Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Het café-account dat me leerde hoe je een bakkerij factureert

Door Diane Kowalski, eigenaar van een bakkerij — Portland, OR

Ik opende Honeycomb Bakery in 2016 vanuit een commerciële keuken die ik per uur huurde. De eerste twee jaar was alles retail — boerenmarkten, pop-ups, een klein systeem voor voorbestellingen via Instagram. Toen vroeg eind 2018 een café vier straten van mijn huis of ik hun gebaksvitrine wilde bevoorraden.

Acht croissants per dag. Twaalf muffins. Zes scones. Ze wilden levering op maandag, woensdag en vrijdag. Ze hadden zo’n twintigduizend dollar per maand aan klandizie.

Ik zei meteen ja.

Drie maanden later had ik een spreadsheetprobleem, twee gemiste betalingen en een eerste factuur die de boekhouder van het café omschreef als “gewoon een foto van je logo met een bedrag erbij”. Ik had een retailbedrijf opgebouwd. Ik had geen idee hoe je groothandel factureert.

Het facturatieprobleem bij groothandelsklanten

De boekhouder van het café had gelijk. Mijn facturatie was gênant. Ik stuurde haar aan het einde van de week een totaalbedrag via sms, terwijl zij een formele factuur nodig had met regelposten, een PO-nummer en een factuurnummer dat ze kon bijhouden.

Ik begreep ook niet hoe netto-30 in de praktijk werkte. Ze hadden aan het begin “netto-30” gezegd, wat ik begreep als: ze betalen binnen dertig dagen. Wat ik niet doorhad, was dat de klok ging lopen op het moment dat ze de factuur ontvingen — en als ik de factuur pas aan het einde van de maand stuurde, begonnen de dertig dagen dan pas.

Ik factureerde alle wekelijkse leveringen in één keer aan het einde van de maand en wachtte daarna nog eens dertig dagen. Mijn geld zat zestig dagen vast in producten die ik zes weken eerder had ingekocht en geleverd.

Het café-account was $2.800 per maand. Met mijn kapotte facturatiecyclus stond er voortdurend één tot twee maanden omzet open. De eerste keer dat ik het echt in kaart bracht, had ik $4.900 aan openstaande vorderingen bij één klant.

Ik heb drie dingen aangepakt: factuurfrequentie, factuurindeling en betalingstermijnen.

De wekelijkse groothandelsfactuur

Invoice Flow app factuureditor van een bakkerij — een bruidstaart met 3 lagen, proeverijbox, bezorging op locatie en standaardhuur met evenementdatum, aantal porties en ontwerp in aangepaste velden
De taart, de proeverijbox, bezorging, de standaard — met de trouwdatum en 50% aanbetaling vastgelegd.

Na het café-probleem zette ik groothandelsklanten over op wekelijkse facturatie met netto-7-termijnen. Netto-7 is ongebruikelijk voor groothandel — de meeste bakkerijen factureren maandelijks met netto-30. Maar voor een klein bedrijf met dagelijkse productiekosten was dertig dagen wachten onhoudbaar.

Groothandel bakkerij — wekelijkse factuur — [naam account] — week van [datum]:

Accountgegevens:

Leveringen deze week:

De uitsplitsing per leverdag was een specifiek verzoek van de boekhouder van het café — zij moest de leveringen afstemmen op haar ontvangstlogboek. Zodra ik haar indeling ging volgen, daalde het aantal factuurdiscussies tot nul.

Facturen voor maatwerktaarten en speciale bestellingen

Maatwerkbestellingen — bruidstaarten, verjaardagstaarten, speciaal gebak — vereisen een aanbetalingsstructuur. Het materiaal en de arbeid gaan erin voordat de bestelling wordt opgehaald.

Maatwerkbestelling — [naam klant] — [afhaal-/leverdatum]:

De aanbetaling voor maatwerkbestellingen is essentieel. Ik maakte ooit een verjaardagstaart van $380 op maat — fondantdecoraties, een specifiek kleurenschema, de naam van het kind van de klant in sierletters — en de klant kwam niet opdagen. De aanbetaling die ik destijds had geïnd was $100. Ik verloor $280 aan materiaal en een hele zaterdag aan arbeid.

Nu zijn maatwerkbestellingen 50% niet-restitueerbaar bij bevestiging. De aanbetaling dekt het materiaal. Het restant wordt bij afhaling geïnd.

Zakelijke en evenement-voorbestellingen

Invoice Flow app documenten van een bakkerij — een bruiloftstaart op aanbetaling, een groothandelsorder voor een café, een betaald bedrijfsprogramma voor kantoortaarten en een betaalde levering
Maattaarten, cafégroothandel, bedrijfsprogramma's — elk ordertype vastgelegd.

Kantoren, eventcoördinatoren en locatiecontacten plaatsen vaak grote voorbestellingen voor vergaderingen, kantoorontbijten en gecaterde evenementen.

Zakelijke gebak-voorbestelling — [naam bedrijf] — [datum]:

Bij zakelijke voorbestellingen zijn PO-nummers belangrijk. Een makelaarskantoor waar ik maandelijks agentontbijten voor lever, liet me ooit acht weken wachten op een betaling van $460 omdat ik geen PO-nummer op de factuur had. Hun crediteurensysteem kon hem niet verwerken. Nu vraag ik bij het plaatsen van de bestelling om het PO-nummer.

Verkoopbonnen voor boerenmarkt en retail

Verkoop op de boerenmarkt is contant en met kaart — geen facturatie nodig. Maar sommige klanten willen een bon voor hun onkostendeclaratie of voor zakelijke belastingdoeleinden.

Verkoopbon retail — Honeycomb Bakery — [datum]:

InvoiceFlow maakt deze snel aan als klanten erom vragen — een professionele bon met mijn bedrijfsnaam en contactgegevens, verzonden naar hun e-mail.

Facturen voor abonnementen en vaste bestellingen

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een bakkerij — een wekelijkse vaste order van een café en een maandelijks abonnement op een ambachtelijke broodclub
De wekelijkse order van het café en de broodclub factureren zichzelf — jij bakt, geen achtervolging.

Sommige klanten plaatsen elke week dezelfde bestelling — een restaurant dat twee keer per week brood bestelt, een huishouden dat een wekelijkse gebaksbox afneemt. Daarvoor gebruik ik een terugkerende factuur.

Abonnement wekelijkse gebaksbox — [naam klant] — week van [datum]:

Het abonnementsmodel heb ik er twee jaar over gedaan om uit te proberen, en ik wou dat ik er eerder mee begonnen was. Eenendertig actieve abonnementen tegen gemiddeld $52/week = $1.612/week aan gegarandeerde omzet, ongeacht het weer of de marktdag.

Het bedrijf na acht jaar

Huidige omzetverdeling:

Toen ik alleen op boerenmarkten verkocht, verdiende ik ongeveer $2.800 per maand. Groothandelsklanten veranderden de bodem. Abonnementen veranderden het plafond.

Wat InvoiceFlow voor bakkerijen doet

Bakkerijfacturatie omvat wekelijkse groothandelsfacturen met uitsplitsing per leverdag, aanbetalingen voor maatwerktaarten met annuleringsbeleid, zakelijke voorbestellingen met PO-velden, retailbonnen en terugkerende abonnementsfacturatie. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app — wekelijks terugkerende facturen voor groothandelsklanten, aanbetalingsbeheer voor maatwerkbestellingen en PO-velden voor zakelijke klanten.

Download InvoiceFlow. Bouw het groothandelsfactuursjabloon met uitsplitsing per leverdag en netto-7-termijnen. Stel abonnementsfacturatie in met wekelijkse automatische facturen. Voeg de aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden toe aan maatwerkfacturen. Het café-account dat netto-7 betaalt is meer waard dan een maand markttafels — en het begint met een professionele factuur.

Diane Kowalski is eigenaar van Honeycomb Bakery in Portland, Oregon, en levert groothandelsgebak, maatwerktaarten, abonnementsboxen, retailverkoop op markten en zakelijke voorbestellingen.