Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Ο Λογαριασμός του Καφέ που Μου Έμαθε Πώς να Τιμολογώ ένα Αρτοποιείο

Από την Diane Kowalski, Ιδιοκτήτρια Αρτοποιείου — Portland, OR

Άνοιξα το Honeycomb Bakery το 2016 από μια επαγγελματική κουζίνα που νοίκιαζα με την ώρα. Για τα πρώτα δύο χρόνια, όλα ήταν λιανική — λαϊκές αγορές, pop-up, ένα μικρό σύστημα προπαραγγελίας μέσω Instagram. Στη συνέχεια, στα τέλη του 2018, ένα καφέ τέσσερα τετράγωνα από το σπίτι μου με ρώτησε αν θα προμήθευα τη βιτρίνα γλυκών του.

Οκτώ κρουασάν την ημέρα. Δώδεκα μάφιν. Έξι scones. Ήθελαν παράδοση Δευτέρα, Τετάρτη και Παρασκευή. Είχαν περίπου είκοσι χιλιάδες δολάρια τον μήνα σε επισκεψιμότητα.

Είπα ναι αμέσως.

Τρεις μήνες αργότερα, είχα ένα πρόβλημα με λογιστικά φύλλα, δύο χαμένες πληρωμές και ένα τιμολόγιο πρώτης εβδομάδας που η λογίστρια του καφέ περιέγραψε ως «απλώς μια φωτογραφία του λογότυπού σου με έναν αριθμό». Είχα χτίσει μια επιχείρηση λιανικής. Δεν είχα ιδέα πώς να τιμολογώ χονδρική.

Το Πρόβλημα του Τιμολογίου Χονδρικού Λογαριασμού

Η λογίστρια του καφέ είχε δίκιο. Η τιμολόγησή μου ήταν ντροπιαστική. Της έστελνα ένα σύνολο με μήνυμα στο τέλος της εβδομάδας, ενώ εκείνη χρειαζόταν ένα επίσημο τιμολόγιο με αναλυτικές γραμμές, έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς (PO) και έναν αριθμό τιμολογίου που να μπορεί να παρακολουθεί.

Επίσης δεν καταλάβαινα πώς λειτουργούσε στην πράξη το net-30. Είχαν πει «net-30» στην αρχή, το οποίο κατάλαβα ότι σήμαινε ότι θα πλήρωναν εντός τριάντα ημερών. Αυτό που δεν κατάλαβα ήταν ότι το ρολόι ξεκινούσε όταν λάμβαναν το τιμολόγιο — και αν δεν έστελνα το τιμολόγιο μέχρι το τέλος του μήνα, οι τριάντα ημέρες ξεκινούσαν τότε.

Τιμολογούσα τις εβδομαδιαίες παραδόσεις όλες μαζί στο τέλος του μήνα, και μετά περίμενα άλλες τριάντα ημέρες. Τα μετρητά μου ήταν δεσμευμένα για εξήντα ημέρες πάνω σε υλικά που είχα αγοράσει και παραδώσει έξι εβδομάδες νωρίτερα.

Ο λογαριασμός του καφέ ήταν 2.800 $/μήνα. Με τον χαλασμένο κύκλο τιμολόγησής μου, μου όφειλαν μόνιμα έναν έως δύο μήνες εσόδων. Την πρώτη φορά που το χαρτογράφησα πραγματικά, καθόμουν πάνω σε 4.900 $ ανείσπρακτων απαιτήσεων από έναν μόνο λογαριασμό.

Διόρθωσα τρία πράγματα: τη συχνότητα τιμολόγησης, τη μορφή του τιμολογίου και τους όρους πληρωμής.

Το Εβδομαδιαίο Χονδρικό Τιμολόγιο

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow ενός ζαχαροπλαστείου — μια γαμήλια τούρτα 3 ορόφων, κουτί γευσιγνωσίας, παράδοση στον χώρο και ενοικίαση βάσης με ημερομηνία εκδήλωσης, μερίδες και σχέδιο σε custom fields
Η τούρτα, το κουτί γευσιγνωσίας, η παράδοση, η βάση — με την ημερομηνία γάμου και 50% προκαταβολή καταγεγραμμένα.

Μετά το πρόβλημα με το καφέ, μετέφερα τους χονδρικούς λογαριασμούς σε εβδομαδιαία τιμολόγηση με όρους net-7. Το net-7 είναι ασυνήθιστο για τη χονδρική — τα περισσότερα αρτοποιεία τιμολογούν μηνιαία με net-30. Αλλά για μια μικρή επιχείρηση με καθημερινό κόστος παραγωγής, η αναμονή τριάντα ημερών ήταν μη βιώσιμη.

Χονδρική Αρτοποιίας — Εβδομαδιαίο Τιμολόγιο — [Όνομα Λογαριασμού] — Εβδομάδα [Ημερομηνία]:

Στοιχεία Λογαριασμού:

Παραδόσεις Αυτής της Εβδομάδας:

Η ανάλυση ανά ημέρα παράδοσης ήταν το συγκεκριμένο αίτημα της λογίστριας του καφέ — χρειαζόταν να συμφωνήσει τις παραδόσεις με το βιβλίο παραλαβών της. Μόλις άρχισα να ταιριάζω τη μορφή της, οι διαφωνίες τιμολογίων έπεσαν στο μηδέν.

Τιμολόγια Τούρτας κατά Παραγγελία και Ειδικών Παραγγελιών

Οι παραγγελίες κατά παραγγελία — τούρτες γάμου, τούρτες γενεθλίων, εξειδικευμένα αρτοσκευάσματα — απαιτούν δομή προκαταβολής. Τα υλικά και η εργασία μπαίνουν πριν παραληφθεί η παραγγελία.

Παραγγελία κατά Παραγγελία — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία Παραλαβής/Παράδοσης]:

Η προκαταβολή για παραγγελίες κατά παραγγελία είναι απαραίτητη. Κάποτε έφτιαξα μια τούρτα γενεθλίων κατά παραγγελία αξίας 380 $ — διακοσμήσεις φοντάν, συγκεκριμένη παλέτα χρωμάτων, το όνομα του παιδιού του πελάτη με καλλιγραφία — και ο πελάτης δεν εμφανίστηκε. Η προκαταβολή που είχα εισπράξει ήταν 100 $ τότε. Έχασα 280 $ σε υλικά και ένα ολόκληρο Σάββατο εργασίας.

Τώρα, οι παραγγελίες κατά παραγγελία είναι 50% μη επιστρέψιμες κατά την επιβεβαίωση. Η προκαταβολή καλύπτει τα υλικά. Το υπόλοιπο εισπράττεται κατά την παραλαβή.

Εταιρικές Προπαραγγελίες και Προπαραγγελίες Εκδηλώσεων

Έγγραφα της εφαρμογής Invoice Flow app ενός αρτοποιείου — μια γαμήλια τούρτα με προκαταβολή, μια χονδρική παραγγελία καφέ, ένα εξοφλημένο εταιρικό πρόγραμμα τούρτας γραφείου και μια εξοφλημένη παράδοση
Εξατομικευμένες τούρτες, χονδρική καφέ, εταιρικά προγράμματα — κάθε τύπος παραγγελίας καταγεγραμμένος.

Γραφεία, διοργανωτές εκδηλώσεων και υπεύθυνοι χώρων συχνά κάνουν μεγάλες προπαραγγελίες για συναντήσεις, πρωινά γραφείου και εκδηλώσεις με catering.

Εταιρική Προπαραγγελία Γλυκών — [Όνομα Εταιρείας] — [Ημερομηνία]:

Στις εταιρικές προπαραγγελίες είναι που έχουν σημασία οι αριθμοί PO. Μια κτηματομεσιτική εταιρεία που προμηθεύω για μηνιαία πρωινά μεσιτών με έβαλε να περιμένω κάποτε οκτώ εβδομάδες για μια πληρωμή 460 $ επειδή δεν είχα αριθμό PO στο τιμολόγιο. Το σύστημα πληρωτέων λογαριασμών τους δεν μπορούσε να το επεξεργαστεί. Τώρα ζητάω το PO κατά την παραγγελία.

Αποδείξεις Πωλήσεων Λαϊκής Αγοράς και Λιανικής

Οι πωλήσεις σε λαϊκές αγορές γίνονται με μετρητά και κάρτα — δεν χρειάζεται τιμολόγηση. Αλλά ορισμένοι πελάτες θέλουν απόδειξη για αναφορά εξόδων ή για επιχειρηματικούς φορολογικούς σκοπούς.

Απόδειξη Λιανικής Πώλησης — Honeycomb Bakery — [Ημερομηνία]:

Το InvoiceFlow τις δημιουργεί γρήγορα όταν το ζητούν οι πελάτες — μια επαγγελματική απόδειξη με το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής μου, σταλμένη στο email τους.

Τιμολόγια Συνδρομής και Πάγιας Παραγγελίας

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια της εφαρμογής Invoice Flow ενός αρτοποιείου — μια εβδομαδιαία μόνιμη παραγγελία café και μια μηνιαία συνδρομή artisan bread club
Η εβδομαδιαία παραγγελία του café και το bread club τιμολογούν τον εαυτό τους — εσείς ψήνετε, δεν κυνηγάτε.

Ορισμένοι πελάτες κάνουν την ίδια παραγγελία κάθε εβδομάδα — ένα εστιατόριο που παραγγέλνει ψωμί δύο φορές την εβδομάδα, ένα νοικοκυριό που είναι συνδρομητής σε εβδομαδιαίο κουτί γλυκών. Για αυτά, χρησιμοποιώ ένα επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο.

Εβδομαδιαία Συνδρομή Κουτιού Γλυκών — [Όνομα Πελάτη] — Εβδομάδα [Ημερομηνία]:

Το μοντέλο συνδρομής μου πήρε δύο χρόνια για να το δοκιμάσω, και μακάρι να είχα ξεκινήσει νωρίτερα. Τριάντα μία ενεργές συνδρομές κατά μέσο όρο 52 $/εβδομάδα = 1.612 $/εβδομάδα σε εγγυημένα έσοδα, ανεξάρτητα από τον καιρό ή την ημέρα της αγοράς.

Η Επιχείρηση Οκτώ Χρόνια Μετά

Τρέχουσα κατανομή εσόδων:

Όταν πουλούσα μόνο σε λαϊκές αγορές, έβγαζα περίπου 2.800 $/μήνα. Οι χονδρικοί λογαριασμοί άλλαξαν το κατώφλι. Οι συνδρομές άλλαξαν το ταβάνι.

Τι Κάνει το InvoiceFlow για τα Αρτοποιεία

Η τιμολόγηση αρτοποιείου εκτείνεται σε εβδομαδιαία χονδρικά τιμολόγια με ανάλυση ανά ημέρα παράδοσης, προκαταβολές τούρτας κατά παραγγελία με πολιτικές ακύρωσης, εταιρικές προπαραγγελίες με πεδία PO, αποδείξεις λιανικής και επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση συνδρομών. Το InvoiceFlow τα χειρίζεται όλα αυτά από μία εφαρμογή Android — εβδομαδιαία επαναλαμβανόμενα τιμολόγια για χονδρικούς λογαριασμούς, παρακολούθηση προκαταβολών για παραγγελίες κατά παραγγελία και πεδία PO για εταιρικούς πελάτες.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Δημιουργήστε το πρότυπο χονδρικού τιμολογίου με ανάλυση ανά ημέρα παράδοσης και όρους net-7. Ρυθμίστε την τιμολόγηση συνδρομών με εβδομαδιαία αυτόματη τιμολόγηση. Προσθέστε την προκαταβολή και την πολιτική ακύρωσης στα τιμολόγια παραγγελιών κατά παραγγελία. Ο λογαριασμός του καφέ που πληρώνει net-7 αξίζει περισσότερο από έναν μήνα τραπεζιών σε αγορές — και ξεκινά με ένα επαγγελματικό τιμολόγιο.

Η Diane Kowalski είναι η ιδιοκτήτρια του Honeycomb Bakery στο Portland του Oregon, παρέχοντας γλυκά χονδρικής, τούρτες κατά παραγγελία, κουτιά συνδρομής, πωλήσεις λιανικής σε αγορές και εταιρικές προπαραγγελίες.