Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Kafékontoen som lærte meg hvordan man fakturerer et bakeri

Av Diane Kowalski, bakerieier — Portland, OR

Jeg åpnet Honeycomb Bakery i 2016 fra et industrikjøkken jeg leide på timebasis. De første to årene var alt detaljhandel — bondemarkeder, pop-up-salg, et lite forhåndsbestillingssystem gjennom Instagram. Så, sent i 2018, spurte en kafe fire kvartaler fra huset mitt om jeg kunne forsyne bakverksdisken deres.

Åtte croissanter per dag. Tolv muffins. Seks scones. De ønsket levering mandag, onsdag og fredag. De hadde rundt tjue tusen dollar i måneden i kundetrafikk.

Jeg sa ja med en gang.

Tre måneder senere hadde jeg et regnearkproblem, to uteblitte betalinger, og en førsteukesfaktura som kafeens bokholder beskrev som «bare et bilde av logoen din med et tall». Jeg hadde bygd en detaljhandelsvirksomhet. Jeg hadde ingen anelse om hvordan man fakturerer engros.

Problemet med engroskontofakturaer

Kafeens bokholder hadde rett. Faktureringen min var pinlig. Jeg sendte henne en total på tekstmelding på slutten av uken, og hun trengte en formell faktura med linjeposter, et PO-nummer og et fakturanummer hun kunne spore.

Jeg forsto heller ikke hvordan netto 30 fungerte i praksis. De hadde sagt «netto 30» i starten, som jeg forsto som at de ville betale innen tretti dager. Det jeg ikke forsto var at klokken startet når de mottok fakturaen — og hvis jeg ikke sendte fakturaen før slutten av måneden, startet de tretti dagene da.

Jeg fakturerte ukentlige leveringer alle på én gang på slutten av måneden, og ventet så ytterligere tretti dager. Pengene mine var bundet opp i seksti dager på forsyninger jeg hadde kjøpt og levert seks uker tidligere.

Kafékontoen var på 2 800 dollar i måneden. Med min ødelagte faktureringssyklus hadde jeg alltid én til to måneders inntekt til gode. Første gang jeg faktisk kartla det, satt jeg på 4 900 dollar i utestående fordringer fra én konto.

Jeg fikset tre ting: faktureringsfrekvens, fakturaformat og betalingsvilkår.

Den ukentlige engrosfakturaen

Invoice Flow app fakturaeditor for et bakeri — en 3-etasjes bryllupskake, smaksboks, levering til lokalet og standleie med arrangementsdato, antall porsjoner og design i egendefinerte felt
Kaken, smaksboksen, levering, standen — med bryllupsdatoen og 50 % depositum dokumentert.

Etter kafeproblemet flyttet jeg engroskonti til ukentlig fakturering med netto 7-vilkår. Netto 7 er uvanlig for engros — de fleste bakerier fakturerer månedlig med netto 30. Men for en liten virksomhet med daglige produksjonskostnader var det å vente tretti dager ikke bærekraftig.

Engrosbakeri — Ukentlig faktura — [Kontonavn] — Uke av [Dato]:

Kontodetaljer:

Leveringer denne uken:

Spesifiseringen per leveringsdag var kafébokholderens spesifikke ønske — hun trengte å avstemme leveringer mot mottaksloggen sin. Da jeg begynte å matche formatet hennes, falt fakturatvister til null.

Fakturaer for spesialkaker og spesialbestillinger

Spesialbestillinger — bryllupskaker, bursdagskaker, spesialiserte bakverk — krever en depositumstruktur. Materialene og arbeidet går inn før bestillingen hentes.

Spesialbestilling — [Kundenavn] — [Hente-/leveringsdato]:

Depositumet for spesialbestillinger er avgjørende. Jeg lagde en gang en spesialtilpasset bursdagskake til 380 dollar — fondantdekorasjoner, spesifikt fargeskjema, navnet på kundens barn i skjønnskrift — og kunden dukket ikke opp. Depositumet jeg hadde tatt inn var 100 dollar den gang. Jeg tapte 280 dollar i materialer og en hel lørdag med arbeid.

Nå er spesialbestillinger 50 % ikke-refunderbart ved bekreftelse. Depositumet dekker materialer. Restbeløpet kreves inn ved henting.

Forhåndsbestillinger fra bedrifter og arrangementer

Invoice Flow app dokumenter for et bakeri – en bryllupskake på depositum, en engrosordre til en kafé, et betalt bedriftskake-program for et kontor og en betalt leveranse
Tilpassede kaker, kafé-engros, bedriftsprogrammer – hver ordretype registrert.

Kontorer, arrangementskoordinatorer og lokalekontakter legger ofte inn store forhåndsbestillinger til møter, kontorfrokoster og cateringarrangementer.

Bedriftsforhåndsbestilling av bakverk — [Firmanavn] — [Dato]:

Bedriftsforhåndsbestillinger er der PO-numre betyr noe. Et eiendomsfirma jeg forsyner med månedlige meglerfrokoster fikk meg en gang til å vente åtte uker på en betaling på 460 dollar fordi jeg ikke hadde et PO-nummer på fakturaen. Leverandørgjeldssystemet deres kunne ikke behandle den. Nå ber jeg om PO ved bestilling.

Kvitteringer for bondemarked og detaljsalg

Salg på bondemarked er kontant og kort — ingen fakturering nødvendig. Men noen kunder ønsker en kvittering for utgiftsrapportering eller skatteformål for virksomheten.

Kvittering for detaljsalg — Honeycomb Bakery — [Dato]:

InvoiceFlow genererer disse raskt når kundene ber om det — en profesjonell kvittering med bedriftsnavnet og kontakten min, sendt til e-posten deres.

Fakturaer for abonnementer og faste bestillinger

Gjentakende fakturaer i Invoice Flow app for et bakeri — en fast ukentlig kafeordre og et månedlig abonnement på håndverksbrødklubb
Kafeens ukentlige ordre og brødklubben fakturerer seg selv — du baker, ikke jager.

Noen kunder legger inn samme bestilling hver uke — en restaurant som bestiller brød to ganger i uken, en husstand som abonnerer på en ukentlig bakverksboks. For disse bruker jeg en gjentakende faktura.

Ukentlig bakverksboks-abonnement — [Kundenavn] — Uke av [Dato]:

Abonnementsmodellen tok meg to år å prøve, og jeg skulle ønske jeg hadde begynt tidligere. Trettien aktive abonnementer på gjennomsnittlig 52 $/uke = 1 612 $/uke i garantert inntekt, uansett vær eller markedsdag.

Virksomheten åtte år inn

Nåværende inntektsfordeling:

Da jeg bare solgte på bondemarkeder, tjente jeg rundt 2 800 $/måned. Engroskonti endret gulvet. Abonnementer endret taket.

Hva InvoiceFlow gjør for bakerier

Bakerifakturering spenner over ukentlige engrosfakturaer med spesifisering per leveringsdag, depositum for spesialkaker med avbestillingsvilkår, bedriftsforhåndsbestillinger med PO-felt, detaljkvitteringer og gjentakende abonnementsfakturering. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — ukentlige gjentakende fakturaer for engroskonti, depositumsporing for spesialbestillinger, og PO-felt for bedriftskunder.

Last ned InvoiceFlow. Bygg engrosfakturamalen med spesifisering per leveringsdag og netto 7-vilkår. Sett opp abonnementsfakturering med ukentlig automatisk fakturering. Legg til depositum og avbestillingsvilkår på fakturaer for spesialbestillinger. Kafékontoen som betaler netto 7 er verdt mer enn en måned med markedsbord — og det starter med en profesjonell faktura.

Diane Kowalski er eier av Honeycomb Bakery i Portland, Oregon, og tilbyr engrosbakverk, spesialkaker, abonnementsbokser, detaljsalg på marked og bedriftsforhåndsbestillinger.