ファーマーズマーケットと小売の販売レシート

ファーマーズマーケットの売上は現金とカードで、請求は不要です。しかし、一部の顧客は経費報告や事業税務目的でレシートを求めます。

小売販売レシート — Honeycomb Bakery — [日付]：

InvoiceFlow は、顧客が求めたときにこれらをすばやく生成します — 私の事業名と連絡先が記載されたプロフェッショナルなレシートを、彼らのメールに送信します。

サブスクリプションと定期注文の請求書

ベーカリーのInvoice Flow app定期請求 — 週次のカフェ定例注文と、月次の職人パンクラブ定期購入
カフェの週次注文もパンクラブも自ら請求 — あなたは焼くだけ、追いかけない。

一部の顧客は毎週同じ注文を出します — パンを週2回注文するレストラン、週次ペストリーボックスに登録している家庭など。これらには、定期請求書を使います。

週次ペストリーボックスサブスクリプション — [顧客名] — [日付]の週：

サブスクリプションモデルを試すのに2年かかりましたが、もっと早く始めればよかったと思っています。31件のアクティブなサブスクリプション、平均$52/週 = 保証された週$1,612の売上。天候やマーケット出店日に関係なく。

8年経ったビジネス

現在の売上内訳：

ファーマーズマーケットだけで販売していたとき、私は月約$2,800を稼いでいました。卸売取引が下限を変えました。サブスクリプションが上限を変えました。

InvoiceFlow がベーカリーのためにできること

ベーカリーの請求は、配達日ごとの明細化を伴う卸売週次請求書、キャンセルポリシー付きのカスタムケーキデポジット、POフィールド付きの法人事前注文、小売レシート、定期サブスクリプション請求にまたがります。InvoiceFlow はこれらすべてを1つの Android アプリから処理します — 卸売取引向けの週次定期請求書、カスタム注文のデポジット追跡、法人顧客向けのPOフィールド。

InvoiceFlow をダウンロードしましょう。配達日ごとの明細化とネット7条件を備えた卸売請求書テンプレートを作成します。週次自動請求でサブスクリプション請求を設定します。カスタム注文請求書にデポジットとキャンセルポリシーを追加します。ネット7で支払うカフェの取引は、1か月分のマーケットテーブルよりも価値があります — そしてそれは、プロフェッショナルな請求書から始まります。

ダイアン・コワルスキーは、オレゴン州ポートランドの Honeycomb Bakery のオーナーであり、卸売ペストリー、カスタムケーキ、サブスクリプションボックス、小売マーケット販売、法人事前注文を提供しています。