Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Как заказ от кофейни научил меня выставлять счета пекарни

Автор: Дайан Ковальски, владелица пекарни — Портленд, штат Орегон

Я открыла пекарню Honeycomb Bakery в 2016 году в коммерческой кухне, которую снимала почасово. Первые два года всё было розницей — фермерские рынки, поп-апы, небольшая система предзаказов через Instagram. А в конце 2018 года кофейня в четырёх кварталах от моего дома спросила, не буду ли я поставлять выпечку для их витрины.

Восемь круассанов в день. Двенадцать маффинов. Шесть сконов. Доставка по понедельникам, средам и пятницам. У них был оборот около двадцати тысяч долларов в месяц на проходящем трафике.

Я согласилась сразу.

Через три месяца у меня была проблема с таблицами, два пропущенных платежа и счёт за первую неделю, который бухгалтер кофейни описала как «просто фото вашего логотипа с какой-то цифрой». Я построила розничный бизнес. И понятия не имела, как выставлять счета оптом.

Проблема счёта по оптовому аккаунту

Бухгалтер кофейни была права. Моё выставление счетов было постыдным. Я отправляла ей итоговую сумму в конце недели сообщением, а ей был нужен официальный счёт с позициями, номером заказа (PO) и номером счёта, который она могла бы отслеживать.

Ещё я не понимала, как net-30 работает на практике. В начале они сказали «net-30», и я поняла это так, что они оплатят в течение тридцати дней. Чего я не понимала — отсчёт начинался с момента получения ими счёта, и если я не отправляла счёт до конца месяца, тридцать дней начинались только тогда.

Я выставляла счёт за все недельные поставки разом в конце месяца, а потом ждала ещё тридцать дней. Мои деньги были заморожены на шестьдесят дней — за сырьё, которое я купила и поставила шестью неделями раньше.

Аккаунт кофейни приносил $2 800/месяц. С моим сломанным циклом выставления счетов мне постоянно были должны выручку за один-два месяца. Когда я впервые всё расписала, я сидела на $4 900 непогашенной дебиторской задолженности по одному только аккаунту.

Я исправила три вещи: периодичность счетов, формат счёта и условия оплаты (net terms).

Еженедельный оптовый счёт

Редактор счетов пекарни в приложении Invoice Flow — 3-ярусный свадебный торт, дегустационный набор, доставка на площадку и аренда подставки с датой мероприятия, числом порций и дизайном в кастомных полях
Торт, дегустационный набор, доставка, подставка — с датой свадьбы и 50% депозитом на записи.

После проблемы с кофейней я перевела оптовые аккаунты на еженедельное выставление счетов с условиями net-7. Net-7 — необычно для опта: большинство пекарен выставляют счета ежемесячно с net-30. Но для малого бизнеса с ежедневными производственными расходами ждать тридцать дней было невыносимо.

Оптовая пекарня — еженедельный счёт — [Название аккаунта] — Неделя от [Дата]:

Данные аккаунта:

Поставки на этой неделе:

Детализация по дням доставки была конкретным требованием бухгалтера кофейни — ей нужно было сверять поставки со своим журналом приёмки. Как только я начала соответствовать её формату, споры по счетам упали до нуля.

Счета на торты на заказ и спецзаказы

Заказы на заказ — свадебные торты, торты на день рождения, особая выпечка — требуют структуры с предоплатой. Материалы и труд вкладываются до того, как заказ заберут.

Заказ на заказ — [Имя клиента] — [Дата выдачи/доставки]:

Предоплата для заказов на заказ критична. Однажды я сделала торт на день рождения на заказ за $380 — декор из мастики, конкретная цветовая гамма, имя ребёнка клиента прописью — а клиент не пришёл. Предоплата, которую я тогда взяла, составляла $100. Я потеряла материалов на $280 и целую субботу труда.

Теперь заказы на заказ — это 50% невозвратной предоплаты при подтверждении. Предоплата покрывает материалы. Остаток собирается при выдаче.

Корпоративные и событийные предзаказы

Документы в приложении Invoice Flow у пекарни — свадебный торт с депозитом, оптовый заказ кафе, оплаченная корпоративная программа офисных тортов и оплаченная доставка
Торты на заказ, опт для кафе, корпоративные программы — каждый тип заказа учтён.

Офисы, организаторы мероприятий и контакты площадок часто размещают крупные предзаказы для совещаний, офисных завтраков и кейтеринговых мероприятий.

Корпоративный предзаказ выпечки — [Название компании] — [Дата]:

Корпоративные предзаказы — это то, где номера PO имеют значение. Риелторская фирма, для которой я поставляю ежемесячные завтраки агентов, однажды заставила меня ждать восемь недель оплаты в $460, потому что у меня не было номера PO на счёте. Их система кредиторской задолженности не могла его обработать. Теперь я запрашиваю PO в момент заказа.

Чеки фермерского рынка и розничных продаж

Продажи на фермерском рынке идут за наличные и карту — счёт не нужен. Но некоторым клиентам нужен чек для отчётности по расходам или налоговых целей бизнеса.

Чек розничной продажи — Honeycomb Bakery — [Дата]:

InvoiceFlow быстро формирует их, когда клиенты просят — профессиональный чек с названием и контактом моего бизнеса, отправленный им на почту.

Подписки и счета на регулярные заказы

Регулярные счета Invoice Flow app пекарни — еженедельный постоянный заказ кафе и ежемесячная подписка на клуб ремесленного хлеба
Еженедельный заказ кафе и хлебный клуб выставляют счета себе сами — вы печёте, а не гоняетесь.

Некоторые клиенты размещают один и тот же заказ каждую неделю — ресторан, заказывающий хлеб дважды в неделю, или семья, оформившая подписку на еженедельную коробку выпечки. Для них я использую регулярный (повторяющийся) счёт.

Подписка на еженедельную коробку выпечки — [Имя клиента] — Неделя от [Дата]:

Я два года не решалась попробовать модель подписки и жалею, что не начала раньше. Тридцать одна активная подписка в среднем по $52/неделю = $1 612/неделю гарантированной выручки, независимо от погоды и базарного дня.

Бизнес восемь лет спустя

Текущая структура выручки:

Когда я продавала только на фермерских рынках, я зарабатывала около $2 800/месяц. Оптовые аккаунты подняли пол. Подписки подняли потолок.

Что InvoiceFlow делает для пекарен

Биллинг пекарни охватывает еженедельные оптовые счета с детализацией по дням доставки, предоплаты за торты на заказ с условиями отмены, корпоративные предзаказы с полями PO, розничные чеки и регулярный биллинг по подписке. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного Android-приложения — еженедельные повторяющиеся счета для оптовых аккаунтов, учёт предоплат по заказам на заказ и поля PO для корпоративных клиентов.

Скачайте InvoiceFlow. Создайте шаблон оптового счёта с детализацией по дням доставки и условиями net-7. Настройте биллинг по подписке с еженедельным автосозданием счетов. Добавьте предоплату и условия отмены в счета на заказы на заказ. Аккаунт кофейни, который платит по net-7, стоит больше, чем месяц рыночных столов — и всё начинается с профессионального счёта.

Дайан Ковальски — владелица пекарни Honeycomb Bakery в Портленде, штат Орегон, предоставляющей оптовую выпечку, торты на заказ, коробки по подписке, розничные рыночные продажи и корпоративные предзаказы.