Invoice Flow app icon Invoice Flow management Uygulamayı edin
TR

Bir Fırına Nasıl Fatura Kesileceğini Bana Öğreten Kafe Hesabı

Diane Kowalski tarafından, Fırın Sahibi — Portland, OR

Honeycomb Bakery’yi 2016’da, saatlik olarak kiraladığım bir ticari mutfakta açtım. İlk iki yıl her şey perakendeydi — semt pazarları, pop-up’lar, Instagram üzerinden küçük bir ön sipariş sistemi. Sonra 2018’in sonlarında evimden dört blok ötedeki bir kafe, vitrinlerine hamur işi tedarik edip edemeyeceğimi sordu.

Günde sekiz kruvasan. On iki muffin. Altı scone. Pazartesi, Çarşamba ve Cuma teslimat istiyorlardı. Aylık yaklaşık yirmi bin dolarlık müşteri trafikleri vardı.

Hemen evet dedim.

Üç ay sonra bir elektronik tablo sorunum, iki kaçırılmış ödemem ve kafe muhasebecisinin “sadece üzerinde bir rakam olan logonuzun fotoğrafı” diye tanımladığı bir ilk hafta faturam vardı. Bir perakende işi kurmuştum. Toptan satışa nasıl fatura keseceğim hakkında hiçbir fikrim yoktu.

Toptan Hesap Faturası Sorunu

Kafenin muhasebecisi haklıydı. Faturalamam utanç vericiydi. Ona hafta sonunda bir toplam mesaj atıyordum ve onun kalem kalem dökümlü, bir sipariş numarası (PO) ve takip edebileceği bir fatura numarası olan resmi bir faturaya ihtiyacı vardı.

Ayrıca pratikte net-30’un nasıl çalıştığını da anlamıyordum. Başta “net-30” demişlerdi, bunu otuz gün içinde ödeyecekleri şeklinde anlamıştım. Anlamadığım şey, sayacın faturayı aldıklarında başladığıydı — ve eğer faturayı ay sonuna kadar göndermezsem, otuz gün o zaman başlıyordu.

Haftalık teslimatların hepsini ay sonunda bir kerede faturalandırıyor, sonra bir otuz gün daha bekliyordum. Nakidim, altı hafta önce satın alıp teslim ettiğim malzemeler için altmış gün bağlı kalıyordu.

Kafe hesabı aylık 2.800 dolardı. Bozuk faturalama döngümle sürekli olarak bir ila iki aylık gelir alacaklıydım. İlk kez bunu gerçekten planladığımda, tek bir hesaptan 4.900 dolarlık ödenmemiş alacağın üzerinde oturuyordum.

Üç şeyi düzelttim: fatura sıklığı, fatura formatı ve net vadeler.

Haftalık Toptan Faturası

Invoice Flow app bir fırının fatura düzenleyicisi — özel alanlarda etkinlik tarihi, porsiyonlar ve tasarım ile 3 katlı düğün pastası, tadım kutusu, mekana teslimat ve stant kiralama
Pasta, tadım kutusu, teslimat, stant — kayıtlı düğün tarihi ve %50 depozito ile.

Kafe sorunundan sonra, toptan hesapları net-7 vadeleriyle haftalık faturalamaya geçirdim. Net-7 toptan satış için sıra dışıdır — çoğu fırın net-30 ile aylık fatura keser. Ancak günlük üretim maliyetleri olan küçük bir işletme için otuz gün beklemek sürdürülemezdi.

Toptan Fırın — Haftalık Fatura — [Hesap Adı] — [Tarih] Haftası:

Hesap Detayları:

Bu Haftaki Teslimatlar:

Teslimat gününe göre kalemlere ayırma, kafe muhasebecimin özel talebiydi — teslimatları alım kaydıyla mutabık kılması gerekiyordu. Onun formatını eşleştirmeye başladığımda, fatura anlaşmazlıkları sıfıra düştü.

Özel Pasta ve Özel Sipariş Faturaları

Özel siparişler — düğün pastaları, doğum günü pastaları, özel fırın ürünleri — bir depozito yapısı gerektirir. Malzeme ve emek, sipariş teslim alınmadan önce girer.

Özel Sipariş — [Müşteri Adı] — [Teslim Alma/Teslimat Tarihi]:

Özel siparişler için depozito şarttır. Bir keresinde 380 dolarlık özel bir doğum günü pastası yaptım — fondan dekorasyonlar, belirli bir renk düzeni, müşterinin çocuğunun adı el yazısıyla — ve müşteri gelmedi. O zaman topladığım depozito 100 dolardı. 280 dolarlık malzeme ve bir tam Cumartesi emeği kaybettim.

Şimdi özel siparişler onayda %50 iade edilemez. Depozito malzemeleri kapsar. Bakiye teslim alımda toplanır.

Kurumsal ve Etkinlik Ön Siparişleri

Bir fırının Invoice Flow app belgeleri — depozitolu bir düğün pastası, bir toptan kafe siparişi, ödenmiş bir kurumsal ofis-pasta programı ve ödenmiş bir teslimat
Özel pastalar, kafe toptan, kurumsal programlar — her sipariş tipi kayıtta.

Ofisler, etkinlik koordinatörleri ve mekan yetkilileri genellikle toplantılar, ofis kahvaltıları ve ikramlı etkinlikler için büyük ön siparişler verir.

Kurumsal Hamur İşi Ön Siparişi — [Şirket Adı] — [Tarih]:

Kurumsal ön siparişler, sipariş numaralarının (PO) önemli olduğu yerdir. Aylık acente kahvaltıları için tedarik ettiğim bir emlak firması, faturada bir sipariş numarası olmadığı için bir keresinde 460 dolarlık bir ödeme için sekiz hafta beklememe neden oldu. Muhasebe sistemleri bunu işleyemedi. Şimdi sipariş anında PO’yu istiyorum.

Semt Pazarı ve Perakende Satış Fişleri

Semt pazarı satışları nakit ve karttır — faturalama gerekmez. Ancak bazı müşteriler gider raporlaması veya işletme vergisi amaçları için bir fiş ister.

Perakende Satış Fişi — Honeycomb Bakery — [Tarih]:

InvoiceFlow, müşteriler istediğinde bunları hızla oluşturur — işletme adım ve iletişim bilgilerimle profesyonel bir fiş, e-postalarına gönderilir.

Abonelik ve Sürekli Sipariş Faturaları

Invoice Flow app'te bir fırının tekrarlayan faturaları — haftalık bir kafe sürekli siparişi ve aylık bir artizan ekmek kulübü aboneliği
Kafenin haftalık siparişi ve ekmek kulübü kendini faturalıyor — siz ekmek yapın, peşinde koşmayın.

Bazı müşteriler her hafta aynı siparişi verir — haftada iki kez ekmek sipariş eden bir restoran, haftalık hamur işi kutusuna abone olan bir hane. Bunlar için tekrarlayan bir fatura kullanıyorum.

Haftalık Hamur İşi Kutusu Aboneliği — [Müşteri Adı] — [Tarih] Haftası:

Abonelik modelini denemek iki yılımı aldı ve keşke daha erken başlasaydım. Ortalama haftada 52 dolardan otuz bir aktif abonelik = havadan veya pazar gününden bağımsız olarak haftalık 1.612 dolar garantili gelir.

Sekiz Yıl Sonra İş

Mevcut gelir dağılımı:

Yalnızca semt pazarlarında satış yaparken aylık yaklaşık 2.800 dolar kazanıyordum. Toptan hesaplar tabanı değiştirdi. Abonelikler tavanı değiştirdi.

InvoiceFlow Fırınlar için Ne Yapar

Fırın faturalaması, teslimat gününe göre kalemlere ayrılmış toptan haftalık faturaları, iptal politikalarıyla özel pasta depozitolarını, PO alanları olan kurumsal ön siparişleri, perakende fişlerini ve tekrarlayan abonelik faturalamasını kapsar. InvoiceFlow bunların hepsini tek bir Android uygulamasından yönetir — toptan hesaplar için haftalık tekrarlayan faturalar, özel siparişler için depozito takibi ve kurumsal müşteriler için PO alanları.

InvoiceFlow’u indirin. Teslimat gününe göre kalemlere ayırma ve net-7 vadeleriyle toptan fatura şablonunu oluşturun. Haftalık otomatik faturalamayla abonelik faturalamasını kurun. Depozito ve iptal politikasını özel sipariş faturalarına ekleyin. Net-7 ödeyen kafe hesabı, bir aylık pazar tezgahından daha değerlidir — ve profesyonel bir faturayla başlar.

Diane Kowalski, Portland, Oregon’daki Honeycomb Bakery’nin sahibidir; toptan hamur işleri, özel pastalar, abonelik kutuları, perakende pazar satışları ve kurumsal ön siparişler sağlamaktadır.