Invoice Flow app icon Invoice Flow management Obtenir l’appli
FR

Le compte café qui m’a appris à facturer une boulangerie

Par Diane Kowalski, propriétaire de boulangerie — Portland, Oregon

J’ai ouvert la boulangerie Honeycomb en 2016, dans une cuisine professionnelle que je louais à l’heure. Pendant les deux premières années, tout était de la vente au détail — marchés de producteurs, ventes éphémères, un petit système de précommande sur Instagram. Puis, fin 2018, un café situé à quatre rues de chez moi m’a demandé si je pouvais approvisionner sa vitrine à viennoiseries.

Huit croissants par jour. Douze muffins. Six scones. Ils voulaient une livraison le lundi, le mercredi et le vendredi. Ils réalisaient environ vingt mille dollars de chiffre d’affaires par mois grâce à leur clientèle de passage.

J’ai dit oui immédiatement.

Trois mois plus tard, j’avais un problème de tableur, deux paiements manqués et une première facture que la comptable du café a décrite comme « juste une photo de votre logo avec un chiffre ». J’avais bâti une activité de vente au détail. Je n’avais aucune idée de la manière de facturer en gros.

Le problème de la facturation des comptes en gros

La comptable du café avait raison. Ma façon de facturer était gênante. Je lui envoyais un total par SMS en fin de semaine, alors qu’elle avait besoin d’une facture en bonne et due forme, avec des lignes détaillées, un numéro de commande (bon de commande) et un numéro de facture qu’elle pouvait suivre.

Je ne comprenais pas non plus comment fonctionnaient les conditions « net à 30 jours » dans la pratique. Ils avaient parlé de « net 30 » au départ, ce que je comprenais comme un paiement sous trente jours. Ce que je n’avais pas compris, c’est que le compte à rebours démarrait à la réception de la facture — et que si je n’envoyais la facture qu’à la fin du mois, les trente jours commençaient à ce moment-là.

Je facturais toutes les livraisons hebdomadaires d’un coup en fin de mois, puis j’attendais encore trente jours. Ma trésorerie était immobilisée pendant soixante jours sur des matières premières que j’avais achetées et livrées six semaines plus tôt.

Le compte du café représentait 2 800 $/mois. Avec mon cycle de facturation défaillant, on me devait en permanence un à deux mois de chiffre d’affaires. La première fois que j’ai vraiment fait le calcul, j’avais 4 900 $ de créances en souffrance sur ce seul compte.

J’ai corrigé trois choses : la fréquence de facturation, le format de facture et les conditions de règlement.

La facture hebdomadaire pour la vente en gros

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'une pâtisserie — un gâteau de mariage à 3 étages, une boîte de dégustation, la livraison sur site et la location de présentoir avec date de l'événement, portions et design dans des champs personnalisés
Le gâteau, la boîte de dégustation, la livraison, le présentoir — avec la date du mariage et l'acompte de 50 % enregistrés.

Après le problème du café, je suis passée à une facturation hebdomadaire des comptes en gros avec des conditions net à 7 jours. Le net à 7 jours est inhabituel pour la vente en gros — la plupart des boulangeries facturent au mois avec du net à 30 jours. Mais pour une petite entreprise ayant des coûts de production quotidiens, attendre trente jours était intenable.

Boulangerie en gros — Facture hebdomadaire — [Nom du compte] — Semaine du [Date] :

Détails du compte :

Livraisons de la semaine :

Le détail par jour de livraison était une demande précise de la comptable du café — elle devait rapprocher les livraisons de son registre de réception. Dès que j’ai commencé à respecter son format, les litiges sur les factures sont tombés à zéro.

Factures pour gâteaux personnalisés et commandes spéciales

Les commandes personnalisées — gâteaux de mariage, gâteaux d’anniversaire, pâtisseries de spécialité — nécessitent une structure d’acompte. Les matières premières et la main-d’œuvre sont engagées avant que la commande ne soit récupérée.

Commande personnalisée — [Nom du client] — [Date de retrait/livraison] :

L’acompte pour les commandes personnalisées est essentiel. J’ai un jour réalisé un gâteau d’anniversaire personnalisé à 380 $ — décorations en pâte à sucre, palette de couleurs précise, le prénom de l’enfant du client écrit en lettres cursives — et le client ne s’est pas présenté. L’acompte que j’avais encaissé n’était que de 100 $ à l’époque. J’ai perdu 280 $ de matières premières et une journée entière de travail un samedi.

Aujourd’hui, les commandes personnalisées font l’objet d’un acompte de 50 % non remboursable à la confirmation. L’acompte couvre les matières premières. Le solde est encaissé au retrait.

Précommandes pour entreprises et événements

Documents de l'app Invoice Flow d'une boulangerie — un gâteau de mariage avec acompte, une commande de gros pour café, un programme de gâteaux de bureau en entreprise payé et une livraison payée
Gâteaux sur mesure, vente en gros aux cafés, programmes d'entreprise — chaque type de commande consigné.

Les bureaux, les organisateurs d’événements et les responsables de lieux de réception passent souvent d’importantes précommandes pour des réunions, des petits-déjeuners d’entreprise et des événements traiteur.

Précommande de viennoiseries pour entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Date] :

C’est pour les précommandes d’entreprise que les numéros de commande comptent vraiment. Une agence immobilière que j’approvisionne pour les petits-déjeuners mensuels de ses agents m’a une fois fait attendre huit semaines pour un paiement de 460 $ parce que je n’avais pas de numéro de commande sur la facture. Leur système de comptabilité fournisseurs ne pouvait pas la traiter. Désormais, je demande le numéro de commande au moment de la prise de commande.

Marchés de producteurs et reçus de vente au détail

Les ventes sur les marchés de producteurs se font en espèces ou par carte — aucune facture n’est nécessaire. Mais certains clients veulent un reçu pour leurs notes de frais ou à des fins fiscales professionnelles.

Reçu de vente au détail — Boulangerie Honeycomb — [Date] :

InvoiceFlow génère rapidement ces reçus lorsque les clients en font la demande — un reçu professionnel avec le nom et les coordonnées de mon entreprise, envoyé à leur adresse e-mail.

Factures d’abonnement et de commandes permanentes

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'une boulangerie — une commande régulière hebdomadaire de café et un abonnement mensuel à un club de pain artisanal
La commande hebdomadaire du café et le club de pain se facturent tout seuls — vous cuisez, sans relancer.

Certains clients passent la même commande chaque semaine — un restaurant qui commande du pain deux fois par semaine, un foyer qui s’abonne à une box de pâtisseries hebdomadaire. Pour ceux-là, j’utilise une facture récurrente.

Abonnement box de pâtisseries hebdomadaire — [Nom du client] — Semaine du [Date] :

Le modèle par abonnement m’a pris deux ans avant que je l’essaie, et j’aurais aimé m’y mettre plus tôt. Trente et un abonnements actifs à une moyenne de 52 $/semaine = 1 612 $/semaine de chiffre d’affaires garanti, quel que soit le temps ou le jour de marché.

L’entreprise huit ans plus tard

Répartition actuelle du chiffre d’affaires :

Quand je vendais uniquement sur les marchés de producteurs, je gagnais environ 2 800 $/mois. Les comptes en gros ont relevé le plancher. Les abonnements ont relevé le plafond.

Ce qu’InvoiceFlow apporte aux boulangeries

La facturation d’une boulangerie couvre les factures hebdomadaires en gros avec détail par jour de livraison, les acomptes sur gâteaux personnalisés avec conditions d’annulation, les précommandes d’entreprise avec champs de numéro de commande, les reçus de vente au détail et la facturation récurrente par abonnement. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — factures hebdomadaires récurrentes pour les comptes en gros, suivi des acomptes pour les commandes personnalisées et champs de numéro de commande pour les clients professionnels.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez le modèle de facture en gros avec détail par jour de livraison et conditions net à 7 jours. Mettez en place la facturation par abonnement avec génération automatique hebdomadaire. Ajoutez l’acompte et la politique d’annulation aux factures de commandes personnalisées. Le compte café qui paie à 7 jours vaut plus qu’un mois de tables de marché — et tout commence par une facture professionnelle.

Diane Kowalski est propriétaire de la boulangerie Honeycomb à Portland, Oregon, où elle fournit des viennoiseries en gros, des gâteaux personnalisés, des box par abonnement, des ventes au détail sur les marchés et des précommandes pour entreprises.