Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Konto kawiarni, które nauczyło mnie fakturować piekarnię

Autorka: Diane Kowalski, właścicielka piekarni — Portland, OR

Otworzyłam piekarnię Honeycomb w 2016 roku w kuchni komercyjnej, którą wynajmowałam na godziny. Przez pierwsze dwa lata wszystko było detaliczne — targi, pop-upy, mały system przedsprzedaży przez Instagram. Potem, pod koniec 2018 roku, kawiarnia cztery przecznice od mojego domu zapytała, czy zaopatrzę ich witrynę z wypiekami.

Osiem rogalików dziennie. Dwanaście muffinek. Sześć bułeczek scone. Chcieli dostawy w poniedziałki, środy i piątki. Mieli około dwudziestu tysięcy dolarów miesięcznie z ruchu klientów.

Zgodziłam się natychmiast.

Trzy miesiące później miałam problem z arkuszem kalkulacyjnym, dwie nieopłacone płatności i pierwszą fakturę, którą księgowa kawiarni określiła jako „po prostu zdjęcie twojego logo z liczbą”. Zbudowałam firmę detaliczną. Nie miałam pojęcia, jak fakturować hurt.

Problem z fakturą dla konta hurtowego

Księgowa kawiarni miała rację. Moje fakturowanie było żenujące. Wysyłałam jej SMS-em sumę na koniec tygodnia, a ona potrzebowała formalnej faktury z pozycjami, numerem zamówienia (PO) i numerem faktury, który mogła śledzić.

Nie rozumiałam też, jak w praktyce działa termin płatności 30 dni. Na początku powiedzieli „termin 30 dni”, co rozumiałam jako to, że zapłacą w ciągu trzydziestu dni. Nie rozumiałam, że zegar zaczyna tykać, gdy otrzymają fakturę — a jeśli nie wysyłałam faktury aż do końca miesiąca, trzydzieści dni zaczynało się dopiero wtedy.

Fakturowałam wszystkie cotygodniowe dostawy naraz na koniec miesiąca, a potem czekałam kolejne trzydzieści dni. Moja gotówka była zamrożona przez sześćdziesiąt dni na dostawy, które kupiłam i dostarczyłam sześć tygodni wcześniej.

Konto kawiarni to było 2800 dolarów miesięcznie. Przy moim zepsutym cyklu rozliczeniowym byłam ciągle winna od jednego do dwóch miesięcy przychodu. Kiedy pierwszy raz to sobie rozpisałam, siedziałam na 4900 dolarach zaległych należności z jednego konta.

Naprawiłam trzy rzeczy: częstotliwość fakturowania, format faktury i terminy płatności.

Cotygodniowa faktura hurtowa

Edytor faktur cukierni w Invoice Flow app — 3-piętrowy tort weselny, pudełko degustacyjne, dostawa na miejsce i wypożyczenie stojaka z datą wydarzenia, liczbą porcji i projektem w polach niestandardowych
Tort, pudełko degustacyjne, dostawa, stojak — z datą ślubu i 50% zaliczką w dokumentacji.

Po problemie z kawiarnią przeniosłam konta hurtowe na fakturowanie tygodniowe z terminem płatności 7 dni. Termin 7 dni jest nietypowy dla hurtu — większość piekarni fakturuje miesięcznie z terminem 30 dni. Ale dla małej firmy z codziennymi kosztami produkcji czekanie trzydziestu dni było nie do utrzymania.

Piekarnia hurtowa — faktura tygodniowa — [Nazwa konta] — tydzień od [Data]:

Dane konta:

Dostawy w tym tygodniu:

Rozbicie pozycji według dnia dostawy było konkretną prośbą księgowej kawiarni — potrzebowała uzgodnić dostawy ze swoim rejestrem przyjęć. Gdy zaczęłam dopasowywać się do jej formatu, spory dotyczące faktur spadły do zera.

Faktury za torty na zamówienie i zamówienia specjalne

Zamówienia na zamówienie — torty ślubne, urodzinowe, wypieki specjalne — wymagają struktury z zaliczką. Materiały i praca idą w to, zanim zamówienie zostanie odebrane.

Zamówienie na zamówienie — [Nazwa klienta] — [Data odbioru/dostawy]:

Zaliczka przy zamówieniach na zamówienie jest niezbędna. Kiedyś zrobiłam tort urodzinowy na zamówienie za 380 dolarów — dekoracje z masy cukrowej, konkretna kolorystyka, imię dziecka klienta pisane ozdobnie — a klient się nie pojawił. Zaliczka, którą wtedy pobrałam, wynosiła 100 dolarów. Straciłam materiały za 280 dolarów i całą sobotę pracy.

Teraz zamówienia na zamówienie mają 50% bezzwrotne przy potwierdzeniu. Zaliczka pokrywa materiały. Pozostała kwota jest pobierana przy odbiorze.

Przedsprzedaż firmowa i eventowa

Dokumenty w aplikacji Invoice Flow piekarni — tort weselny z zaliczką, hurtowe zamówienie kawiarni, opłacony firmowy program tortów biurowych i opłacona dostawa
Torty na zamówienie, hurt kawiarniany, programy firmowe — każdy typ zamówienia zapisany.

Biura, koordynatorzy eventów i osoby kontaktowe z sal często składają duże zamówienia z wyprzedzeniem na spotkania, śniadania biurowe i eventy z cateringiem.

Przedsprzedaż wypieków dla firmy — [Nazwa firmy] — [Data]:

Przedsprzedaż firmowa to miejsce, gdzie numery PO mają znaczenie. Firma z branży nieruchomości, którą zaopatruję w comiesięczne śniadania dla agentów, kazała mi kiedyś czekać osiem tygodni na płatność 460 dolarów, bo nie miałam numeru PO na fakturze. Ich system zobowiązań nie mógł jej przetworzyć. Teraz proszę o PO w chwili składania zamówienia.

Paragony z targów i sprzedaży detalicznej

Sprzedaż na targach to gotówka i karta — bez fakturowania. Ale niektórzy klienci chcą paragonu do rozliczenia kosztów lub celów podatkowych firmy.

Paragon sprzedaży detalicznej — Honeycomb Bakery — [Data]:

InvoiceFlow generuje je szybko, gdy klienci proszą — profesjonalny paragon z nazwą i kontaktem mojej firmy, wysłany na ich e-mail.

Faktury abonamentowe i za zamówienia stałe

Faktury cykliczne piekarni w aplikacji Invoice Flow app — cotygodniowe stałe zamówienie kawiarni i miesięczna subskrypcja klubu chleba rzemieślniczego
Cotygodniowe zamówienie kawiarni i klub chleba fakturują się same — Ty pieczesz, nie gonisz.

Niektórzy klienci składają to samo zamówienie co tydzień — restauracja, która zamawia chleb dwa razy w tygodniu, gospodarstwo domowe subskrybujące cotygodniowy box z wypiekami. Dla nich używam faktury cyklicznej.

Cotygodniowy box z wypiekami — abonament — [Nazwa klienta] — tydzień od [Data]:

Model abonamentowy zajął mi dwa lata, zanim go wypróbowałam, i żałuję, że nie zaczęłam wcześniej. Trzydzieści jeden aktywnych abonamentów przy średnio 52 dolarach/tydzień = 1612 dolarów/tydzień gwarantowanego przychodu, niezależnie od pogody czy dnia targowego.

Firma po ośmiu latach

Aktualny podział przychodów:

Kiedy sprzedawałam tylko na targach, zarabiałam około 2800 dolarów miesięcznie. Konta hurtowe zmieniły podłogę. Abonamenty zmieniły sufit.

Co InvoiceFlow robi dla piekarni i cukierni

Fakturowanie piekarni obejmuje cotygodniowe faktury hurtowe z rozbiciem według dnia dostawy, zaliczki na torty na zamówienie z polityką rezygnacji, przedsprzedaż firmową z polami PO, paragony detaliczne i cykliczne fakturowanie abonamentów. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — cotygodniowe faktury cykliczne dla kont hurtowych, śledzenie zaliczek dla zamówień na zamówienie oraz pola PO dla klientów firmowych.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablon faktury hurtowej z rozbiciem według dnia dostawy i terminem płatności 7 dni. Skonfiguruj fakturowanie abonamentowe z cotygodniowym automatycznym generowaniem faktur. Dodaj politykę zaliczki i rezygnacji do faktur za zamówienia na zamówienie. Konto kawiarni płacące w 7 dni jest warte więcej niż miesiąc stolików na targu — a zaczyna się od profesjonalnej faktury.

Diane Kowalski jest właścicielką piekarni Honeycomb w Portland w stanie Oregon, oferującej hurtowe wypieki, torty na zamówienie, boxy abonamentowe, sprzedaż detaliczną na targach oraz przedsprzedaż firmową.