Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Клиентът-кафене, който ме научи как да фактурирам пекарна

От Даян Ковалски, собственик на пекарна — Портланд, Орегон

Отворих пекарна Honeycomb през 2016 г. в търговска кухня, която наемах на час. Първите две години всичко беше на дребно — фермерски пазари, pop-up събития, малка система за предварителни поръчки през Instagram. После, в края на 2018 г., едно кафене на четири пресечки от дома ми попита дали бих снабдявала витрината им със сладкиши.

Осем кроасана на ден. Дванадесет мъфина. Шест скоунса. Искаха доставка в понеделник, сряда и петък. Имаха около двадесет хиляди долара месечно от посетители.

Казах „да“ веднага.

Три месеца по-късно имах проблем с таблица, две пропуснати плащания и фактура от първата седмица, която счетоводителката на кафенето описа като „просто снимка на логото ви с число“. Бях изградила бизнес на дребно. Нямах представа как да фактурирам на едро.

Проблемът с фактурите за търговски (едро) клиенти

Счетоводителката на кафенето беше права. Фактурирането ми беше срамно. Изпращах ѝ обща сума с текстово съобщение в края на седмицата, а тя имаше нужда от официална фактура с редови позиции, номер на поръчка (PO) и номер на фактура, който да може да проследи.

Освен това не разбирах как работи „нето-30“ на практика. Бяха казали „нето-30“ в началото, което разбирах като „ще платят в рамките на тридесет дни“. Това, което не разбирах, беше, че часовникът започва, когато получат фактурата — и ако не изпращах фактурата до края на месеца, тридесетте дни започваха тогава.

Фактурирах седмичните доставки наведнъж в края на месеца, после чаках още тридесет дни. Парите ми бяха блокирани за шестдесет дни за материали, които бях купила и доставила шест седмици по-рано.

Клиентът-кафене беше 2800 долара/месец. С моя счупен цикъл на фактуриране постоянно ми дължаха приход за един до два месеца. Първия път, когато наистина го разчертах, седях върху 4900 долара несъбрани вземания от един-единствен клиент.

Оправих три неща: честотата на фактуриране, формата на фактурата и условията за плащане.

Седмичната фактура на едро

Редактор на фактури в Invoice Flow app на пекарна — сватбена торта на 3 етажа, кутия за дегустация, доставка до мястото и наем на стойка с дата на събитието, порции и дизайн в персонализирани полета
Тортата, кутията за дегустация, доставката, стойката — с датата на сватбата и 50% депозит записани.

След проблема с кафенето преминах на седмично фактуриране на търговските клиенти с условия нето-7. Нето-7 е необичайно за търговия на едро — повечето пекарни фактурират месечно с нето-30. Но за малък бизнес с ежедневни производствени разходи чакането на тридесет дни беше непосилно.

Пекарна на едро — седмична фактура — [Име на клиента] — Седмица от [дата]:

Данни за клиента:

Доставки тази седмица:

Разбивката по ден на доставка беше конкретното искане на счетоводителката на кафенето — тя трябваше да сверява доставките спрямо своя дневник за получаване. Щом започнах да съвпадам с нейния формат, споровете по фактури паднаха до нула.

Фактури за торти по поръчка и специални поръчки

Поръчките по поръчка — сватбени торти, торти за рождени дни, специализирани печива — изискват депозитна структура. Материалите и трудът се влагат, преди поръчката да бъде получена.

Поръчка по поръчка — [Име на клиента] — [Дата на получаване/доставка]:

Депозитът за поръчки по поръчка е задължителен. Веднъж направих торта за рожден ден по поръчка за 380 долара — фонданови декорации, специфична цветова схема, името на детето на клиента с калиграфски шрифт — и клиентът не се появи. Депозитът, който бях събрала, беше 100 долара по онова време. Загубих 280 долара материали и цяла събота труд.

Сега поръчките по поръчка са 50% невъзстановими при потвърждение. Депозитът покрива материалите. Остатъкът се събира при получаване.

Корпоративни и събитийни предварителни поръчки

Документи в Invoice Flow app на пекарна — сватбена торта с депозит, поръчка за кафене на едро, платена корпоративна програма за офис торти и платена доставка
Торти по поръчка, кафенета на едро, корпоративни програми — всеки тип поръчка записан.

Офиси, организатори на събития и контакти на обекти често правят големи предварителни поръчки за срещи, офис закуски и кетъринг събития.

Корпоративна предварителна поръчка за сладкиши — [Име на компанията] — [дата]:

При корпоративните предварителни поръчки номерата на поръчки (PO) са от значение. Веднъж една агенция за недвижими имоти, която снабдявам с месечни закуски за агентите, ме накара да чакам осем седмици за плащане от 460 долара, защото нямах номер на поръчка във фактурата. Системата им за задължения не можеше да я обработи. Сега искам номера на поръчката в момента на поръчване.

Разписки за продажби на фермерски пазар и на дребно

Продажбите на фермерски пазар са в брой и с карта — не е нужно фактуриране. Но някои клиенти искат разписка за отчитане на разходи или бизнес данъчни цели.

Разписка за продажба на дребно — Пекарна Honeycomb — [дата]:

InvoiceFlow генерира тези бързо, когато клиентите поискат — професионална разписка с името и контакта на бизнеса ми, изпратена на имейла им.

Абонаментни фактури и фактури за постоянни поръчки

Повтарящи се фактури в Invoice Flow app на пекарна — седмична постоянна поръчка за кафене и месечен абонамент за клуб за занаятчийски хляб
Седмичната поръчка на кафенето и хлебният клуб се фактурират сами — вие печете, не гоните плащания.

Някои клиенти правят една и съща поръчка всяка седмица — ресторант, който поръчва хляб два пъти седмично, домакинство, което е абонирано за седмична кутия със сладкиши. За тях използвам периодична фактура.

Седмичен абонамент за кутия със сладкиши — [Име на клиента] — Седмица от [дата]:

Абонаментният модел ми отне две години да го пробвам и съжалявам, че не започнах по-рано. Тридесет и един активни абонамента при средно 52 долара/седмица = 1612 долара/седмица гарантиран приход, независимо от времето или пазарния ден.

Бизнесът осем години по-късно

Текуща разбивка на приходите:

Когато продавах само на фермерски пазари, изкарвах около 2800 долара/месец. Търговските клиенти промениха пода. Абонаментите промениха тавана.

Какво прави InvoiceFlow за пекарните

Фактурирането на пекарна обхваща седмични фактури на едро с разбивка по ден на доставка, депозити за торти по поръчка с политики за отказ, корпоративни предварителни поръчки с полета за номер на поръчка (PO), разписки на дребно и периодично абонаментно фактуриране. InvoiceFlow се справя с всички тези от едно Android приложение — седмични периодични фактури за търговски клиенти, проследяване на депозити за поръчки по поръчка и полета за PO за корпоративни клиенти.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблона за фактура на едро с разбивка по ден на доставка и условия нето-7. Настройте абонаментно фактуриране със седмично автоматично издаване на фактури. Добавете депозитната и отказната политика към фактурите за поръчки по поръчка. Клиентът-кафене, който плаща нето-7, струва повече от месец пазарни маси — и започва с професионална фактура.

Даян Ковалски е собственик на пекарна Honeycomb в Портланд, Орегон, която предлага сладкиши на едро, торти по поръчка, абонаментни кутии, продажби на дребно на пазара и корпоративни предварителни поръчки.