Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Kafékontot som lärde mig hur man fakturerar ett bageri

Av Diane Kowalski, bageriägare — Portland, OR

Jag öppnade Honeycomb Bakery 2016 i ett kommersiellt kök som jag hyrde per timme. De första två åren var allt detaljhandel — bondemarknader, pop-ups, ett litet förbeställningssystem via Instagram. Sedan, i slutet av 2018, frågade ett kafé fyra kvarter från mitt hus om jag ville leverera till deras bakverksdisk.

Åtta croissanter per dag. Tolv muffins. Sex scones. De ville ha leverans måndag, onsdag och fredag. De hade ungefär tvåhundratusen kronor i månaden i kundtrafik.

Jag tackade ja direkt.

Tre månader senare hade jag ett kalkylbladsproblem, två missade betalningar och en faktura från första veckan som kaféets bokförare beskrev som “bara ett foto på din logga med en siffra.” Jag hade byggt en detaljhandelsverksamhet. Jag hade ingen aning om hur man fakturerar grossist.

Problemet med grossistkontofakturan

Kaféets bokförare hade rätt. Min fakturering var pinsam. Jag skickade henne en total i slutet av veckan via sms, men hon behövde en formell faktura med specificerade poster, ett inköpsordernummer (PO) och ett fakturanummer hon kunde spåra.

Jag förstod inte heller hur netto-30 fungerade i praktiken. De hade sagt “netto-30” från början, vilket jag tolkade som att de skulle betala inom trettio dagar. Vad jag inte förstod var att klockan började ticka när de tog emot fakturan — och om jag inte skickade fakturan förrän i slutet av månaden började de trettio dagarna då.

Jag fakturerade veckoleveranser allihop på en gång i slutet av månaden och väntade sedan ytterligare trettio dagar. Mina pengar var låsta i sextio dagar på varor jag köpt och levererat sex veckor tidigare.

Kafékontot var 28 000 kr/månad. Med min trasiga faktureringscykel var jag ständigt skyldig en till två månaders intäkter. Första gången jag faktiskt kartlade det satt jag på 49 000 kr i utestående fordringar från ett enda konto.

Jag åtgärdade tre saker: faktureringsfrekvens, fakturaformat och betalningsvillkor.

Den veckovisa grossistfakturan

Invoice Flow app fakturaredigerare för ett bageri — en 3-vånings bröllopstårta, provsmakningslåda, leverans till lokalen och ställningshyra med evenemangsdatum, portioner och design i anpassade fält
Tårtan, provsmakningslådan, leveransen, ställningen — med bröllopsdatumet och 50 % deposition dokumenterade.

Efter kaféproblemet gick jag över till veckovis fakturering med netto-7-villkor för grossistkonton. Netto-7 är ovanligt för grossist — de flesta bagerier fakturerar månadsvis med netto-30. Men för ett litet företag med dagliga produktionskostnader var det ohållbart att vänta trettio dagar.

Bagerigrossist — Veckofaktura — [Kontonamn] — Vecka [Datum]:

Kontouppgifter:

Leveranser denna vecka:

Specificeringen per leveransdag var en specifik begäran från kaféets bokförare — hon behövde stämma av leveranser mot sin mottagningslogg. När jag väl började matcha hennes format sjönk fakturatvister till noll.

Fakturor för specialtårtor och specialbeställningar

Specialbeställningar — bröllopstårtor, födelsedagstårtor, specialbakverk — kräver en handpenningsstruktur. Material och arbete läggs in innan beställningen hämtas.

Specialbeställning — [Kundnamn] — [Upphämtnings-/leveransdatum]:

Handpenningen för specialbeställningar är avgörande. Jag gjorde en gång en födelsedagstårta för 3 800 kr — fondantdekorationer, ett specifikt färgschema, kundens barns namn i skrivstil — och kunden dök inte upp. Handpenningen jag hade tagit in var 1 000 kr vid den tiden. Jag förlorade 2 800 kr i material och en hel lördag av arbete.

Nu är specialbeställningar 50 % ej återbetalningsbara vid bekräftelse. Handpenningen täcker materialet. Resten samlas in vid upphämtning.

Förbeställningar för företag och evenemang

Invoice Flow app dokument för ett bageri — en bröllopstårta med handpenning, en grossistorder till ett kafé, ett betalt företagsprogram för kontorstårtor och en betald leverans
Skräddarsydda tårtor, kafégrossist, företagsprogram — varje ordertyp registrerad.

Kontor, evenemangssamordnare och lokalkontakter lägger ofta stora förbeställningar för möten, kontorsfrukostar och cateringevenemang.

Bakverksförbeställning för företag — [Företagsnamn] — [Datum]:

Det är vid företagsförbeställningar som PO-nummer spelar roll. En fastighetsbyrå som jag levererar månadsvisa mäklarfrukostar till lät mig en gång vänta åtta veckor på en betalning på 4 600 kr eftersom jag inte hade ett PO-nummer på fakturan. Deras leverantörsreskontrasystem kunde inte hantera den. Nu frågar jag efter PO vid beställningstillfället.

Kvitton för bondemarknad och detaljhandel

Försäljning på bondemarknader sker med kontanter och kort — ingen fakturering behövs. Men vissa kunder vill ha ett kvitto för utläggsredovisning eller företagsskatteändamål.

Detaljhandelskvitto — Honeycomb Bakery — [Datum]:

InvoiceFlow genererar dessa snabbt när kunder frågar — ett professionellt kvitto med mitt företagsnamn och kontaktuppgifter, skickat till deras e-post.

Fakturor för prenumeration och stående beställning

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för ett bageri — en veckovis stående caféorder och en månatlig prenumeration på hantverksbrödsklubb
Caféets veckoorder och brödklubben fakturerar sig själva — du bakar, jagar inte.

Vissa kunder lägger samma beställning varje vecka — en restaurang som beställer bröd två gånger i veckan, ett hushåll som prenumererar på en veckovis bakverksbox. För dessa använder jag en återkommande faktura.

Veckovis bakverksboxprenumeration — [Kundnamn] — Vecka [Datum]:

Prenumerationsmodellen tog mig två år att våga prova, och jag önskar att jag börjat tidigare. Trettioen aktiva prenumerationer på i genomsnitt 520 kr/vecka = 16 120 kr/vecka i garanterade intäkter, oavsett väder eller marknadsdag.

Verksamheten åtta år in

Nuvarande intäktsfördelning:

När jag bara sålde på bondemarknader tjänade jag ungefär 28 000 kr/månad. Grossistkonton ändrade golvet. Prenumerationer ändrade taket.

Vad InvoiceFlow gör för bagerier

Bagerifakturering spänner över veckovisa grossistfakturor med specificering per leveransdag, handpenning för specialtårtor med avbeställningsvillkor, företagsförbeställningar med PO-fält, detaljhandelskvitton och återkommande prenumerationsfakturering. InvoiceFlow hanterar alla dessa från en enda Android-app — veckovis återkommande fakturor för grossistkonton, spårning av handpenning för specialbeställningar och PO-fält för företagskunder.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg grossistfakturamallen med specificering per leveransdag och netto-7-villkor. Ställ in prenumerationsfakturering med automatisk veckofakturering. Lägg till handpennings- och avbeställningspolicyn i fakturor för specialbeställningar. Kafékontot som betalar netto-7 är värt mer än en månad av marknadsbord — och det börjar med en professionell faktura.

Diane Kowalski är ägare till Honeycomb Bakery i Portland, Oregon, och tillhandahåller bakverk till grossist, specialtårtor, prenumerationsboxar, detaljhandelsförsäljning på marknader och företagsförbeställningar.